Жизнените цикли на документа са последователностите от състояния ( Чернова, В преглед и т.н.), през които преминава документ по време на живота си. Един жизнен цикъл може да бъде прост (две състояния, изискващи от потребителите ръчно да преминават между състояния) или сложен (множество състояния с различна сигурност и работни потоци, които автоматично преместват документа в друго състояние).

Жизнени цикли на документи

Всеки документ има жизнен цикъл. Тъй като жизнените цикли контролират поведението на документа, важно е да свържете правилния жизнен цикъл към документа. В SiteVault жизнените цикли са свързани с един или повече типове документи. Документите наследяват всички бизнес правила, свързани с жизнения цикъл, осигурявайки повторяем процес, който изисква минимални усилия.

Състояния на жизнения цикъл

Подредените състояния в рамките на жизнения цикъл представляват етапите, през които преминава документът, докато потребителите го създават, преглеждат, одобряват и в крайна сметка го архивират или заменят. Набор от бизнес правила се прилага за всяко състояние и определя какво се случва с документа в това състояние. SiteVault автоматично ги прилага към всеки документ, който влиза в държавата.

Преместване между държави

Документите се движат между състоянията по различни начини:

• Потребителят изрично променя състоянието на документа, като използва конфигурирано потребителско действие. Това може да се случи на отделен документ или като част от групово действие.
• Документ влиза в работен поток, където конфигурацията на работния поток включва една или повече промени в състоянието.
• Документът се премества автоматично в резултат на промяна на състоянието на свързан документ.

Във всички случаи SiteVault автоматично изпълнява бизнес логиката, свързана с новото състояние. Имайте предвид, че имената на опциите за промяна на състоянието и стартиране на работен поток може да варират. След като промените състоянието на документ, може да се наложи да опресните страницата, за да видите новото състояние.

Етапи на жизнения цикъл и етапни групи

Етапите на жизнения цикъл позволяват на организациите да групират състоянията на жизнения цикъл на документи и обекти в подредени колекции от етапи. Vault след това визуално представя текущия етап на документ или запис на обект в страницата с информация за документа чрез панела с шеврон на етапите на жизнения цикъл. Щракването върху активния етап показва информация за работния процес за текущия документ, включително всички отворени задачи.