Многодокументный рабочий процесс позволяет одновременно отправлять несколько документов нескольким участникам.

SiteVault предлагает многодокументную поддержку для следующих рабочих процессов:

• Прочитать и понять: Отправьте один или несколько документов исследования членам исследовательской группы. Каждый получатель должен подтвердить, что он прочитал и понял каждый документ исследования.
• Отправить на проверку: отправьте один или несколько документов коллегам, которые могут предоставить обратную связь с помощью инструмента аннотирования.
• Отправить для электронной подписи: отправить один или несколько документов нескольким подписчикам для утверждения записи (без надзора со стороны PI ).

Выбор документов

• Запуск рабочих процессов из библиотеки: при запуске рабочего процесса документа из библиотеки SiteVault включает все документы в текущем представлении. Например, если вы запускаете рабочий процесс из избранного, SiteVault включает все документы из избранного в рабочий процесс документа. Если вы выполняете поиск или применяете фильтры перед запуском рабочего процесса, SiteVault включает только соответствующие документы.
• Запуск рабочих процессов из корзины: при запуске рабочего процесса документа из корзины SiteVault включает все документы в вашей корзине. Это позволяет вам выбрать документы, которые вы хотите включить в конверт рабочего процесса документа.

Ограничения многодокументного рабочего процесса

• Некоторые процессы обработки документов доступны только на определенных этапах жизненного цикла документа.
• Вы не сможете запустить документооборот в следующих ситуациях:
  • Если какой-либо из выбранных документов уже находится в активном рабочем процессе
  • Если выбрано более 100 документов
  • Если рабочий процесс документа связан с определенным жизненным циклом, рабочий процесс может разрешать только документы в определенном состоянии или с определенными настроенными полями. Вы не сможете запустить рабочий процесс, если один или несколько документов не соответствуют указанным условиям

Задачи многодокументного рабочего процесса

Запустить рабочий процесс для нескольких документов

1. Фильтр по выбранным документам в библиотеке или корзине.
2. В меню Действия выберите Запустить рабочий процесс. В рабочий процесс можно включить до 100 документов.
3. В диалоговом окне запуска выберите конкретный рабочий процесс из раскрывающегося списка Рабочий процесс. SiteVault отображает только активные и действительные для выбранных документов рабочие процессы.
4. Выберите Продолжить.
5. При появлении запроса укажите Описание. SiteVault использует это значение в качестве Имени для записи конверта.
6. Назначьте получателя(ей) задачи.
7. Если доступно, добавьте инструкции к задачам. Эти инструкции будут отображаться в уведомлениях «Все » и «Мои задачи», а также на ленте задач документа.
8. Заполните все необходимые значения полей или переменные.
9. Выберите Пуск.

Выполнение поставленных задач

В рамках документооборота у вас могут быть задачи, требующие от вас предоставления вердикта задачи для каждого документа в конверте рабочего процесса. Вы можете легко увидеть, какие документы вы просмотрели в средстве просмотра нескольких документов. Заголовки документов, которые вы еще не просмотрели, отображаются жирным шрифтом, а заголовки просмотренных документов отображаются нежирным шрифтом.

1. После запуска документооборота перейдите в раздел «Главная» > «Мои задачи».
2. Нажмите кнопку «Завершить» или «Продолжить», чтобы открыть средство просмотра рабочего процесса документа.
3. Если у вас есть доступная задача: В заголовке рабочего процесса нажмите Принять. Обратите внимание, что после того, как вы приняли задачу, вы можете нажать Отменить принятие, чтобы отпустить ее. После отпуска задача снова становится доступной любому из назначенных пользователей.
4. Нажмите кнопку «Завершить» в заголовке рабочего процесса.
5. Откроется диалоговое окно подтверждения. Просмотрите сообщение и нажмите «Завершить», чтобы продолжить.
6. Если ваш рабочий процесс запрашивает электронную подпись: введите свое имя пользователя и пароль для предоставления электронной подписи.

Просмотр временной шкалы для документооборота

Страница задач рабочего процесса документа включает опцию Timeline View, которая обеспечивает обзор событий, связанных с рабочим процессом. Timeline View показывает максимум 100 задач.

Доступ к просмотру временной шкалы

Чтобы открыть это представление на странице задач рабочего процесса документа, нажмите кнопку « Просмотр временной шкалы» на панели инструментов выбора макета.

Действия в представлении временной шкалы

В представлении временной шкалы вы можете нажать «Просмотр отчета по истории рабочего процесса» для строки рабочего процесса, чтобы просмотреть детали рабочего процесса и задачи с помощью отчета. Вы также можете использовать меню «Действия» в активных рабочих процессах и задачах для доступа к связанным параметрам, таким как «Отмена рабочего процесса», «Отмена задачи», «Добавить участников», «Обновить дату выполнения» и «Переназначить».

Обновить сроки выполнения задач

1. Перейдите к представлению временной шкалы рабочего процесса.
2. В меню «Действия» под заголовком «Сведения о задаче» выберите «Обновить дату выполнения задачи».
3. В диалоговом окне выберите новую дату в поле «Срок выполнения задачи».
4. Нажмите Обновить.
5. Vault уведомляет владельца задачи об обновленной дате выполнения.

Удалить документы

Когда вы удаляете документ из рабочего процесса, Vault использует состояние отмены рабочего процесса, чтобы переместить документ в соответствующее состояние жизненного цикла. Если конверт содержит только один документ, вы не можете его удалить.

1. Наведите указатель мыши на название документа в списке в левой части окна просмотра.
2. Нажмите на значок X.
3. В окне подтверждения нажмите Продолжить для подтверждения. Это действие необратимо.

Отменить рабочие процессы

Иногда необходимо остановить активный рабочий процесс и удалить все невыполненные задачи из списков участников. При отмене рабочего процесса содержимое рабочего процесса возвращается в состояние, в котором оно было до начала рабочего процесса.

1. Перейдите в раздел «Главная» > «Активные рабочие процессы» или в представление «Временная шкала рабочих процессов».
2. Нажмите меню «Действия» и выберите «Отменить рабочий процесс».
3. При необходимости оставьте комментарий к отмене.
4. В диалоговом окне нажмите Продолжить.

Заменить владельца рабочего процесса

Если у вас есть необходимые разрешения, вы можете заменить владельца активного рабочего процесса. Vault переназначает все текущие задачи, которые были назначены группе участников Workflow Owner, новому владельцу, и все будущие задачи будут назначены новому владельцу.

1. В меню « Действия » рабочего процесса выберите «Заменить владельца рабочего процесса».
2. В диалоговом окне выберите пользователя для замены текущего владельца рабочего процесса. Только пользователи с разрешениями на запуск этого типа рабочего процесса доступны в качестве заменяющих владельцев.
3. Нажмите «Отправить».

Участники рабочего процесса по электронной почте

Это действие позволяет отправлять электронные письма одному или нескольким участникам рабочего процесса, чтобы напомнить им о приближающихся или просроченных датах выполнения задач или уведомить их об изменениях в рабочем процессе.

1. Перейдите в раздел «Главная» > «Активные рабочие процессы», в представление «Временная шкала» на странице «Информация о документе» или на панель « Активные рабочие процессы».
2. В меню «Действия » рабочего процесса выберите «Отправить электронное письмо участникам».
3. В диалоговом окне выберите Получателей письма.
4. В поле «Сообщение» введите сообщение.
5. Чтобы включить себя в число получателей, установите флажок Отправить копию мне.
6. Нажмите «Отправить».

Группы участников

При отправке электронных писем участникам рабочего процесса вы можете увидеть следующие группы получателей, доступные для выбора:

• Доступные владельцы задач: пользователи, у которых есть задача, доступная для принятия.
• Владельцы завершенных задач: пользователи, выполнившие текущую или предыдущую задачу.
• Владельцы ожидающих задач: пользователи или группы, которые приняли доступную задачу, но еще не завершили ее. Будущие задачи не включены.
• Incomplete Task Owners: Пользователи, которые еще не завершили назначенную задачу. Будущие задачи не включены.