SiteVault fournit une piste d'audit fiable de toutes les actions effectuées sur un document. SiteVault permet également d'exporter ces informations afin de faciliter la création de rapports et le filtrage à un niveau plus précis. La fenêtre de la piste d'audit affiche les éléments suivants:
- Horodatage: date et heure d'exécution de l'action, ajustées à votre fuseau horaire. Les horodatages indiquent également la période de l'année à laquelle l'événement s'est produit, en utilisant l'heure d'été. Par exemple, les pistes d'audit dans SiteVaults utilisant le fuseau horaire GMT indiquent l'heure GMT en automne et en hiver, et l'heure BST au printemps et en été.
- Nom d'utilisateur: nom de connexion de l'utilisateur ayant effectué l'action; il affiche parfois « Système » pour indiquer que l'action a été effectuée automatiquement par SiteVault. Les actions « Système » incluent les modifications d'état et les mises à jour de champs effectuées dans le cadre d'un flux de travail, ainsi que le lancement d'un flux de travail à démarrage automatique.
- Version: Version du document sur lequel l'action s'est produite
- Description de l'événement: Description de l'action survenue. Par exemple, « 'tlee@veevapharm.com' a été ajouté au champ « Nom ». Notez que lorsque les données changent, la description affiche à la fois la valeur précédente et la nouvelle valeur.
Remarque: Les journaux d'audit prennent en charge une précision d'une seconde. Les événements survenant en une seule seconde peuvent apparaître dans un ordre inattendu.
Accéder aux pistes d'audit des documents
- Dans le menu Toutes les actions de la page Bibliothèque ou Informations sur le document, choisissez Piste d'audit.
- Les informations de la piste d'audit s'affichent dans une fenêtre. Les actions sont affichées du plus récent au plus ancien.
- Facultatif: pour modifier le filtre de piste d’audit, choisissez une option dans la liste déroulante.
- Facultatif: pour télécharger la piste d'audit, cliquez sur l'icône du menu Action et sélectionnez CSV, Texte ou PDF. Notez que le fichier exporté comporte des colonnes différentes de celles de la fenêtre de la piste d'audit.
- Une fois terminé, cliquez sur Fermer.
Filtrage des pistes d'audit
Par défaut, la piste d'audit est filtrée par Horodatage, puis par tous. Vous pouvez sélectionner une période différente dans le deuxième menu déroulant.
- Sélectionnez Horodatage, Événement ou Utilisateur dans la liste déroulante.
- Facultatif: si vous avez sélectionné Horodatage, sélectionnez une plage de dates dans le menu déroulant de droite. Si vous avez sélectionné une plage, deux champs de date supplémentaires s'afficheront. Cliquez sur chaque champ pour sélectionner une date de début et de fin pour la plage.
- Facultatif: si vous avez sélectionné « Événement », l'opérateur « Dans » et une seconde liste déroulante s'afficheront. Sélectionnez le ou les événements souhaités dans la seconde liste déroulante. Cliquez sur « Appliquer ».
- Facultatif: si vous avez sélectionné « Utilisateur », l'opérateur « Dans » et une seconde liste déroulante s'afficheront. Sélectionnez le ou les utilisateurs souhaités dans la seconde liste déroulante. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs individuels, mais pas des groupes d'utilisateurs.
- Facultatif: cliquez sur le bouton Ajouter un filtre pour ajouter l’un des filtres restants ( Horodatage, Événement ou Utilisateur ).
- Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour le tableau.
Exportation des pistes d'audit
Pour télécharger la piste d'audit, cliquez sur l'icône du menu d'action et sélectionnez CSV, Texte ou PDF.
Exportations CSV
Le fichier CSV exporté affiche les informations dans un format légèrement différent. Par exemple, il sépare les détails de chaque événement en colonnes individuelles.
Exportations PDF
Lors de l'exportation au format PDF, SiteVault ajoute des numéros de page et une page de couverture au PDF. Tous les historiques et pistes d'audit utilisent le même modèle de page de couverture pour l'exportation d'audit.