Общ преглед

В табличен отчет всеки ред представлява отделен запис: документ, версия на документ, проучване, продукт и др. Отчетите с множество обекти за отчитане показват редове, групирани по основния обект.

Добавяне на колони

По подразбиране новите отчети включват колона, показваща полето „Име“ за всеки обект за отчитане. Можете да добавяте колони, за да показвате допълнителни полета.

1. Изберете Редактиране на колона(и).
2. В диалоговия прозорец „Редактиране на колона за показване“ полетата са групирани и цветово кодирани според свързания с тях обект (продукт, документ и др.).
3. Изберете полета от „Налични колони“ и ги преместете в „Показани колони“. Обърнете внимание, че връзката „Възстановяване“ тук връща показаните колони към последните запазени стойности.
4. Изберете Запазване.

Ограничения на броя знаци в редовете

Няма максимален брой колони. SiteVault позволява само до 21 884 знака на ред. В някои случаи, потребителите може да видят следното съобщение за грешка, когато се опитат да стартират отчета: „Общият брой знаци в някои от редовете на отчета надвишава максимума. Премахнете някои колони и стартирайте отчета отново.“ Някои типове полета (списък за избор, препратки към обекти и потребителски препратки) използват голям брой знаци. Когато създавате или редактирате отчети, имайте предвид колко от тези полета включвате; включването на повече от ~10 може да доведе до грешки.

Задаване на псевдоними на колони

Можете да преименувате колона в инструмента за преглед на отчети и да експортирате резултатите от отчета, като зададете псевдоним на колона. Това е достъпно само ако изберете „Активиране на филтър и псевдоними на колони“ под „Разширени опции“ по време на създаването на отчета.

1. Изберете иконата на молив в заглавката на колоната.
2. Въведете псевдоним. Премахнете псевдонима, като щракнете върху Изчисти.
3. Изберете OK.

Добавяне на групи

Използвайте групи, за да организирате документите си по конкретно поле. Можете да създадете до две нива на групиране, например можете да групирате отчет за документи по продукт, а след това по маркетингова кампания.

1. Изберете падащото меню Групиране на редове по и изберете поле.
2. Добавете вторично групиране, като изберете Добавяне на поле за групиране по и изберете друго поле за групиране.
3. Изберете Запазване.

Дефиниране на функции върху полета

Ако групирате редове в табличен отчет, можете да добавите няколко агрегиращи функции към текстови, числови и датни полета. Можете да изберете само една функция на поле. SiteVault не поддържа агрегиращи функции към дълги или богати текстови полета. За да добавите агрегираща функция, изберете падащото меню „Функция“ върху групиране в редактора на отчети и изберете функция.

Сортиране на резултатите

По подразбиране отчетите се сортират по стойността „Име“ за основния обект за отчитане. Можете да зададете различен ред на сортиране.

За да сортирате резултатите за основния обект за отчитане:

1. Изберете заглавка на колона, по която да сортирате. SiteVault сортира (възходящо) по стойността на тази колона.
2. За да сортирате низходящо, изберете отново заглавката на колоната. Заглавката на колоната показва стрелка, указваща текущото сортиране (нагоре за възходящо и надолу за низходящо).
3. Изберете Запазване.

Ако приложите групиране към редове на отчета, можете да зададете реда на сортиране за групите:

1. В падащия списък Сортиране на групи по изберете ред на сортиране.
2. Изберете Запазване.

Можете също да сортирате по всяко поле за обект нагоре, към който се отнася основният обект за отчитане.

Задаване на ширина на колоната

Чрез дефиниране на ширина на колоната в инструмента за създаване на отчети, SiteVault запазва настройката и я прилага, когато потребител преглежда отчета. Потребителите могат също да променят ширината на колоните, когато преглеждат, но тези промени не се запазват.

1. Преместете курсора си на линията между две колони.
2. Плъзнете линията, за да промените размера на колоните.
3. Изберете Запазване.