Жизнените цикли на документите са поредиците от състояния ( Чернова, В процес на преглед и др.), през които преминава един документ по време на жизнения си цикъл. Жизненият цикъл може да бъде прост (две състояния, изискващи потребителите ръчно да се местят между тях) или сложен (няколко състояния с различна сигурност и работни потоци, които автоматично преместват документа в друго състояние).

Жизнени цикли на документи

Всеки документ има жизнен цикъл. Тъй като жизнените цикли контролират поведението на документа, е важно да се свърже правилният жизнен цикъл с него. В SiteVault жизнените цикли са свързани с един или повече типове документи. Документите наследяват всички бизнес правила, свързани с жизнения цикъл, което осигурява повтаряем процес, изискващ минимални усилия.

Състояния на жизнения цикъл

Подредените състояния в рамките на жизнения цикъл представляват етапите, през които преминава документът, докато потребителите го създават, преглеждат, одобряват и евентуално архивират или заменят. Набор от бизнес правила се прилага за всяко състояние и определя какво се случва с документа в това състояние. SiteVault автоматично ги прилага към всеки документ, който влиза в това състояние.

Преместване между щати

Документите се преместват между щатите по различни начини:

• Потребител изрично променя състоянието на документа, използвайки конфигурирано потребителско действие. Това може да се случи в отделен документ или като част от групово действие.
• Документ влиза в работен процес, където конфигурацията на работния процес включва една или повече промени в състоянието.
• Документът се премества автоматично в резултат на промяна на състоянието на свързан документ.

Във всички случаи SiteVault автоматично изпълнява бизнес логиката, свързана с новото състояние. Обърнете внимание, че имената на опциите за промяна на състоянието и стартиране на работния процес може да варират. След промяна на състоянието на документа може да се наложи да обновите страницата, за да видите новото състояние.

Етапи и групи етапи от жизнения цикъл

Етапите на жизнения цикъл позволяват на организациите да групират състоянията на жизнения цикъл на документи и обекти в подредени колекции от етапи. След това Vault визуално представя текущия етап на запис на документ или обект на страницата с информация за документа чрез панела Chevron на етапите на жизнения цикъл. Щракването върху активния етап показва информация за работния процес за текущия документ, включително всички отворени задачи.