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모든 문서를 저장하고 관리하세요

다중 문서 워크플로 시작 및 완료

다중 문서 워크플로를 사용하면 워크플로를 통해 여러 문서를 여러 참여자에게 동시에 보낼 수 있습니다.

SiteVault 다음 워크플로에 따라 다중 문서를 제공합니다.

  • 읽고 이해하기: 하나 이상의 연구 문서를 연구팀 구성원에게 보냅니다. 각 수신자는 각 연구 문서를 읽고 이해했음을 확인해야 합니다.
  • 검토용으로 보내기: 주석 도구를 사용하여 피드백을 제공할 수 있는 동료에게 하나 이상의 문서를 보냅니다.
  • 전자 서명을 위해 보내기: 하나 이상의 문서를 여러 서명자에게 보내 기록을 승인합니다( PI 감독이 아님).

문서 선택

  • 라이브러리에서 워크플로 시작: 라이브러리에서 문서 워크플로를 시작할 때 SiteVault 현재 보기에 있는 모든 문서를 포함합니다. 예를 들어, 즐겨찾기에서 워크플로를 시작하면 SiteVault 문서 워크플로에 즐겨찾기에 있는 모든 문서를 포함합니다. 워크플로를 시작하기 전에 검색을 수행하거나 필터를 적용하면 SiteVault 일치하는 문서만 포함합니다.
  • 카트에서 워크플로 시작: 카트에서 문서 워크플로를 시작할 때 SiteVault 카트에 있는 모든 문서를 포함합니다. 이를 통해 문서 워크플로 봉투에 포함하려는 문서를 선택할 수 있습니다.

다중 문서 워크플로 제한 사항

  • 일부 문서 워크플로는 특정 문서 수명 주기 상태에서만 사용할 수 있습니다.
  • 다음과 같은 상황에서는 문서 워크플로를 시작할 수 없습니다.
    • 선택한 문서 중 하나라도 이미 활성 워크플로에 있는 경우
    • 선택된 문서가 100개 이상인 경우
    • 문서 워크플로가 특정 라이프사이클과 연결되어 있는 경우 워크플로는 특정 상태의 문서나 특정 필드가 구성된 문서만 허용할 수 있습니다. 하나 이상의 문서가 지정된 조건을 충족하지 않으면 워크플로를 시작할 수 없습니다.

다중 문서 워크플로 작업

여러 문서에 대한 워크플로 시작

  1. 라이브러리나 카트에서 선택된 문서로 필터링합니다.
  2. 작업 메뉴에서 워크플로 시작을 선택합니다. 워크플로에 최대 100개의 문서를 포함할 수 있습니다.
  3. 시작 대화 상자에서 Workflow 드롭다운에서 특정 워크플로를 선택합니다. SiteVault 선택한 문서에 대해 활성화되고 유효한 워크플로만 표시합니다.
  4. 계속을 선택하세요.
  5. 메시지가 표시되면 설명을 제공합니다. SiteVault 이 값을 봉투 레코드의 이름 으로 사용합니다.
  6. 작업 수신자를 지정합니다.
  7. 가능하다면 작업 지침을 추가합니다. 이러한 지침은 모든 작업 및 내 작업 알림과 문서 작업 리본에 나타납니다.
  8. 필수 필드 값이나 변수를 입력하세요.
  9. 시작을 선택하세요.

할당된 작업 완료

문서 워크플로 내에서 워크플로 봉투의 각 문서에 대한 작업 판정을 제공해야 하는 작업이 있을 수 있습니다. 다중 문서 뷰어에서 어떤 문서를 보았는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 아직 보지 않은 문서의 제목은 굵게 표시되고, 본 문서의 제목은 굵게 표시되지 않습니다.

  1. 문서 워크플로를 시작한 후 홈 > 내 작업 으로 이동합니다.
  2. 완료 또는 계속 버튼을 클릭하여 문서 워크플로 뷰어를 엽니다.
  3. 사용 가능한 작업이 있는 경우: 워크플로 헤더에서 수락을 클릭합니다. 작업을 수락한 후에는 수락 취소를 클릭하여 해제할 수 있습니다. 해제되면 할당된 모든 사용자가 작업을 다시 사용할 수 있습니다.
  4. 워크플로 헤더에서 완료 버튼을 클릭합니다.
  5. 확인 대화 상자가 열립니다. 메시지를 검토하고 완료를 클릭하여 계속 진행합니다.
  6. 워크플로에서 전자 서명이 필요한 경우: 사용자 이름과 비밀번호를 입력하여 전자 서명을 제공하세요.

문서 워크플로우를 위한 타임라인 보기

문서 워크플로 작업 페이지에는 워크플로 관련 이벤트에 대한 조감도를 제공하는 타임라인 보기 옵션이 포함되어 있습니다. 타임라인 보기에는 최대 100개의 작업이 표시됩니다.

타임라인 뷰에 접근하기

문서 워크플로 작업 페이지에서 이 보기를 열려면 레이아웃 선택기 도구 모음에서 타임라인 보기 버튼을 클릭합니다.

타임라인 뷰에서의 동작

타임라인 보기에서 워크플로 행에 대한 워크플로 기록 보고서 보기를 클릭하면 보고서를 사용하여 워크플로 및 작업 세부 정보를 검토할 수 있습니다. 활성 워크플로 및 작업의 작업 메뉴를 사용하여 워크플로 취소, 작업 취소, 참여자 추가, 마감일 업데이트 및 재할당과 같은 관련 옵션에 액세스할 수도 있습니다.

작업 마감일 업데이트

  1. 워크플로의 타임라인 보기 로 이동합니다.
  2. 작업 세부 정보 작업 메뉴에서 작업 마감일 업데이트를 선택합니다.
  3. 대화 상자에서 작업 마감일 필드에서 새 날짜를 선택합니다.
  4. 업데이트를 클릭하세요.
  5. Vault 작업 소유자에게 업데이트된 마감일을 알립니다.

문서 제거

문서 워크플로에서 문서를 제거하면 Vault 워크플로 취소 상태를 사용하여 문서를 적절한 수명 주기 상태로 이동합니다. 봉투에 문서가 하나만 들어 있는 경우 제거할 수 없습니다.

  1. 뷰어의 왼쪽에 있는 목록에서 문서 이름 위에 마우스를 올려 놓습니다.
  2. X 아이콘을 클릭하세요.
  3. 확인 창에서 계속을 클릭하여 확인합니다. 이 작업은 되돌릴 수 없습니다.

워크플로 취소

때로는 활성 워크플로를 중지하고 참가자 목록에서 모든 미처리 작업을 제거해야 합니다. 워크플로를 취소하면 워크플로 콘텐츠가 워크플로가 시작되기 전 상태로 돌아갑니다.

  1. 홈 > 활성 워크플로 또는 워크플로 타임라인 보기로 이동합니다.
  2. 작업 메뉴를 클릭하고 워크플로 취소를 선택합니다.
  3. 메시지가 표시되면 취소에 대한 의견을 입력하세요.
  4. 대화 상자에서 계속을 클릭합니다.

워크플로 소유자 교체

올바른 권한이 있으면 활성 워크플로의 소유자를 바꿀 수 있습니다. Vault Workflow Owner 참여자 그룹에 할당된 모든 현재 작업을 새 소유자에게 재할당하고 모든 향후 작업은 새 소유자에게 할당됩니다.

  1. 워크플로의 작업 메뉴에서 워크플로 소유자 바꾸기를 선택합니다.
  2. 대화 상자에서 현재 워크플로 소유자를 대체할 사용자를 선택합니다. 이 유형의 워크플로를 시작할 권한이 있는 사용자만 대체 소유자로 사용할 수 있습니다.
  3. 제출을 클릭하세요.

이메일 워크플로 참가자

이 작업을 사용하면 한 명 또는 여러 워크플로 참가자에게 이메일을 보내 작업 마감일이 다가오거나 지났음을 상기시키거나 워크플로 변경 사항을 알릴 수 있습니다.

  1. 홈 > 활성 워크플로, 문서 정보 페이지의 타임라인 보기 또는 활성 워크플로 패널로 이동합니다.
  2. 워크플로의 작업 메뉴에서 참가자에게 이메일 보내기를 선택합니다.
  3. 대화 상자에서 이메일 수신자를 선택합니다.
  4. 메시지 필드에 메시지를 입력하세요.
  5. 본인을 수신자로 포함하려면 '나에게 사본 보내기' 확인란을 선택하세요.
  6. 보내기를 클릭하세요.

참여자 그룹

워크플로 참여자에게 이메일을 보낼 때 다음과 같은 수신자 그룹을 선택할 수 있습니다.

  • 사용 가능한 작업 소유자: 수락 가능한 작업이 있는 사용자입니다.
  • 완료된 작업 소유자: 현재 또는 이전 작업을 완료한 사용자입니다.
  • 보류 중인 작업 소유자: 사용 가능한 작업을 수락했지만 아직 완료하지 않은 사용자 또는 그룹입니다. 향후 작업은 포함되지 않습니다.
  • 미완료 작업 소유자: 할당된 작업을 아직 완료하지 않은 사용자. 향후 작업은 포함되지 않습니다.
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