SiteVault proporciona un registro de auditoría sólido de todas las acciones realizadas en un documento. SiteVault también le permite exportar esta información para facilitar la generación de informes y el filtrado a un nivel más granular. La ventana de registro de auditoría muestra lo siguiente:

• Marca de tiempo: fecha y hora en que se realizó la acción, ajustada a su propia zona horaria. Las marcas de tiempo también indican la época del año en que se produjo un evento utilizando el horario de verano. Por ejemplo, los registros de auditoría en SiteVaults que utilizan la zona horaria GMT muestran la hora GMT durante el otoño y el invierno y la hora BST durante la primavera y el verano.
• Nombre de usuario: nombre de inicio de sesión del usuario que realizó la acción; a veces, aparece “Sistema” para indicar que SiteVault realizó la acción automáticamente. Las acciones “Sistema” incluyen cambios de estado y actualizaciones de campos realizados como parte de un flujo de trabajo, así como el inicio de un flujo de trabajo de inicio automático.
• Versión: Versión del documento en el que ocurrió la acción.
• Descripción del evento: descripción de la acción que ocurrió, por ejemplo, “'tlee@veevapharm.com' se agregó al campo 'Nombre'”. Tenga en cuenta que cuando los datos cambian, la descripción muestra tanto el valor anterior como el nuevo valor.

Nota: Los registros de auditoría admiten una precisión de un segundo. Los eventos que ocurren en un mismo segundo pueden aparecer en un orden inesperado.

Acceso a registros de auditoría de documentos

1. Desde el menú Todas las acciones de la página Biblioteca o Información del documento, seleccione Registro de auditoría.
2. La información del registro de auditoría se muestra en una ventana. Las acciones aparecen en orden de la más reciente a la menos reciente.
3. Opcional: para cambiar el filtro del registro de auditoría, elija una opción del menú desplegable.
4. Opcional: para descargar el registro de auditoría, haga clic en el icono del menú de acciones y seleccione CSV, Texto o PDF. Tenga en cuenta que el archivo exportado tiene columnas diferentes a las de la ventana del registro de auditoría.
5. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Filtrado de registros de auditoría

De forma predeterminada, el registro de auditoría se filtra por marca de tiempo, todo. Puede seleccionar un período de tiempo diferente en el segundo menú desplegable.

1. Seleccione Marca de tiempo, Evento o Usuario en el menú desplegable.
2. Opcional: si seleccionaste Marca de tiempo, selecciona un rango de fechas en el menú desplegable de la derecha. Si seleccionaste en el rango, aparecerán dos campos de fecha adicionales. Haz clic en cada campo para seleccionar una fecha de inicio y una fecha de finalización para el rango.
3. Opcional: si seleccionaste Evento, aparecerá el operador In y un segundo menú desplegable. Selecciona el o los eventos que desees en el segundo menú desplegable. Haz clic en Aplicar.
4. Opcional: si seleccionaste Usuario, aparecerá el operador In y un segundo menú desplegable. Selecciona el usuario o los usuarios que desees en el segundo menú desplegable. Puedes seleccionar varios usuarios individuales, pero no grupos de usuarios.
5. Opcional: haga clic en el botón Agregar filtro para agregar cualquiera de los filtros restantes ( Marca de tiempo, Evento o Usuario ).
6. Haga clic en Aplicar para actualizar la tabla.

Exportación de registros de auditoría

Para descargar el registro de auditoría, haga clic en el ícono del menú de acciones y seleccione CSV, Texto o PDF.

Exportaciones CSV

El archivo CSV exportado muestra la información en un formato ligeramente diferente. Por ejemplo, el archivo CSV separa los detalles de cada evento en columnas individuales.

Exportaciones PDF

Cuando se exporta como PDF, SiteVault agrega números de página y una portada al PDF. Todos los historiales y registros de auditoría utilizan la misma plantilla de portada de exportación de auditoría.