SiteVault предлагает вам несколько способов загрузки и финализации всех документов, которые вам нужны для вашего сайта или исследовательской организации. На этой странице вы найдете краткий обзор инструментов, используемых для управления ходом работы с документами, а также шаги по созданию и финализации документов.

Жизненные циклы документов, рабочие процессы и изменения состояний

Процесс завершения документа осуществляется путем перевода документа из его начального состояния (Черновик или Получено от спонсора/CRO) в его устойчивое состояние (Текущий, Окончательный и т. д.). SiteVault использует жизненные циклы, рабочие процессы и изменения состояний для завершения этого процесса.

• При создании нового документа в SiteVault документу назначается жизненный цикл на основе типа документа.
• Документы проходят ряд состояний жизненного цикла (или статусов ) в зависимости от предпринимаемых вами действий (рабочие процессы, изменение состояний и т. д.).
• Рабочий процесс может включать несколько этапов, тогда как изменение состояния представляет собой прямое действие из состояния в состояние.
• Документы в состоянии «Черновик» обычно требуют дополнительных проверок, обновлений или утверждений.
• Документы в стабильном состоянии считаются официальными записями исследования и доступны для проверки наблюдателями.
• Документы могут быть переведены в состояние «Заменено», когда более новая версия документа была завершена. Это происходит автоматически, когда вы накладываете версии документа друг на друга.

Создание и завершение задач по документированию

Информация в этом разделе должна предоставить указания по созданию новых документов и перемещению документов в их устойчивое состояние. Если вы добавляете обновленную версию документа, который уже существует в SiteVault, вместо этого выполните обновление документа.

Создание новых документов из загруженных файлов

Вы можете создавать документы из Document Library или Study eBinder. Документы, загруженные в библиотеку, создаются в состоянии Draft; документы, загруженные в Study eBinder, могут перейти в свое стабильное состояние в рамках процесса загрузки.

• Инструкции по загрузке документов в Study eBinder см. в разделе Study eBinder.
  
• Инструкции по загрузке документов в библиотеку см. в разделе Библиотека документов.

Переместить документы в их устойчивое (конечное) состояние

Перевод документов в стабильное состояние гарантирует, что документы будут доступны для просмотра только пользователям, имеющим разрешение на просмотр стабильной версии документа (например, спонсору, наблюдателю или участнику исследования).

Из библиотеки документов

1. Найдите и выберите документ в библиотеке.
2. В меню «Все действия» выберите « Изменить статус на {XXXX}», где XXXX — окончательный статус типа документа.
3. Заполните поле «Дата документа».
4. Дополнительные действия
   • Если никаких дальнейших действий не требуется, нажмите «Сохранить», чтобы завершить процесс.
   • Если требуется заверение копии, выберите Выполнить заверение копии.
     • Заполните форму заверения копии.
     • Нажмите «Сохранить», чтобы завершить процесс.

Из исследования eBinder

1. Найдите документ в eBinder.
2. В меню «Действия с документом» (…) выберите « Изменить статус на {XXXX}», где XXXX — окончательный статус типа документа.
3. Заполните поле «Дата документа».
4. Дополнительные действия:
   • Если никаких дальнейших действий не требуется, нажмите «Сохранить», чтобы завершить процесс.
   • Если требуется заверение копии, выберите Выполнить заверение копии.
     • Заполните копию заверения.
     • Нажмите «Сохранить», чтобы завершить процесс.