eSignature Overzicht

eSignatures bieden gebruikers een manier om goedkeuringstaken uit te voeren en documenten elektronisch te ondertekenen. Documenten hebben verschillende eSignature-behoeften op basis van het documenttype en de status. SiteVault biedt alleen een eSignature-workflow die geschikt is voor het documenttype en de huidige levenscyclusstatus.

Er zijn drie eSignature-documentworkflows beschikbaar in SiteVault:

• Verzenden voor goedkeuring van e-handtekening
  • Verzamel e-handtekeningen voor documenten die één of meer handtekeningen nodig hebben voor goedkeuring.
  • Beschikbaar in de levenscycli Concept naar Huidig en Concept naar Definitief.
  • Beschikbaar zolang het de status Concept heeft.
  • Niet bedoeld voor toezicht door hoofdonderzoeker (PI).
• Verzenden voor e-handtekening
  • Beschikbaar voor documenttypen waarvoor om een specifieke reden een e-handtekening vereist is (meestal vermeld op het formulier).
  • Beschikbaar zolang het de status Concept heeft.
  • Voorbeelden:
    • CV
    • Financiële openbaarmaking
    • Formulier voor geïnformeerde toestemming (ondertekend)
• Verzenden voor PI eSignature
  • Stuur het document naar het PI van uw studie voor e-handtekening.
  • Beschikbaar voor documenttypen waarvoor PI eSignature vereist is (meestal vermeld op het formulier).
  • Voorbeelden:
    • 1572 of gelijkwaardig
    • Acceptatie van IB
    • Delegatie van bevoegdheid
    • Protocol handtekeningpagina

eSignature-taken

Zie Workflows voor meerdere documenten voor het gelijktijdig verzenden van meerdere documenten voor e- handtekening.

Documenten verzenden voor e-handtekeningen

1. Zoek en selecteer het document in de Bibliotheek of eBinder.
2. Selecteer de eSignature-workflow in het menu Workflowacties.
3. Selecteer wie het document moet ondertekenen.
4. Voeg indien beschikbaar taakinstructies toe. Deze instructies verschijnen in Alle en Mijn taken kennisgevingen en op het documenttaaklint.
5. Selecteer een vervaldatum.
6. Selecteer Start om de eSignature-workflow te starten.

Het voltooien van e-handtekeningen

Als u of iemand anders op uw centrum u een document stuurt om elektronisch te ondertekenen, ontvangt u een melding in SiteVault en per e-mail om de taak te voltooien.

1. Zoek en selecteer het document in de Bibliotheek of eBinder. U kunt het ook openen door de link in de e-mailmelding te selecteren of vanuit de weergave Mijn taken op het tabblad Start van SiteVault.
2. Selecteer Voltooien bij de taak.
3. Voer de vereiste en eventuele optionele informatie in het dialoogvenster in.
4. Selecteer Voltooien.

e-handtekeningen op documenten bekijken

U kunt een e-handtekening in een document bekijken via het informatiepaneel terwijl u een document bekijkt.

1. Navigeer naar het document en open het.
2. Vouw indien nodig het informatiepaneel uit.
3. In het gedeelte Handtekeningen ziet u de e-handtekeningen op het document. Daarnaast kunt u de koppeling Handtekeningpagina selecteren om de handtekeningpagina in een nieuw browsertabblad te bekijken.