Визначення завіреної копії документа: «Копія (незалежно від типу використовуваного носія) оригінального запису, яка була перевірена (тобто за допомогою датованого підпису або генерування за допомогою перевіреного процесу) на наявність тієї самої інформації, включаючи дані які описують контекст, зміст і структуру, як оригінал». - Керівництво ICH для GCP

SiteVault надає можливість класифікувати остаточні документи як завірені копії. Сайт/організація визначає, які документи мають бути завіреними копіями. Документ вважається копією джерела, якщо його було завантажено з електронного джерела чи системи електронних медичних записів (EHR) або якщо він був відсканований перед завантаженням на SiteVault. Документ вважається оригінальним вихідним документом, якщо це файл, у якому спочатку було зібрано дані (наприклад, якщо файл.DOCX було завершено під час візиту).

Крок 1: Створіть нову чернетку

Завершений документ можна засвідчити як копію, створивши нову чернетку, а потім засвідчивши документ як копію під час завершення

1. Доступ до документа в бібліотеці документів.
2. У меню «Усі дії» виберіть + Створити чернетку.

   

3. Виберіть спосіб створення файлу.

   

4. За бажанням надайте опис.
5. Виберіть Створити.

Крок 2: Завершення та сертифікація як копії

1. Доступ до документа в бібліотеці документів.
2. У меню «Усі дії» виберіть «Змінити статус» на {XXXX}, де XXXX — це кінцевий статус типу документа.

   

3. Виберіть дату документа.
4. За бажанням надайте опис.
5. У спадному меню «Додаткові дії» виберіть «Виконати сертифікацію копії».

   

6. Виберіть Зберегти.