Met een multi-documentworkflow kunt u meerdere documenten tegelijkertijd via een workflow naar meerdere deelnemers versturen.

SiteVault biedt multi-document op de volgende workflows:

• Lezen en begrijpen: Stuur een of meer studiedocumenten naar studieteamleden. Elke ontvanger moet bevestigen dat hij/zij elk studiedocument heeft gelezen en begrepen.
• Verzenden ter beoordeling: Stuur een of meerdere documenten naar collega's die feedback kunnen geven met behulp van de annotatietool.
• Verzenden voor e-handtekening: Verzend een of meerdere documenten naar meerdere ondertekenaars om een document goed te keuren (geen PI toezicht).

Documenten selecteren

• Workflows starten vanuit de bibliotheek: Wanneer u een documentworkflow start vanuit de bibliotheek, omvat SiteVault alle documenten in uw huidige weergave. Als u bijvoorbeeld een workflow start vanuit Favorieten, omvat SiteVault alle documenten in uw Favorieten in de documentworkflow. Als u een zoekopdracht uitvoert of filters toepast voordat u de workflow start, omvat SiteVault alleen de overeenkomende documenten.
• Workflows starten vanuit de winkelwagen: Wanneer u een documentworkflow start vanuit de winkelwagen, bevat SiteVault alle documenten in uw winkelwagen. Hiermee kunt u de documenten selecteren die u wilt opnemen in de envelop van de documentworkflow.

Beperkingen van de workflow met meerdere documenten

• Sommige documentworkflows zijn alleen beschikbaar voor specifieke documentlevenscyclusstatussen.
• In de volgende situaties kunt u geen documentenworkflow starten:
  • Als een van de geselecteerde documenten zich al in een actieve workflow bevindt
  • Als er meer dan 100 documenten zijn geselecteerd
  • Als een documentworkflow is gekoppeld aan een specifieke levenscyclus, staat de workflow mogelijk alleen documenten toe in een bepaalde staat of met specifieke geconfigureerde velden. U kunt de workflow niet starten als een of meer documenten niet voldoen aan de opgegeven voorwaarden

Taken voor workflows met meerdere documenten

Start een workflow voor meerdere documenten

1. Filter op de geselecteerde documenten in de Bibliotheek of Winkelwagen.
2. Selecteer Start Workflow in het menu Acties. U kunt maximaal 100 documenten in de workflow opnemen.
3. Selecteer in het startdialoogvenster een specifieke workflow in de vervolgkeuzelijst Workflow. SiteVault geeft alleen workflows weer die actief en geldig zijn voor de geselecteerde documenten.
4. Selecteer Doorgaan.
5. Geef indien gevraagd een Beschrijving op. SiteVault gebruikt deze waarde als de Naam voor de Envelope- record.
6. Wijs taakontvanger(s) toe.
7. Voeg indien beschikbaar taakinstructies toe. Deze instructies verschijnen in Alle en Mijn taken kennisgevingen en op het documenttaaklint.
8. Vul alle vereiste veldwaarden of variabelen in.
9. Selecteer Start.

Voltooi toegewezen taken

Binnen een documentworkflow kunt u taken hebben waarvoor u een taakoordeel moet geven voor elk document in de workflowenvelop. U kunt eenvoudig zien welke documenten u hebt bekeken in de multi-documentviewer. De titels van documenten die u nog niet hebt bekeken, worden vetgedrukt weergegeven, terwijl de titels van bekeken documenten niet vetgedrukt worden weergegeven.

1. Nadat u een documentworkflow hebt gestart, navigeert u naar Start > Mijn taken.
2. Klik op de knop Voltooien of Doorgaan om de documentworkflowviewer te openen.
3. Als u een beschikbare taak hebt: Klik in de workflowheader op Accepteren. Let op: zodra u een taak hebt geaccepteerd, kunt u op Acceptatie ongedaan maken klikken om deze vrij te geven. Zodra de taak is vrijgegeven, is deze weer beschikbaar voor alle toegewezen gebruikers.
4. Klik op de knop Voltooien in de workflowheader.
5. Er wordt een bevestigingsdialoog geopend. Controleer het bericht en klik op Voltooien om door te gaan.
6. Als uw workflow om een e-handtekening vraagt: Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in om een e-handtekening te verstrekken.

Tijdlijnweergave voor documentworkflows

De documentworkflowtaakpagina bevat de optie Tijdlijnweergave om een vogelperspectief te bieden op workflowgerelateerde gebeurtenissen. De Tijdlijnweergave toont maximaal 100 taken.

Toegang tot de tijdlijnweergave

Als u deze weergave wilt openen binnen een documentwerkstroomtaakpagina, klikt u op de knop Tijdlijnweergave op de werkbalk van de lay-outselectie.

Acties in de tijdlijnweergave

Vanuit de tijdlijnweergave kunt u op Workflowgeschiedenisrapport weergeven voor een workflowrij klikken om de workflow- en taakdetails te bekijken met behulp van een rapport. U kunt ook de menu's Acties op actieve workflows en taken gebruiken om toegang te krijgen tot gerelateerde opties zoals Workflow annuleren, Taak annuleren, Deelnemers toevoegen, Einddatum bijwerken en Opnieuw toewijzen.

Taakvervaldatums bijwerken

1. Navigeer naar de tijdlijnweergave van de workflow.
2. Selecteer in het menu Taakdetails Acties de optie Taakvervaldatum bijwerken.
3. Selecteer in het dialoogvenster een nieuwe datum in het veld Taakvervaldatum.
4. Klik op Bijwerken.
5. Vault informeert de taakeigenaar over de bijgewerkte vervaldatum.

Documenten verwijderen

Wanneer u een document uit een documentworkflow verwijdert, gebruikt Vault de Workflow Cancel State om het document naar een geschikte levenscyclusstatus te verplaatsen. Als de envelop slechts één document bevat, kunt u het niet verwijderen.

1. Beweeg de muis over de naam van het document in de lijst aan de linkerkant van de viewer.
2. Klik op het X- pictogram.
3. Klik in het bevestigingsvenster op Doorgaan om te bevestigen. Deze actie is niet omkeerbaar.

Workflows annuleren

Soms is het nodig om een actieve workflow te stoppen en alle openstaande taken van de deelnemerslijsten te verwijderen. Wanneer u een workflow annuleert, keert de workflowinhoud terug naar de staat waarin deze zich bevond voordat de workflow startte.

1. Ga naar Start > Actieve workflows of naar de weergave Workflowtijdlijn.
2. Klik op het menu Acties en selecteer Workflow annuleren.
3. Geef indien gevraagd een opmerking over de annulering.
4. Klik in het dialoogvenster op Doorgaan.

Vervang de workfloweigenaar

Als u over de juiste machtigingen beschikt, kunt u de eigenaar van een actieve workflow vervangen. Vault wijst alle huidige taken die waren toegewezen aan de deelnemersgroep Workfloweigenaar opnieuw toe aan de nieuwe eigenaar. Alle toekomstige taken worden toegewezen aan de nieuwe eigenaar.

1. Kies in het menu Acties van de workflow de optie Workfloweigenaar vervangen.
2. Selecteer in het dialoogvenster een gebruiker om de huidige workfloweigenaar te vervangen. Alleen gebruikers met machtigingen om dit type workflow te starten, zijn beschikbaar als vervangende eigenaren.
3. Klik op Verzenden.

Deelnemers aan de e-mailworkflow

Met deze actie kunt u een e-mail sturen naar een of meerdere deelnemers aan de workflow om hen te herinneren aan naderende of verstreken taakvervaldata of om hen op de hoogte te stellen van wijzigingen in de workflow.

1. Ga naar Start > Actieve workflows, de Tijdlijnweergave van de pagina Doc Info of het paneel Actieve workflows.
2. Kies in het menu Acties van de workflow de optie E-maildeelnemers.
3. Selecteer in het dialoogvenster de ontvangers van de e-mail.
4. Voer in het veld Bericht een bericht in.
5. Om uzelf als ontvanger op te nemen, selecteert u het selectievakje Stuur een kopie naar mijzelf.
6. Klik op Verzenden.

Deelnemersgroepen

Wanneer u e-mails naar deelnemers aan de workflow stuurt, kunt u de volgende ontvangersgroepen selecteren:

• Beschikbare taakeigenaren: gebruikers die een taak beschikbaar hebben om te accepteren.
• Eigenaars van voltooide taken: gebruikers die de huidige of vorige taak hebben voltooid.
• Pending Task Owners: Gebruikers of groepen die een beschikbare taak hebben geaccepteerd, maar deze nog niet hebben voltooid. Toekomstige taken zijn niet inbegrepen.
• Incomplete Task Owners: Gebruikers die een toegewezen taak nog niet hebben voltooid. Toekomstige taken zijn niet inbegrepen.