SiteVault fournit un historique détaillé de toutes les actions effectuées sur un document. SiteVault vous permet également d'exporter ces informations afin de faciliter la création de rapports et le filtrage à un niveau plus précis. La fenêtre d'historique affiche les éléments suivants:
- Horodatage: Date et heure de l’action, ajustées à votre fuseau horaire. L’horodatage indique également la période de l’année où l’événement s’est produit, en tenant compte de l’heure d’été. Par exemple, les journaux d’audit de SiteVault utilisant le fuseau horaire GMT affichent l’heure GMT en automne et en hiver, et l’heure BST au printemps et en été.
- Nom d’utilisateur: Nom de connexion de l’utilisateur ayant effectué l’action; la mention « Système » peut apparaître pour indiquer que l’action a été effectuée automatiquement par SiteVault. Les actions « Système » comprennent les modifications d’état et les mises à jour de champs effectuées dans le cadre d’un flux de travail, ainsi que le lancement d’un flux de travail à démarrage automatique.
- Version: Version du document sur lequel l'action a eu lieu
- Description de l'événement: Description de l'action effectuée, par exemple: « 'tlee@veevapharm.com' a été ajouté au champ 'Nom' ». Veuillez noter que lors d'une modification des données, la description affiche à la fois l'ancienne et la nouvelle valeur.
Remarque: Les journaux d’audit ont une précision à la seconde. Les événements survenant en l’espace d’une seconde peuvent apparaître dans un ordre inattendu.
Accès aux pistes d'audit des documents
- Dans le menu Toutes les actions de la page Bibliothèque ou Informations sur le document, choisissez Journal d’audit.
- L'historique des modifications s'affiche dans une fenêtre. Les actions apparaissent de la plus récente à la plus ancienne.
- Facultatif: Pour modifier le filtre du journal d’audit, choisissez une option dans la liste déroulante.
- Facultatif: Pour télécharger le journal d’audit, cliquez sur l’icône du menu Actions et sélectionnez CSV, Texte ou PDF. Veuillez noter que le fichier exporté comporte des colonnes différentes de celles de la fenêtre du journal d’audit.
- Une fois terminé, cliquez sur Fermer.
Filtrage des pistes d'audit
Par défaut, l'historique d'audit est filtré par horodatage ( tous les enregistrements). Vous pouvez sélectionner une autre période dans le deuxième menu déroulant.
- Sélectionnez Horodatage, Événement ou Utilisateur dans la liste déroulante.
- Facultatif: Si vous avez sélectionné « Horodatage », choisissez une plage de dates dans le menu déroulant à droite. Si vous avez sélectionné « Dans la plage », deux champs de date supplémentaires s’afficheront. Cliquez sur chaque champ pour sélectionner une date de début et une date de fin pour la plage.
- Facultatif: Si vous avez sélectionné « Événement », l’opérateur « Dans » et une deuxième liste déroulante s’afficheront. Sélectionnez le ou les événements souhaités dans cette deuxième liste déroulante. Cliquez sur « Appliquer ».
- Facultatif: Si vous avez sélectionné « Utilisateur », l’opérateur « Dans » et une deuxième liste déroulante s’afficheront. Sélectionnez le ou les utilisateurs souhaités dans cette liste. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs individuels, mais pas des groupes d’utilisateurs.
- Facultatif: Cliquez sur le bouton Ajouter un filtre pour ajouter l’un des filtres restants ( Horodatage, Événement ou Utilisateur ).
- Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour le tableau.
Exportation des pistes d'audit
Pour télécharger le journal d'audit, cliquez sur l'icône du menu d'actions et sélectionnez CSV, Texte ou PDF.
Exportations CSV
Le fichier CSV exporté présente les informations dans un format légèrement différent. Par exemple, il sépare les détails de chaque événement dans des colonnes distinctes.
Exportation PDF
Lors de l'exportation au format PDF, SiteVault ajoute des numéros de page et une page de garde. Tous les historiques et journaux d'audit utilisent le même modèle de page de garde pour l'exportation d'audit.
