SiteVault използва мощна търсачка, за да ви помогне да намерите документи и прикачени файлове. Можете да извършвате основни търсения от основната лента за търсене или да извършвате по-подробни търсения с помощта на Разширено търсене. От основната лента за търсене може също да можете да изберете типа документ, който искате да намерите.

Относно търсенията на документи

Когато търсите документи, вие избирате или Всички документи, или конкретен тип документ в лентата за търсене. Търсенето на документи намира документи със стойности на полета, които съответстват на термините за търсене, и след това подчертава съответстващия текст при показване на резултатите от търсенето. Търсенето и открояването включват всички думи, конфигурирани като синоними за вашите думи за търсене, както и думи, съвпадащи по корен.

За по-подробно търсене, което може да включва съдържание на документ (търсене в пълен текст) и прикачени файлове, можете да използвате Разширено търсене.

В някои ситуации SiteVault преобразува вашите думи за търсене в подходящи филтри с помощта на интелигентно филтриране.

Относно търсенето на отчети

За да търсите в отчети, изберете Отчети в лентата за търсене. SiteVault търси в името на отчета, типа на отчета, описанието и повечето полета. SiteVault показва съответстващите отчети във филтриран изглед в раздела Отчети. За да запазите този изглед за бъдеща употреба, щракнете върху Запиши изгледа като.

Използване на основно търсене

Основното търсене ви позволява да извършвате прости заявки, като търсите в полетата на документа.

1. В падащото меню на лентата за търсене изберете документите, които искате да търсите.
2. Щракнете върху полето за търсене в основната лента за навигация. SiteVault автоматично показва най-скоро прегледаните документи. Ако търсите едно от тях, щракнете върху него от списъка за визуализация. Ако не, продължете със следващите стъпки.
3. Започнете да въвеждате един или повече термини в полето за търсене. За да търсите точен низ, използвайте двойни кавички около термините ( “обучение на пациента” ). Списъкът за визуализация се актуализира с всеки знак, който въвеждате, за да предложи думи за търсене и до пет (5) подходящи резултата.
4. Изберете документ от списъка за визуализация, натиснете Enter, за да видите всички резултати, или щракнете върху Разширено търсене, за да извършите по-сложна заявка.
5. По избор: Ако наборът от резултати от търсенето е твърде голям, приложете филтри на страницата с резултати от търсенето, за да ви помогне да намерите документа. SiteVault запазва настройките на филтъра, когато промените вашето търсене, започнете ново или разширено търсене.
6. От страницата с резултати от търсенето щракнете върху името на документа, за да го видите.

Ако наборът от резултати от търсенето е твърде голям, можете да приложите филтри на страницата с резултати от търсенето, за да намерите конкретни документи. SiteVault запазва настройките на филтъра, когато промените вашето търсене или започнете ново търсене.

Когато щракнете в полето за търсене в повечето области на SiteVault, търсенето по подразбиране се извършва във всички документи в раздела Библиотека.

Използване на разширено търсене

Разширеното търсене ви позволява да извършвате по-сложни заявки за документи чрез търсене в определени полета, включително прикачени файлове, промяна на оператора за търсене и търсене в съдържанието на документа.

1. Щракнете върху иконата на бинокъл от лентата за търсене или Разширено търсене от списъка за преглед на търсенето. SiteVault запазва настройките на филтъра, когато стартирате разширено търсене.
2. Попълнете толкова критерии, колкото е необходимо. Ако е конфигурирано, можете да извършите разширено търсене в конкретен раздел или колекция, като го изберете от падащото меню Търсене в.
3. За да извършите общо търсене в допълнение към търсенето, специфично за полето, което сте въвели, изберете Включване на съдържание в обхвата на търсенето и въведете думите за търсене в полетата Всяка от тези думи или Всички тези думи, в зависимост от това кой оператор за търсене искате искате да използвате. Можете да използвате и двете полета, ако е необходимо.

По подразбиране търсенията включват само документи и полета на документи. Изберете Включване на съдържание, за да включите съдържанието на документа, когато използвате Разширено търсене. Изберете Включване на прикачени файлове, за да търсите съвпадения в прикачените документи.

Ако въведете дума за търсене в полето Всички думи с избрани Включване на съдържание и Включване на прикачени файлове, SiteVault извършва отделно търсене за всеки обхват на търсене. Освен това се извършва трето търсене в метаданните на документа. Думата за търсене трябва да се появи в поне един от обхватите на търсене, за да генерира резултати.

Търсене в Записан изглед

SiteVault ви позволява да търсите във всеки стандартен или запазен изглед, като запазва всички филтри и настройки на изгледа, когато извършвате търсенето. За да направите това, изберете изгледа, в който искате да търсите. Името на изгледа се появява в лентата за търсене, за да ви уведоми в кой изглед търсите.

След като получите резултатите от търсенето си, можете да продължите да добавяте и премахвате филтри. Щракнете върху Запазване на изгледа, за да актуализирате изгледа с нови настройки на филтъра.

SiteVault не прилага интелигентно филтриране, ако вече има приложен поне един филтър.

Относно липсващите документи

Ако не можете да намерите документ чрез търсене, има няколко възможности:

• Не ви е дадено разрешение за преглед на документа. В резултатите от вашето търсене се показват само документи, които имате разрешение да разглеждате. Може да ви бъде назначена роля в документа, която няма разрешения за текущото състояние на документа.
• Думата ви за търсене не съвпада поради правописна грешка във вашия запис за търсене, полетата на документа или съдържанието на документа. SiteVault не предлага алтернативни начини на изписване като търсенето с Google.
• Документът не съществува или е изтрит.

Ограничения

Максималната дължина на всеки термин за търсене е 250 знака.