SiteVault biedt een uitgebreid auditlogboek van alle acties die op een document zijn uitgevoerd. Met SiteVault kunt u deze informatie ook exporteren om rapportage en filtering op een gedetailleerder niveau te vergemakkelijken. Het auditlogboekvenster toont het volgende:
- Tijdstempel: Datum en tijd waarop de actie is uitgevoerd, aangepast aan uw eigen tijdzone. Tijdstempels geven ook aan in welke tijd van het jaar een gebeurtenis plaatsvond, rekening houdend met zomertijd. Auditlogboeken in SiteVaults die de GMT-tijdzone gebruiken, tonen bijvoorbeeld GMT-tijden in de herfst en winter en BST-tijden in de lente en zomer.
- Gebruikersnaam: De inlognaam van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd; hier staat soms 'Systeem' om aan te geven dat de actie automatisch door SiteVault is uitgevoerd. 'Systeem'-acties omvatten statuswijzigingen en veldupdates die worden uitgevoerd als onderdeel van een workflow, evenals het starten van een workflow die automatisch wordt gestart.
- Versie: De versie van het document waarop de actie plaatsvond.
- Gebeurtenisomschrijving: Een beschrijving van de uitgevoerde actie, bijvoorbeeld: "'tlee@veevapharm.com' is toegevoegd aan het veld 'Naam'". Houd er rekening mee dat wanneer gegevens wijzigen, de beschrijving zowel de vorige als de nieuwe waarde weergeeft.
Let op: Auditlogboeken ondersteunen een nauwkeurigheid van één seconde. Gebeurtenissen die binnen één seconde plaatsvinden, kunnen in een onverwachte volgorde verschijnen.
Toegang tot documentauditsporen
- Selecteer in het menu 'Alle acties' op de pagina 'Bibliotheek' of 'Documentinfo ' de optie 'Auditlogboek'.
- De auditloggegevens worden in een venster weergegeven. Acties worden weergegeven in de volgorde van meest recent naar minst recent.
- Optioneel: Om het filter voor het auditlogboek te wijzigen, selecteert u een optie in het keuzemenu.
- Optioneel: Om het auditlogboek te downloaden, klikt u op het actiemenu-pictogram en selecteert u CSV, Tekst of PDF. Houd er rekening mee dat het geëxporteerde bestand andere kolommen heeft dan het auditlogboekvenster.
- Klik op Sluiten als u klaar bent.
Auditlogboeken filteren
Standaard wordt het auditlogboek gefilterd op tijdstempel, alles. U kunt een ander tijdsbestek selecteren in het tweede keuzemenu.
- Selecteer Tijdstempel, Gebeurtenis of Gebruiker uit het keuzemenu.
- Optioneel: Als u 'Tijdstempel' hebt geselecteerd, selecteert u een datumbereik in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant. Als u een bereik selecteert, verschijnen er twee extra datumvelden. Klik op elk veld om een begin- en einddatum voor het bereik te selecteren.
- Optioneel: Als u 'Event' hebt geselecteerd, verschijnt de operator 'In' en een tweede keuzelijst. Selecteer de gewenste gebeurtenis(sen) in de tweede keuzelijst. Klik op 'Toepassen'.
- Optioneel: Als u 'Gebruiker' hebt geselecteerd, verschijnt de operator ' In' en een tweede keuzelijst. Selecteer de gewenste gebruiker(s) in de tweede keuzelijst. U kunt meerdere individuele gebruikers selecteren, maar geen gebruikersgroepen.
- Optioneel: Klik op de knop 'Filter toevoegen' om een van de overige filters toe te voegen ( Tijdstempel, Gebeurtenis of Gebruiker ).
- Klik op Toepassen om de tabel bij te werken.
Auditlogboeken exporteren
Om het auditlogboek te downloaden, klikt u op het actiemenu-icoon en selecteert u CSV, Tekst of PDF.
CSV-export
Het geëxporteerde CSV-bestand toont de informatie in een iets andere opmaak. Zo worden de details van elk evenement in afzonderlijke kolommen weergegeven.
PDF-export
Bij het exporteren als PDF voegt SiteVault paginanummers en een voorblad toe aan het PDF-bestand. Alle auditgeschiedenissen en audittrails gebruiken dezelfde sjabloon voor het voorblad van de auditexport.
