SiteVault предоставляет подробный журнал аудита всех действий, выполненных с документом. SiteVault также позволяет экспортировать эту информацию для упрощения создания отчетов и фильтрации на более детальном уровне. В окне журнала аудита отображается следующее:
- Отметка времени: Дата и время выполнения действия, скорректированные с учетом вашего часового пояса. Отметки времени также указывают время года, когда произошло событие, с учетом перехода на летнее время. Например, журналы аудита в SiteVaults, использующие часовой пояс GMT, показывают время GMT осенью и зимой и время BST весной и летом.
- Имя пользователя: Имя пользователя, выполнившего действие; иногда отображается «Система», указывающее на то, что действие было выполнено автоматически системой SiteVault. Действия, обозначенные как «Система», включают изменения состояния и обновления полей, выполняемые в рамках рабочего процесса, а также запуск автоматического запуска рабочего процесса.
- Версия: Версия документа, в отношении которого было совершено действие.
- Описание события: Описание произошедшего действия, например, «'tlee@veevapharm.com' был добавлен в поле 'Имя'». Обратите внимание, что при изменении данных в описании отображаются как предыдущее, так и новое значение.
Примечание: Журналы аудита поддерживают точность до одной секунды. События, происходящие в течение одной секунды, могут отображаться в неожиданном порядке.
Доступ к журналам аудита документов
- В меню «Все действия» на странице «Библиотека» или «Информация о документе» выберите «Журнал аудита».
- Информация из журнала аудита отображается в окне. Действия отображаются в порядке от самых последних к самым недавним.
- (Необязательно) Чтобы изменить фильтр журнала аудита, выберите нужный вариант из выпадающего списка.
- Дополнительно: Чтобы загрузить журнал аудита, щелкните значок меню действий и выберите CSV, Text или PDF. Обратите внимание, что экспортированный файл будет содержать другие столбцы, чем окно журнала аудита.
- После завершения нажмите «Закрыть».
Фильтрация журналов аудита
По умолчанию журнал аудита фильтруется по временной метке (Timestamp ) или по всем параметрам. Вы можете выбрать другой временной интервал во втором выпадающем списке.
- Выберите из выпадающего списка «Временная метка», «Событие» или «Пользователь».
- Необязательно: если вы выбрали «Временная метка», выберите диапазон дат в раскрывающемся списке справа. Если вы выбрали «в диапазоне», появятся два дополнительных поля для выбора даты. Щелкните по каждому полю, чтобы выбрать начальную и конечную дату диапазона.
- Необязательно: если вы выбрали «Событие», появится оператор «Вход» и второй выпадающий список. Выберите нужное(ые) событие(я) из второго выпадающего списка. Нажмите «Применить».
- Необязательно: если вы выбрали «Пользователь», появится оператор «Вход» и второй выпадающий список. Выберите нужного пользователя (или пользователей) из второго выпадающего списка. Вы можете выбрать несколько отдельных пользователей, но не группы пользователей.
- Дополнительно: Нажмите кнопку «Добавить фильтр», чтобы добавить любой из оставшихся фильтров ( Временная метка, Событие или Пользователь ).
- Нажмите «Применить», чтобы обновить таблицу.
Экспорт журналов аудита
Чтобы загрузить журнал аудита, щелкните значок меню действий и выберите CSV, Text или PDF.
Экспорт в формате CSV
Экспортированный CSV-файл отображает информацию в несколько ином формате. Например, в CSV-файле подробные сведения о каждом событии разделены на отдельные столбцы.
Экспорт в PDF
При экспорте в PDF-файл SiteVault добавляет номера страниц и титульную страницу. Все истории аудита и журналы аудита используют один и тот же шаблон титульной страницы для экспорта аудита.
