Um fluxo de trabalho de vários documentos permite que você envie simultaneamente vários documentos por meio de um fluxo de trabalho para vários participantes.

O SiteVault oferece multidocumentos nos seguintes fluxos de trabalho:

• Ler e entender: Envie um ou mais documentos de estudo para os membros da equipe de estudo. Cada destinatário deve confirmar que leu e entendeu cada documento de estudo.
• Enviar para revisão: envie um ou vários documentos para colegas que podem fornecer feedback usando a ferramenta de anotação.
• Enviar para assinatura eletrônica: envie um ou vários documentos para vários signatários para aprovar um registro (sem supervisão de PI ).

Selecionando documentos

• Iniciando fluxos de trabalho da biblioteca: Ao iniciar um fluxo de trabalho de documento da biblioteca, o SiteVault inclui todos os documentos na sua exibição atual. Por exemplo, se você iniciar um fluxo de trabalho dos Favoritos, o SiteVault incluirá todos os documentos nos seus Favoritos no fluxo de trabalho do documento. Se você executar uma pesquisa ou aplicar filtros antes de iniciar o fluxo de trabalho, o SiteVault incluirá apenas os documentos correspondentes.
• Iniciando Workflows do Carrinho: Ao iniciar um workflow de documento do Carrinho, o SiteVault inclui todos os documentos no seu carrinho. Isso permite que você selecione os documentos que deseja incluir no envelope do workflow de documentos.

Limitações do fluxo de trabalho de vários documentos

• Alguns fluxos de trabalho de documentos estão disponíveis apenas em estados específicos do ciclo de vida do documento.
• Você não pode iniciar um fluxo de trabalho de documento nas seguintes situações:
  • Se algum dos documentos selecionados já estiver em um fluxo de trabalho ativo
  • Se houver mais de 100 documentos selecionados
  • Se um fluxo de trabalho de documento estiver associado a um ciclo de vida específico, o fluxo de trabalho poderá permitir apenas documentos em um determinado estado ou com campos específicos configurados. Você não poderá iniciar o fluxo de trabalho se um ou mais documentos não atenderem às condições especificadas

Tarefas de fluxo de trabalho multidocumento

Iniciar um fluxo de trabalho para vários documentos

1. Filtre os documentos selecionados na Biblioteca ou no Carrinho.
2. No menu Actions, selecione Start Workflow. Você pode incluir até 100 documentos no fluxo de trabalho.
3. Na caixa de diálogo inicial, selecione um fluxo de trabalho específico no menu suspenso Fluxo de trabalho. O SiteVault exibe apenas fluxos de trabalho que estão ativos e válidos para os documentos selecionados.
4. Selecione Continuar.
5. Se solicitado, forneça uma Descrição. O SiteVault usa esse valor como o Nome para o registro do Envelope.
6. Atribuir destinatário(s) da tarefa.
7. Se disponível, adicione instruções de tarefa. Essas instruções aparecerão nas notificações All e My Tasks, bem como na faixa de tarefas do documento.
8. Preencha todos os valores ou variáveis ​​de campo obrigatórios.
9. Selecione Iniciar.

Concluir tarefas atribuídas

Dentro de um fluxo de trabalho de documento, você pode ter tarefas que exigem que você forneça um veredito de tarefa para cada documento no envelope do fluxo de trabalho. Você pode ver facilmente quais documentos você visualizou no visualizador de vários documentos. Os títulos dos documentos que você ainda não visualizou aparecem em negrito, enquanto os títulos dos documentos visualizados aparecem sem negrito.

1. Após iniciar um fluxo de trabalho de documento, navegue até Início > Minhas Tarefas.
2. Clique no botão Concluir ou Continuar para abrir o visualizador do fluxo de trabalho do documento.
3. Se você tiver uma tarefa disponível: No cabeçalho do fluxo de trabalho, clique em Aceitar. Observe que, depois de aceitar uma tarefa, você pode clicar em desfazer aceitação para liberá-la. Depois de liberada, a tarefa fica novamente disponível para qualquer um dos usuários atribuídos.
4. Clique no botão Concluir no cabeçalho do fluxo de trabalho.
5. Uma caixa de diálogo de confirmação é aberta. Revise a mensagem e clique em Complete para prosseguir.
6. Se o seu fluxo de trabalho solicitar uma assinatura eletrônica: insira seu nome de usuário e senha para fornecer uma assinatura eletrônica.

Visualização de linha do tempo para fluxos de trabalho de documentos

A página de tarefas do fluxo de trabalho do documento inclui a opção Timeline View para fornecer uma visão panorâmica dos eventos relacionados ao fluxo de trabalho. A Timeline View mostra no máximo 100 tarefas.

Acessando a visualização da linha do tempo

Para abrir esta visualização dentro de uma página de tarefa de fluxo de trabalho de documento, clique no botão Visualização de Linha do Tempo na barra de ferramentas do seletor de layout.

Ações na visualização da linha do tempo

Na Timeline View, você pode clicar em View Workflow History Report para uma linha de fluxo de trabalho para revisar os detalhes do fluxo de trabalho e da tarefa usando um relatório. Você também pode usar os menus Actions em fluxos de trabalho e tarefas ativos para acessar opções relacionadas, como Cancel Workflow, Cancel Task, Add Participants, Update Due Date e Reassign.

Atualizar datas de vencimento das tarefas

1. Navegue até a visualização da Linha do tempo do fluxo de trabalho.
2. No menu Detalhes da tarefa, selecione Atualizar data de vencimento da tarefa.
3. Na caixa de diálogo, selecione uma nova data no campo Data de vencimento da tarefa.
4. Clique em Atualizar.
5. O Vault notifica o proprietário da tarefa sobre a data de vencimento atualizada.

Remover documentos

Quando você remove um documento de um fluxo de trabalho de documentos, o Vault usa o Workflow Cancel State para mover o documento para um estado de ciclo de vida apropriado. Se o envelope contiver apenas um único documento, você não poderá removê-lo.

1. Passe o mouse sobre o nome do documento na lista no lado esquerdo do visualizador.
2. Clique no ícone X.
3. Na janela de confirmação, clique em Continue para confirmar. Esta ação não é reversível.

Cancelar fluxos de trabalho

Às vezes, é necessário parar um fluxo de trabalho ativo e remover todas as tarefas pendentes das listas de participantes. Quando você cancela um fluxo de trabalho, o conteúdo do fluxo de trabalho retorna ao estado em que estava antes do fluxo de trabalho começar.

1. Navegue até Início > Fluxos de trabalho ativos ou até a visualização Linha do tempo do fluxo de trabalho.
2. Clique no menu Ações e selecione Cancelar fluxo de trabalho.
3. Se solicitado, forneça um comentário sobre o cancelamento.
4. Na caixa de diálogo, clique em Continuar.

Substituir o proprietário do fluxo de trabalho

Se você tiver as permissões corretas, poderá substituir o proprietário de um fluxo de trabalho ativo. O Vault reatribui todas as tarefas atuais que foram atribuídas ao grupo de participantes Workflow Owner ao novo proprietário, e todas as tarefas futuras serão atribuídas ao novo proprietário.

1. No menu Ações do fluxo de trabalho, escolha Substituir proprietário do fluxo de trabalho.
2. Na caixa de diálogo, selecione um usuário para substituir o proprietário atual do fluxo de trabalho. Somente usuários com permissões para iniciar esse tipo de fluxo de trabalho estão disponíveis como proprietários de substituição.
3. Clique em Enviar.

Participantes do fluxo de trabalho de e-mail

Esta ação permite que você envie um e-mail para um ou mais participantes do fluxo de trabalho para lembrá-los de datas de vencimento de tarefas que estão se aproximando ou estão atrasadas ou para notificá-los sobre alterações no fluxo de trabalho.

1. Navegue até Início > Fluxos de trabalho ativos, a exibição de linha do tempo da página Informações do documento ou o painel Fluxos de trabalho ativos.
2. No menu Ações do fluxo de trabalho, escolha Enviar e-mail aos participantes.
3. Na caixa de diálogo, escolha os Destinatários do e-mail.
4. No campo Mensagem, insira uma mensagem.
5. Para incluir-se como destinatário, marque a caixa de seleção Enviar uma cópia para mim.
6. Clique em Enviar.

Grupos de Participantes

Ao enviar e-mails para participantes do fluxo de trabalho, você poderá ver os seguintes grupos de destinatários disponíveis para seleção:

• Proprietários de tarefas disponíveis: usuários que têm uma tarefa disponível para aceitar.
• Proprietários de tarefas concluídas: usuários que concluíram a tarefa atual ou anterior.
• Proprietários de Tarefas Pendentes: Usuários ou grupos que aceitaram uma tarefa disponível, mas ainda não a concluíram. Tarefas futuras não estão incluídas.
• Proprietários de Tarefas Incompletas: Usuários que ainda não concluíram uma tarefa atribuída. Tarefas futuras não estão incluídas.