SiteVault fournit une piste d'audit fiable de toutes les actions effectuées sur un document. SiteVault vous permet également d'exporter ces informations afin de faciliter la création de rapports et le filtrage à un niveau plus précis. La fenêtre de la piste d'audit affiche les éléments suivants:

• Horodatage: date et heure auxquelles l'action a été effectuée, ajustées à votre propre fuseau horaire. Les horodatages indiquent également la période de l'année à laquelle un événement s'est produit en utilisant l'heure d'été. Par exemple, les pistes d'audit dans SiteVaults utilisant le fuseau horaire GMT affichent l'heure GMT pendant l'automne et l'hiver et l'heure BST pendant le printemps et l'été.
• Nom d'utilisateur: Connexion nom de l'utilisateur qui a effectué l'action; il affiche parfois « Système » pour indiquer que l'action a été effectuée automatiquement par SiteVault. Les actions « Système » incluent les modifications d'état et les mises à jour de champs effectuées dans le cadre d'un flux de travail, ainsi que le lancement d'un flux de travail à démarrage automatique.
• Version: Version du document sur lequel l'action s'est produite
• Description de l'événement: Description de l'action qui s'est produite, par exemple, « 'tlee@veevapharm.com' a été ajouté au champ « Nom » ». Notez que lorsque les données changent, la description affiche à la fois la valeur précédente et la nouvelle valeur.

Remarque: les journaux d'audit prennent en charge une précision d'une seconde. Les événements se produisant en une seule seconde peuvent apparaître dans un ordre inattendu.

Accéder aux pistes d'audit des documents

1. Dans le menu Toutes les actions de la page Bibliothèque ou Informations sur le document, choisissez Piste d'audit.
2. Les informations de la piste d'audit s'affichent dans une fenêtre. Les actions apparaissent dans l'ordre, de la plus récente à la moins récente.
3. Facultatif: pour modification le filtre de la piste d’audit, choisissez une option dans la liste déroulante.
4. Facultatif: pour télécharger la piste d'audit, cliquez sur l'icône du menu d'action et sélectionnez CSV, Texte ou PDF. Notez que le fichier exporté comporte des colonnes différentes de celles de la fenêtre de la piste d'audit.
5. Une fois terminé, cliquez sur Fermer.

Filtrage des pistes d'audit

Par défaut, la piste d'audit est filtrée par Horodatage, tous. Vous pouvez sélectionner une période différente dans la deuxième liste déroulante.

1. Sélectionnez Horodatage, Événement ou Utilisateur dans la liste déroulante.
2. Facultatif: si vous avez sélectionné Horodatage, sélectionnez une plage de dates dans la liste déroulante à droite. Si vous avez sélectionné dans la plage, deux champs de date supplémentaires s'affichent. Cliquez sur chaque champ pour sélectionner une date de début et de fin pour la plage.
3. Facultatif: si vous avez sélectionné Événement, l'opérateur Dans et une deuxième liste déroulante s'affichent. Sélectionnez le ou les événements souhaités dans la deuxième liste déroulante. Cliquez sur Appliquer.
4. Facultatif: si vous avez sélectionné Utilisateur, l'opérateur Dans et une deuxième liste déroulante s'affichent. Sélectionnez le ou les utilisateurs souhaités dans la deuxième liste déroulante. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs individuels, mais pas des groupes d'utilisateurs.
5. Facultatif: cliquez sur le bouton Ajouter un filtre pour ajouter l’un des filtres restants ( Horodatage, Événement ou Utilisateur ).
6. Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour le tableau.

Exportation des pistes d'audit

Pour télécharger la piste d’audit, cliquez sur l’icône du menu d’action et sélectionnez CSV, Texte ou PDF.

Exportations CSV

Le fichier CSV exporté affiche les informations dans un format légèrement différent. Par exemple, le fichier CSV sépare les détails de chaque événement en colonnes individuelles.

Exportations PDF

Lorsque vous exportez au format PDF, SiteVault ajoute des numéros de page et une page de couverture au PDF. Tous les historiques d'audit et les pistes d'audit utilisent le même modèle de page de couverture d'exportation d'audit.