O SiteVault fornece um registro de auditoria robusto de todas as ações realizadas em um documento. O SiteVault também permite exportar essas informações para facilitar a geração de relatórios e a filtragem em um nível mais detalhado. A janela de registro de auditoria exibe o seguinte:
- Carimbo de data/hora: Data e hora em que a ação foi realizada, ajustadas ao seu fuso horário. Os carimbos de data/hora também indicam a época do ano em que o evento ocorreu, utilizando o horário de verão. Por exemplo, os registros de auditoria no SiteVaults, usando o fuso horário GMT, mostram os horários GMT durante o outono e o inverno e o horário BST durante a primavera e o verão.
- Nome de usuário: Nome de login do usuário que realizou a ação; às vezes, aparece "Sistema" para indicar que a ação foi realizada automaticamente pelo SiteVault. As ações "Sistema" incluem alterações de estado e atualizações de campos realizadas como parte de um fluxo de trabalho, bem como a inicialização automática de um fluxo de trabalho.
- Versão: Versão do documento em que a ação ocorreu.
- Descrição do evento: Descrição da ação ocorrida, por exemplo, "'tlee@veevapharm.com' foi adicionado ao campo 'Nome'". Observe que, quando os dados são alterados, a descrição exibe tanto o valor anterior quanto o novo valor.
Nota: Os registros de auditoria suportam uma precisão de um segundo. Eventos que ocorrem dentro de um único segundo podem aparecer em uma ordem inesperada.
Acessando trilhas de auditoria de documentos
- No menu Todas as ações, na página Biblioteca ou Informações do documento, escolha Rastreamento de auditoria.
- As informações do histórico de auditoria são exibidas em uma janela. As ações aparecem em ordem da mais recente para a mais antiga.
- Opcional: Para alterar o filtro de trilha de auditoria, escolha uma opção no menu suspenso.
- Opcional: Para baixar o histórico de auditoria, clique no ícone do menu de ações e selecione CSV, Texto ou PDF. Observe que o arquivo exportado possui colunas diferentes da janela do histórico de auditoria.
- Ao terminar, clique em Fechar.
Filtrar trilhas de auditoria
Por padrão, o histórico de auditoria é filtrado por Data e Hora, ou seja, todos os registros. Você pode selecionar um período diferente no segundo menu suspenso.
- Selecione Timestamp, Event ou User no menu suspenso.
- Opcional: Se você selecionou "Carimbo de data/hora", selecione um intervalo de datas no menu suspenso à direita. Se você selecionou um intervalo, dois campos de data adicionais serão exibidos. Clique em cada campo para selecionar uma data de início e uma data de término para o intervalo.
- Opcional: Se você selecionou Evento, o operador Entrada e um segundo menu suspenso aparecerão. Selecione o(s) evento(s) desejado(s) no segundo menu suspenso. Clique em Aplicar.
- Opcional: Se você selecionou Usuário, o operador " Entrar" e um segundo menu suspenso aparecerão. Selecione o(s) usuário(s) desejado(s) no segundo menu suspenso. Você pode selecionar vários usuários individuais, mas não grupos de usuários.
- Opcional: Clique no botão Adicionar filtro para adicionar qualquer um dos filtros restantes ( Data e hora, Evento ou Usuário ).
- Clique em Aplicar para atualizar a tabela.
Exportando trilhas de auditoria
Para baixar o histórico de auditoria, clique no ícone do menu de ações e selecione CSV, Texto ou PDF.
Exportações em CSV
O arquivo CSV exportado mostra as informações em um formato ligeiramente diferente. Por exemplo, o arquivo CSV separa os detalhes de cada evento em colunas individuais.
Exportações em PDF
Ao exportar como PDF, o SiteVault adiciona números de página e uma página de rosto ao arquivo. Todos os históricos e trilhas de auditoria utilizam o mesmo modelo de página de rosto para exportação de auditoria.
