SiteVault обеспечивает надежный контрольный след всех действий, выполненных с документом. SiteVault также позволяет экспортировать эту информацию для упрощения отчетности и фильтрации на более детальном уровне. Окно контрольного следа отображает следующее:

• Временная метка: дата и время выполнения действия, скорректированные в соответствии с вашим часовым поясом. Временные метки также указывают время года, когда произошло событие, с использованием летнего времени. Например, аудиторские журналы в SiteVaults, использующие часовой пояс GMT, показывают время GMT осенью и зимой и время BST весной и летом.
• Имя пользователя: имя пользователя, выполнившего действие; иногда отображается «System», чтобы указать, что действие было выполнено автоматически SiteVault. Действия «System» включают изменения состояния и обновления полей, выполняемые как часть рабочего процесса, а также инициирование автоматического запуска рабочего процесса.
• Версия: Версия документа, над которым произошло действие.
• Описание события: Описание произошедшего действия, например, «'tlee@veevapharm.com' был добавлен в поле 'Name'». Обратите внимание, что при изменении данных описание показывает как предыдущее значение, так и новое значение.

Примечание: Журналы аудита поддерживают точность до одной секунды. События, происходящие в течение одной секунды, могут отображаться в неожиданном порядке.

Доступ к контрольным журналам документов

1. В меню «Все действия» на странице «Библиотека» или «Сведения о документе» выберите «Аудиторский след».
2. Информация о контрольном журнале отображается в окне. Действия отображаются в порядке от самых последних к самым последним.
3. Необязательно: чтобы изменить фильтр контрольного журнала, выберите вариант из раскрывающегося списка.
4. Необязательно: Чтобы загрузить аудиторский след, щелкните значок меню действий и выберите CSV, Текст или PDF. Обратите внимание, что экспортированный файл имеет другие столбцы, чем окно аудиторского следа.
5. По завершении нажмите Закрыть.

Фильтрация аудиторских следов

По умолчанию аудиторский след фильтруется по Timestamp, all. Вы можете выбрать другой временной интервал из второго раскрывающегося списка.

1. Выберите Метка времени, Событие или Пользователь из раскрывающегося списка.
2. Необязательно: Если вы выбрали Timestamp, выберите диапазон дат в раскрывающемся списке справа. Если вы выбрали в диапазоне, появятся два дополнительных поля даты. Щелкните по каждому полю, чтобы выбрать начальную и конечную дату для диапазона.
3. Необязательно: Если вы выбрали Event, появится оператор In и второй раскрывающийся список. Выберите нужные события из второго раскрывающегося списка. Нажмите Apply.
4. Необязательно: Если вы выбрали User, появится оператор In и второй раскрывающийся список. Выберите нужного пользователя(ей) из второго раскрывающегося списка. Вы можете выбрать несколько отдельных пользователей, но не группы пользователей.
5. Необязательно: Нажмите кнопку «Добавить фильтр», чтобы добавить любой из оставшихся фильтров ( Отметка времени, Событие или Пользователь ).
6. Нажмите «Применить», чтобы обновить таблицу.

Экспорт контрольных журналов

Чтобы загрузить контрольный журнал, щелкните значок меню действий и выберите CSV, Текст или PDF.

CSV-экспорт

Экспортированный CSV-файл показывает информацию в немного ином формате. Например, CSV-файл разделяет детали каждого события на отдельные столбцы.

Экспорт PDF-файлов

При экспорте в формате PDF SiteVault добавляет номера страниц и титульный лист в PDF. Все истории аудита и аудиторские следы используют один и тот же шаблон титульного листа экспорта аудита.