CTMS – це потужний інструмент, розроблений для спрощення керування вашим навчанням. Ви можете помітити, що інструменти для складання розкладів та управління бюджетами здаються простими у використанні, потрібно лише кілька кліків. Система створена для простоти. Однак ось ключовий секрет успіху: справжня робота має відбутися до того, як ви почнете клікати.

Чому планування – ваш найважливіший крок

Уявіть собі SiteVault CTMS як дуже гнучкого та розумного помічника. Він може впоратися з багатьма різними способами виконання завдань, оскільки кожне дослідження, кожен сайт і кожен спонсор мають унікальні потреби. Ця гнучкість є величезною перевагою, але це означає, що вам потрібно вирішити, як ви хочете її використовувати. Розклади та бюджети CTMS можна переглядати за потреби, але щоб заощадити час і зменшити затримки із затвердженням, ми пропонуємо вам витратити свій дорогоцінний час на ці важливі кроки планування:

1. Опануйте протокол та розклад дослідження

• Глибоко ознайомтеся з протоколом дослідження: зрозумійте кожну деталь того, як проходитиме дослідження, щоб дотримуватися його правил.
• Складіть розумний графік: подумайте, як ви можете розумно використовувати повторення. Наприклад, якщо багато візитів передбачають одні й ті ж кроки та дії, як ви можете налаштувати свій графік, щоб зробити це ефективним?
• Підготуйтеся до неочікуваного: переконайтеся, що ваш графік включає «незаплановані» або «спеціальні» (непередбачені) події. Ці події відбуваються за потреби та не входять до складу групи візитів або візиту. Переконайтеся, що ваша команда знає, коли використовувати незаплановані візити.

2. Визначте свою стратегію виставлення рахунків

• Як виставляється рахунок за це дослідження? Перегляньте угоду зі своїм спонсором. Вирішіть, чи будете ви вказувати кожну окрему діяльність учасника для виставлення рахунків, чи використовуватимете «підсумкові візити» (де плата за один візит покриває групу заходів). Ваш вибір тут вплине на те, як ви налаштуєте свій бюджет і як генеруватимуться рахунки-фактури.
• Знайте свої утримання та накладні витрати: CTMS може враховувати утримання та накладні витрати; підготуйте цю інформацію, перш ніж розпочинати складати свій бюджет.

3. Додайте розклад і бюджет перед реєстрацією учасників

• Процес перетворення протоколу та розкладу подій у SiteVault CTMS може виявити неоднозначні вимоги, некомпенсовану діяльність та питання, які ваш сайт захоче порушити перед спонсором.
• Ранній початок гарантує, що ви будете готові реєструвати відвідування учасників одразу після початку реєстрації, що може пришвидшити виставлення рахунків за ваш сайт.

Винагорода: безперебійна робота

Витративши час на це попереднє планування, ви гарантуєте, що коли ви почнете користуватися CTMS, система працюватиме безперебійно. Таке ретельне планування допоможе вам уникнути збоїв, заощадити час у довгостроковій перспективі та забезпечити точність та ефективність вашого фінансового управління.

Коротко кажучи: система готова задовольнити ваші потреби, але спочатку потрібно спланувати, щоб розкрити її повний потенціал.