O CTMS é uma ferramenta poderosa projetada para simplificar o gerenciamento dos seus estudos. Você pode notar que as ferramentas para criar cronogramas e gerenciar orçamentos parecem fáceis de usar, com apenas alguns cliques. O sistema foi criado para ser simples. No entanto, aqui está um segredo fundamental para o sucesso: o trabalho de verdade deve acontecer antes de você começar a clicar.

Por que o planejamento é sua etapa mais importante

Pense no SiteVault CTMS como um assistente muito flexível e inteligente. Ele pode lidar com muitas maneiras diferentes de fazer as coisas, pois cada estudo, cada local e cada patrocinador tem necessidades únicas. Essa flexibilidade é um grande ponto forte, mas significa que você precisa decidir como deseja usá-lo. Os cronogramas e orçamentos do CTMS podem ser revisados conforme necessário, mas para economizar tempo e evitar atrasos na aprovação, sugerimos que você dedique seu precioso tempo a estas importantes etapas de planejamento:

1. Domine o Protocolo e o Cronograma de Estudo

• Familiarize-se profundamente com o protocolo do estudo: entenda cada detalhe de como o estudo será realizado para permanecer dentro de suas diretrizes.
• Crie uma agenda inteligente: pense em como você pode usar a repetição com sabedoria. Por exemplo, se muitas visitas envolvem as mesmas etapas e atividades, como você pode configurar sua agenda para torná-la eficiente?
• Prepare-se para o inesperado: certifique-se de que sua agenda inclua eventos "não programados" ou "ad hoc" (não planejados). Esses eventos ocorrem conforme a necessidade e não fazem parte de um Grupo de Visitas ou Visita. Certifique-se de que sua equipe saiba quando usar visitas não programadas.

2. Defina sua estratégia de cobrança

• Como este estudo será faturado? Revise o contrato com seu patrocinador. Decida se você listará todas as atividades dos participantes para faturamento ou se usará "visitas cumulativas" (em que uma única taxa de visita cobre um grupo de atividades). Sua escolha aqui impactará a forma como você define seu orçamento e como as faturas são geradas.
• Conheça suas retenções e custos indiretos: o CTMS pode acomodar retenções e custos indiretos; tenha essas informações prontas antes de começar seu orçamento.

3. Adicione cronograma e orçamento antes de inscrever os participantes

• O processo de tradução do protocolo e do cronograma de eventos para o SiteVault CTMS pode revelar requisitos ambíguos, atividades não compensadas e questões que seu site desejará levantar com o patrocinador.
• Começar cedo garante que você esteja pronto para registrar as visitas dos participantes imediatamente ao iniciar a inscrição, o que pode acelerar o faturamento do seu site.

A recompensa: operações tranquilas

Dedicar tempo a esse planejamento inicial garante que, quando você começar a clicar no CTMS, o sistema funcione perfeitamente. Esse planejamento cuidadoso ajudará você a evitar contratempos, economizar tempo a longo prazo e garantir que sua gestão financeira seja precisa e eficiente.

Resumindo: o sistema está pronto para atender às suas necessidades, mas você precisa planejar primeiro para liberar todo o seu potencial.