O CTMS é uma ferramenta poderosa projetada para simplificar a gestão dos seus estudos. Você perceberá que as ferramentas para criar cronogramas e gerenciar orçamentos parecem fáceis de usar, exigindo apenas alguns cliques. O sistema foi desenvolvido para ser intuitivo. No entanto, aqui está um segredo fundamental para o sucesso: o trabalho de verdade deve ser feito antes de você começar a clicar.
Por que o planejamento é o seu passo mais importante
Considere o SiteVault CTMS como um assistente inteligente e extremamente flexível. Ele consegue lidar com diversas formas de trabalho, pois cada estudo, cada estabelecimento e cada patrocinador tem necessidades específicas. Essa flexibilidade é uma grande vantagem, mas significa que você precisa decidir como deseja utilizá-lo. Os cronogramas e orçamentos do CTMS podem ser revisados conforme necessário, mas para economizar tempo e evitar atrasos na aprovação, sugerimos que você dedique seu valioso tempo a estas importantes etapas de planejamento:
1. Domine o protocolo e o cronograma do estudo.
- Familiarize-se profundamente com o protocolo do estudo: Compreenda cada detalhe de como o estudo será conduzido para que você permaneça dentro das diretrizes estabelecidas.
- Elabore um cronograma inteligente: Pense em como você pode usar a repetição de forma inteligente. Por exemplo, se muitas visitas envolvem as mesmas etapas e atividades, como você pode organizar seu cronograma para torná-las mais eficientes?
- Prepare-se para o inesperado: certifique-se de que sua programação inclua eventos “não programados” ou “ad hoc” (não planejados). Esses eventos ocorrem conforme a necessidade e não fazem parte de um Grupo de Visitas ou Visita específica. Certifique-se de que sua equipe saiba quando utilizar visitas não programadas.
2. Defina sua estratégia de faturamento
- Como será feita a cobrança deste estudo? Analise o contrato com o patrocinador. Decida se irá listar cada atividade individual do participante para fins de cobrança ou se utilizará o sistema de "visitas agrupadas" (em que uma única taxa de visita cobre um conjunto de atividades). Essa escolha impactará a forma como você estrutura seu orçamento e como as faturas serão geradas.
- Conheça suas retenções e custos indiretos: o CTMS pode lidar com retenções e custos indiretos; tenha essas informações em mãos antes de começar seu orçamento.
3. Adicione o cronograma e o orçamento antes de inscrever os participantes.
- O processo de tradução do protocolo e do cronograma de eventos para o SiteVault CTMS pode revelar requisitos ambíguos, atividades não remuneradas e questões que sua estabelecimento desejará esclarecer com o patrocinador.
- Começar cedo garante que você esteja pronto para registrar as visitas dos participantes imediatamente ao iniciar o período de inscrições, o que pode acelerar a cobrança para o seu estabelecimento.
A recompensa: Operações tranquilas
Investir tempo nesse planejamento inicial garante que, ao começar a usar o CTMS, o sistema funcione perfeitamente. Esse planejamento cuidadoso ajudará você a evitar contratempos, economizar tempo a longo prazo e garantir que sua gestão financeira seja precisa e eficiente.
Resumindo: o sistema está pronto para atender às suas necessidades, mas você precisa planejar primeiro para desbloquear todo o seu potencial.
Quando estiver pronto para começar, consulte Primeiros passos com o CTMS!
