SiteVault biedt een robuust controletraject van alle acties die op een document zijn uitgevoerd. Met SiteVault kunt u deze informatie ook exporteren om rapportage en filtering op een gedetailleerder niveau te vergemakkelijken. Het controletrajectvenster toont het volgende:

• Tijdstempel: Datum en tijd waarop de actie is uitgevoerd, aangepast aan uw eigen tijdzone. Tijdstempels geven ook aan in welke tijd van het jaar een gebeurtenis plaatsvond met zomertijd. Audittrails in SiteVaults die de GMT-tijdzone gebruiken, tonen bijvoorbeeld GMT-tijden in de herfst en winter en BST-tijden in de lente en zomer.
• Gebruikersnaam: Aanmeldingsnaam voor de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd. Soms wordt hier 'Systeem' weergegeven om aan te geven dat de actie automatisch door SiteVault is uitgevoerd. 'Systeem'-acties omvatten statuswijzigingen en veldupdates die worden uitgevoerd als onderdeel van een workflow, evenals het starten van een automatisch gestarte workflow.
• Versie: Versie van het document waarop de actie heeft plaatsgevonden
• Gebeurtenisbeschrijving: Beschrijving van de actie die heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld: 'tlee@veevapharm.com' is toegevoegd aan het veld 'Naam'. Houd er rekening mee dat wanneer gegevens veranderen, de beschrijving zowel de vorige als de nieuwe waarde weergeeft.

Let op: Auditlogs ondersteunen een nauwkeurigheid tot op één seconde. Gebeurtenissen die binnen één seconde plaatsvinden, kunnen in een onverwachte volgorde verschijnen.

Toegang tot documentcontrolepaden

1. Kies in het menu Alle acties op de pagina Bibliotheek of Docinfo de optie Controletraject.
2. De informatie over het audittrail wordt in een venster weergegeven. Acties worden weergegeven in de volgorde van meest recent tot minst recent.
3. Optioneel: Als u het audit trail-filter wilt wijzigen, kiest u een optie uit de vervolgkeuzelijst.
4. Optioneel: Om het audittrail te downloaden, klikt u op het actiemenupictogram en selecteert u CSV, Tekst of PDF. Houd er rekening mee dat het geëxporteerde bestand andere kolommen heeft dan het audittrailvenster.
5. Wanneer u klaar bent, klikt u op Sluiten.

Audittrails filteren

Standaard wordt het audittrail gefilterd op Tijdstempel, alle. U kunt een ander tijdsbestek selecteren in de tweede keuzelijst.

1. Selecteer Tijdstempel, Gebeurtenis of Gebruiker in de vervolgkeuzelijst.
2. Optioneel: Als u Tijdstempel hebt geselecteerd, selecteert u een datumbereik in de keuzelijst rechts. Als u het bereik hebt geselecteerd, verschijnen er twee extra datumvelden. Klik op elk veld om een ​​begin- en einddatum voor het bereik te selecteren.
3. Optioneel: Als u Gebeurtenis hebt geselecteerd, verschijnen de operator In en een tweede keuzemenu. Selecteer de gewenste gebeurtenis(sen) in het tweede keuzemenu. Klik op Toepassen.
4. Optioneel: Als u Gebruiker hebt geselecteerd, verschijnen de operator ' In' en een tweede keuzemenu. Selecteer de gewenste gebruiker(s) in het tweede keuzemenu. U kunt meerdere individuele gebruikers selecteren, maar geen gebruikersgroepen.
5. Optioneel: Klik op de knop Filter toevoegen om een ​​van de resterende filters toe te voegen ( Tijdstempel, Gebeurtenis of Gebruiker ).
6. Klik op Toepassen om de tabel bij te werken.

Audittrails exporteren

Om het audit trail te downloaden, klikt u op het actie-menupictogram en selecteert u CSV, Tekst of PDF.

CSV-exporten

Het geëxporteerde CSV-bestand toont informatie in een iets andere indeling. Zo worden de details van elke gebeurtenis in afzonderlijke kolommen verdeeld.

PDF-exporten

Wanneer u exporteert als PDF, voegt SiteVault paginanummers en een voorblad toe aan de PDF. Alle auditgeschiedenissen en audittrails gebruiken dezelfde sjabloon voor audit-exportvoorbladen.