SiteVault oferece várias maneiras de carregar e finalizar todos os documentos que você precisa para seu site ou organização de pesquisa. Nesta página, você encontrará uma breve visão geral das ferramentas usadas para gerenciar o progresso do documento e as etapas para criar e finalizar documentos.

Ciclos de vida de documentos, fluxos de trabalho e alterações de estado

O processo de finalização de um documento é realizado progredindo o documento do seu estado inicial (Rascunho ou Recebido do Patrocinador/CRO) para seu estado estável (Atual, Final, etc.). SiteVault usa ciclos de vida, fluxos de trabalho e alterações de estado para concluir esse processo.

• Quando você cria um novo documento em SiteVault, o documento recebe um ciclo de vida com base no tipo de documento.
• Os documentos passam por uma série de estados de ciclo de vida (ou status ) com base nas ações que você realiza (fluxos de trabalho, alterações de estado, etc.).
• Um fluxo de trabalho pode incluir várias etapas, enquanto uma mudança de estado é uma ação direta de estado para estado.
• Documentos no estado de Rascunho geralmente exigem revisões, atualizações ou aprovações adicionais.
• Os documentos em estado estável são considerados registros oficiais do estudo e estão disponíveis para revisões de monitores.
• Os documentos podem ser movidos para um estado Substituído quando uma versão mais nova do documento for finalizada. Isso acontece automaticamente quando você empilha versões de documentos.

Criar e finalizar tarefas de documentos

As informações nesta seção são para fornecer orientação para criar novos documentos e para mover documentos para seu estado estável. Se você estiver adicionando uma versão atualizada de um documento que já existe em SiteVault, faça upversion do documento em vez disso.

Crie novos documentos a partir de arquivos enviados

Você pode criar documentos da Document Library ou do Study eBinder. Os documentos enviados para a biblioteca são criados no estado Draft; os documentos enviados para o Study eBinder podem passar para seu estado estável como parte do processo de envio.

• Para saber como fazer upload de documentos para o Study eBinder, consulte Study eBinder.
  
• Para saber como fazer upload de documentos para a Biblioteca, consulte Biblioteca de Documentos.

Mover documentos para seu estado estável (final)

Mover documentos para seu estado estável garante que eles estejam disponíveis para visualização por usuários que tenham permissão apenas para visualizar a versão de estado estável do documento (por exemplo, um patrocinador, monitor ou participante do estudo).

Da Biblioteca de Documentos

1. Localize e selecione o documento na Biblioteca.
2. No menu Todas as ações, selecione Alterar status para {XXXX}, onde XXXX é o status final do tipo de documento.
3. Preencha o campo Data do documento.
4. Ações adicionais
   • Se nenhuma outra ação for necessária, selecione Salvar para concluir o processo.
   • Se for necessária a certificação de cópia, selecione Executar certificação de cópia.
     • Preencha a cópia da certificação.
     • Selecione Salvar para concluir o processo.

Do estudo eBinder

1. Localize o documento no eBinder.
2. No menu Ações do documento (…), selecione Alterar status para {XXXX}, onde XXXX é o status final do tipo de documento.
3. Preencha o campo Data do documento.
4. Ações adicionais:
   • Se nenhuma outra ação for necessária, selecione Salvar para concluir o processo.
   • Se for necessária a certificação de cópia, selecione Executar certificação de cópia.
     • Preencha a cópia da certificação.
     • Selecione Salvar para concluir o processo.