Работният поток с множество документи ви позволява едновременно да изпращате множество документи чрез работен поток до множество участници.

SiteVault предлага множество документи в следните работни процеси:

• Прочетете и разберете: Изпратете един или повече учебни документи до членовете на екипа за проучване. Всеки получател трябва да потвърди, че е прочел и разбрал всеки учебен документ.
• Изпращане за преглед: Изпратете един или много документи на колеги, които могат да предоставят обратна връзка с помощта на инструмента за анотация.
• Изпращане за електронен подпис: Изпратете един или много документи до множество подписали лица, за да одобрите запис (без PI пропуск).

Избиране на документи

• Стартиране на работни потоци от библиотеката: Когато стартирате работен поток на документи от библиотеката, SiteVault включва всички документи в текущия ви изглед. Например, ако стартирате работен поток от Предпочитани, SiteVault включва всички документи във вашите Предпочитани в работния поток на документа. Ако извършите търсене или приложите филтри, преди да започнете работния процес, SiteVault включва само съответстващите документи.
• Стартиране на работни потоци от количката: Когато стартирате работен поток за документи от количката, SiteVault включва всички документи във вашата количка. Това ви позволява да изберете документите, които искате да включите в плика на работния поток на документа.

Ограничения на работния процес с множество документи

• Някои работни потоци на документи са налични само за конкретни състояния на жизнения цикъл на документа.
• Не можете да стартирате работен поток на документи в следните ситуации:
  • Ако някой от избраните документи вече е в активен работен процес
  • Ако има избрани повече от 100 документа
  • Ако работен поток на документи е свързан с конкретен жизнен цикъл, работният поток може да разреши документи само в определено състояние или с конфигурирани конкретни полета. Няма да можете да стартирате работния процес, ако един или повече документи не отговарят на посочените условия

Задачи за работен процес с множество документи

Стартирайте работен процес за множество документи

1. Филтрирайте към избраните документи в библиотеката или количката.
2. От менюто Действия изберете Старт на работния процес. Можете да включите до 100 документа в работния процес.
3. В началния диалогов прозорец изберете конкретен работен поток от падащото меню Работен поток. SiteVault показва само работни потоци, които са активни и валидни за избраните документи.
4. Изберете Продължи.
5. Ако бъдете подканени, дайте Описание. SiteVault използва тази стойност като име за записа на плика.
6. Задайте получател(и) на задачата.
7. Ако има, добавете инструкции за задача. Тези инструкции ще се появят в известията Всички и Моите задачи, както и в лентата със задачи на документа.
8. Попълнете всички задължителни стойности на полета или променливи.
9. Изберете Старт.

Изпълнете възложените задачи

В рамките на работен поток на документи може да имате задачи, които изискват да предоставите решение за задача за всеки документ в плика на работния поток. Можете лесно да видите кои документи сте прегледали в програмата за преглед на множество документи. Заглавията на документите, които все още не сте прегледали, се показват с удебелен шрифт, докато заглавията на преглежданите документи са неудебелени.

1. След стартиране на работен процес на документ отидете до Начало > Моите задачи.
2. Щракнете върху бутона Завършване или Продължи, за да отворите инструмента за преглед на работния поток на документи.
3. Ако имате налична задача: В заглавката на работния поток щракнете върху Приеми. Обърнете внимание, че след като сте приели задача, можете да щракнете върху отмяна на приемането, за да я освободите. Веднъж пусната, задачата отново е достъпна за всеки от назначените потребители.
4. Щракнете върху бутона Завършване в заглавката на работния процес.
5. Отваря се диалогов прозорец за потвърждение. Прегледайте съобщението и щракнете върху Завършено, за да продължите.
6. Ако вашият работен процес изисква електронен подпис: Въведете вашето потребителско име и парола, за да предоставите електронен подпис.

Изглед на времева линия за работни потоци на документи

Страницата със задачи на работния поток на документа включва опцията за изглед на времевата линия, за да предостави изглед от птичи поглед на събития, свързани с работния поток. Изгледът на времевата линия показва максимум 100 задачи.

Достъп до изглед на времева линия

За да отворите този изглед в рамките на страница със задачи за работен поток на документ, щракнете върху бутона Изглед на времевата линия от лентата с инструменти за избор на оформление.

Действия в изглед на времева линия

От изглед на времева линия можете да щракнете върху Преглед на отчета за хронологията на работния поток за ред на работен поток, за да прегледате детайлите на работния поток и задачата с помощта на отчет. Можете също да използвате менютата за действия на активни работни потоци и задачи, за да получите достъп до свързани опции като Отмяна на работен поток, Отмяна на задача, Добавяне на участници, Актуализиране на краен срок и Превъзлагане.

Актуализиране на крайните срокове на задачите

1. Придвижете се до изгледа на хронологията на работния поток.
2. От менюто Действия с подробности за задачата изберете Краен срок за актуализиране на задачата.
3. В диалоговия прозорец изберете нова дата в полето Краен срок на задачата.
4. Щракнете върху Актуализиране.
5. Vault уведомява собственика на задачата за актуализираната крайна дата.

Премахване на документи

Когато премахнете документ от работен поток на документ, Vault използва състоянието на отмяна на работния поток, за да премести документа в подходящо състояние на жизнения цикъл. Ако пликът съдържа само един документ, не можете да го премахнете.

1. Задръжте курсора на мишката върху името на документа в списъка от лявата страна на визуализатора.
2. Щракнете върху иконата X.
3. В прозореца за потвърждение щракнете върху Продължи, за да потвърдите. Това действие не е обратимо.

Отмяна на работни потоци

Понякога е необходимо да спрете активен работен процес и да премахнете всички неизпълнени задачи от списъците на участниците. Когато анулирате работен поток, съдържанието на работния поток се връща в състоянието, в което е било преди началото на работния поток.

1. Придвижете се до Начало > Активни работни потоци или до изгледа на хронологията на работния поток.
2. Щракнете върху менюто Действия и изберете Отмяна на работния процес.
3. Ако бъдете подканени, дайте коментар за анулирането.
4. В диалоговия прозорец щракнете върху Продължи.

Замяна на собственика на работния процес

Ако имате правилните разрешения, можете да замените собственика на активен работен поток. Vault преназначава всички текущи задачи, които са били присвоени на групата участници Собственик на работен поток, на новия собственик и всички бъдещи задачи ще бъдат присвоени на новия собственик.

1. От менюто Действия на работния поток изберете Замяна на собственика на работния поток.
2. В диалоговия прозорец изберете потребител, който да замени текущия собственик на работен поток. Само потребители с разрешения за стартиране на този тип работен поток са налични като заместващи собственици.
3. Щракнете върху Изпращане.

Изпратете имейл на участниците в работния процес

Това действие ви позволява да изпратите имейл до един или много участници в работния процес, за да им напомните за наближаващи или просрочени крайни дати на задачи или да ги уведомите за промени в работния поток.

1. Придвижете се до Начало > Активни работни потоци, изгледа на времевата линия на страницата с информация за документа или панела Активни работни потоци.
2. От менюто Действия на работния поток изберете Изпратете имейл на участниците.
3. В диалоговия прозорец изберете Получателите на имейла.
4. В полето Съобщение въведете съобщение.
5. За да включите себе си като получател, поставете отметка в квадратчето Изпрати копие до мен.
6. Щракнете върху Изпращане.

Групи участници

Когато изпращате имейл на участници в работния процес, може да видите следните групи получатели, налични за избор:

• Налични собственици на задачи: Потребители, които имат налична задача за приемане.
• Собственици на завършени задачи: Потребители, които са изпълнили текущата или предишната задача.
• Собственици на изчакващи задачи: Потребители или групи, които са приели налична задача, но все още не са я изпълнили. Бъдещите задачи не са включени.
• Собственици на незавършени задачи: Потребители, които все още не са завършили възложена задача. Бъдещите задачи не са включени.