SiteVault biedt een robuust audittrail van alle acties die op een document zijn uitgevoerd. SiteVault stelt u ook in staat deze informatie te exporteren om rapportage en filtering op een gedetailleerder niveau te vergemakkelijken. Het audittrailvenster geeft het volgende weer:

• Tijdstempel: Datum en tijd waarop de actie is uitgevoerd, aangepast aan uw eigen tijdzone. Tijdstempels geven ook aan op welk tijdstip van het jaar een gebeurtenis heeft plaatsgevonden met behulp van zomertijd. Bijvoorbeeld, audittrails in SiteVaults met behulp van de GMT-tijdzone tonen GMT-tijden tijdens de herfst en winter en BST-tijd tijdens de lente en zomer.
• Gebruikersnaam: Inlognaam voor de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd; hier wordt soms "Systeem" weergegeven om aan te geven dat de actie automatisch is uitgevoerd door SiteVault. "Systeem"-acties omvatten statuswijzigingen en veldupdates die worden uitgevoerd als onderdeel van een workflow, evenals het starten van een automatisch gestarte workflow.
• Versie: Versie van het document waarop de actie heeft plaatsgevonden
• Gebeurtenisbeschrijving: Beschrijving van de actie die heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld: 'tlee@veevapharm.com' is toegevoegd aan het veld 'Naam'. Houd er rekening mee dat wanneer gegevens veranderen, de beschrijving zowel de vorige waarde als de nieuwe waarde weergeeft.

Let op: Auditlogs ondersteunen een precisie tot op één seconde. Gebeurtenissen die binnen één seconde plaatsvinden, kunnen in een onverwachte volgorde verschijnen.

Toegang tot documentcontrolepaden

1. Kies in het menu Alle acties op de pagina Bibliotheek of Documentinfo de optie Controletraject.
2. De audit trail-informatie wordt weergegeven in een venster. Acties worden weergegeven in de volgorde van meest recent tot minst recent.
3. Optioneel: Als u het audit trail-filter wilt wijzigen, kiest u een optie uit de vervolgkeuzelijst.
4. Optioneel: Om het audit trail te downloaden, klikt u op het actiemenupictogram en selecteert u CSV, Tekst of PDF. Let op dat het geëxporteerde bestand andere kolommen heeft dan het audit trail-venster.
5. Wanneer u klaar bent, klikt u op Sluiten.

Audittrails filteren

Standaard wordt het audit trail gefilterd op Timestamp, all. U kunt een ander tijdsbestek selecteren in de tweede dropdown.

1. Selecteer Tijdstempel, Gebeurtenis of Gebruiker in de vervolgkeuzelijst.
2. Optioneel: Als u Tijdstempel hebt geselecteerd, selecteert u een datumbereik in de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant. Als u in het bereik hebt geselecteerd, verschijnen er twee extra datumvelden. Klik op elk veld om een begin- en einddatum voor het bereik te selecteren.
3. Optioneel: Als u Event hebt geselecteerd, verschijnen de operator In en een tweede dropdown. Selecteer de gewenste event(s) uit de tweede dropdown. Klik op Apply.
4. Optioneel: Als u Gebruiker hebt geselecteerd, verschijnen de operator In en een tweede vervolgkeuzelijst. Selecteer de gewenste gebruiker(s) uit de tweede vervolgkeuzelijst. U kunt meerdere individuele gebruikers selecteren, maar geen gebruikersgroepen.
5. Optioneel: Klik op de knop Filter toevoegen om een van de resterende filters toe te voegen ( Tijdstempel, Gebeurtenis of Gebruiker ).
6. Klik op Toepassen om de tabel bij te werken.

Audittrails exporteren

Om het audit trail te downloaden, klikt u op het pictogram van het actiemenu en selecteert u CSV, Tekst of PDF.

CSV-exporten

Het geëxporteerde CSV-bestand toont informatie in een iets ander formaat. Het CSV-bestand verdeelt bijvoorbeeld de details van elke gebeurtenis in afzonderlijke kolommen.

PDF-exporten

Wanneer u exporteert als PDF, voegt SiteVault paginanummers en een voorblad toe aan de PDF. Alle auditgeschiedenissen en audittrails gebruiken dezelfde Audit Export Cover Page- sjabloon.