Cópia autenticada de um documento Definição: “Uma cópia (independentemente do tipo de mídia usada) do registro original que foi verificado (ou seja, por uma assinatura datada ou por geração por meio de um processo validado) para ter as mesmas informações, incluindo dados que descrevem o contexto, conteúdo e estrutura, como o original.” - Diretriz ICH para GCP

O SiteVault fornece a opção para que documentos finalizados sejam classificados como cópias autenticadas. Cabe ao site/organização determinar quais documentos precisam ser cópias autenticadas. Um documento é considerado uma cópia da fonte se tiver sido baixado de uma fonte eletrônica ou sistema de registro eletrônico de saúde (EHR) ou se tiver sido digitalizado antes de ser carregado no SiteVault. Um documento é considerado um documento de fonte original se este for o arquivo onde os dados foram capturados originalmente (por exemplo, se um arquivo.DOCX foi concluído durante a visita).

Etapa 1: Crie um novo rascunho

Um documento finalizado pode ser certificado como uma cópia criando um novo rascunho e, em seguida, certificando o documento como uma cópia durante a finalização

1. Acesse o documento na Biblioteca de Documentos.
2. No menu Todas as ações, selecione + Criar rascunho.

   

3. Selecione o método de criação de arquivo.

   

4. Opcionalmente, forneça uma descrição.
5. Selecione Criar.

Etapa 2: Finalizar e certificar como cópia

1. Acesse o documento na Biblioteca de Documentos.
2. No menu Todas as ações, selecione Alterar status para {XXXX}, onde XXXX é o status final do tipo de documento.

   

3. Selecione uma data para o documento.
4. Opcionalmente, forneça uma descrição.
5. No menu suspenso Ações adicionais, selecione Executar cópia de certificação.

   

6. Selecione Salvar.