マルチ ドキュメント ワークフローを使用すると、複数の ドキュメント をワークフローを通じて複数の参加者に同時に送信できます。

SiteVault は、次のワークフローでマルチ ドキュメント を提供します。

• 読んで理解する: 1 つ以上の 治験 ドキュメント を 治験 チーム メンバーに送信します。各受信者は、各 治験 ドキュメント を読んで理解したことを確認する必要があります。
• レビュー用に送信: 注釈ツールを使用してフィードバックを提供できる同僚に 1 つまたは複数の ドキュメント を送信します。
• 電子署名用に送信: レコードを承認するために、1 つまたは複数の ドキュメント を複数の署名者に送信します (PI の監視ではありません)。

ドキュメントを選択

• ライブラリからのワークフローの開始: ライブラリから ドキュメント ワークフローを開始すると、SiteVault には現在の 表示 にあるすべての ドキュメント が含まれます。たとえば、お気に入りからワークフローを開始すると、SiteVault には ドキュメント ワークフローのお気に入りのすべての ドキュメント が含まれます。ワークフローを開始する前に検索を実行するかフィルターを適用すると、SiteVault には一致する ドキュメント のみが含まれます。
• カートからのワークフローの開始: カートから ドキュメント ワークフローを開始すると、SiteVault によってカート内のすべての ドキュメント が含まれます。これにより、ドキュメント ワークフロー エンベロープに含める ドキュメント を選択できます。

マルチドキュメント ワークフローの制限

• 一部の ドキュメント ワークフローは、特定の ドキュメント ライフサイクル状態でのみ使用できます。
• 次の状況では、ドキュメント ワークフローを開始できません。
  • 選択したドキュメントのいずれかがすでにアクティブなワークフローにある場合
  • 100個を超えるドキュメントが選択されている場合
  • ドキュメント ワークフローが特定のライフサイクルに関連付けられている場合、ワークフローでは特定の状態または特定のフィールドが設定された ドキュメント のみが許可されることがあります。1 つ以上の ドキュメント が指定された条件を満たしていない場合、ワークフローを開始することはできません。

マルチドキュメント ワークフロー タスク

複数のドキュメントのワークフローを開始する

1. ライブラリまたはカートで選択した ドキュメント にフィルターします。
2. [アクション] メニューから、 [ワークフローの開始] を選択します。ワークフローには最大 100 個の ドキュメント を含めることができます。
3. 開始ダイアログで、 [ワークフロー] ドロップダウンから特定のワークフローを選択します。SiteVault には、選択した ドキュメント に対してアクティブで有効なワークフローのみが表示されます。
4. [続行]を 選択します。
5. プロンプトが表示されたら、 説明を 入力します。SiteVault はこの値を エンベロープ レコードの名前 として使用します。
6. タスクの受信者を割り当てます。
7. 可能な場合は、タスクの指示を追加します。これらの指示は、 [すべての タスク] および [自分のタスク] の 通知と、[ドキュメント] タスク リボンに表示されます。
8. 必須のフィールド値または変数を入力します。
9. [スタート] を選択します。

割り当てられたタスクを完了する

ドキュメント ワークフロー内には、ワークフロー エンベロープ内の各 ドキュメント に対してタスク判定を提供する必要があるタスクがある場合があります。マルチ ドキュメント ビューアーで、表示した ドキュメント を簡単に確認できます。まだ表示していない ドキュメント のタイトルは太字で表示され、表示済みの ドキュメント のタイトルは太字で表示されません。

1. ドキュメント ワークフローを開始した後、 [ホーム] > [マイタスク] に移動します。
2. [ 完了] または [続行] ボタンをクリックして、ドキュメント ワークフロー ビューアーを開きます。
3. 利用可能なタスクがある場合: ワークフロー ヘッダーで、 [承認] を クリックします。タスクを承認したら、[承認を取り消す] をクリックしてタスクをリリースできます。リリースされると、割り当てられたすべてのユーザーがタスクを再び利用できるようになります。
4. ワークフロー ヘッダーの [完了] ボタンをクリックします。
5. 確認ダイアログが開きます。メッセージを確認し、 「完了」 をクリックして続行します。
6. ワークフローで電子署名が求められる場合: ユーザー名とパスワードを入力して電子署名を提供します。

ドキュメント ワークフローのタイムライン 表示

ドキュメント ワークフロー タスク ページには、ワークフロー関連のイベントを俯瞰できるタイムライン 表示 オプションが含まれています。タイムライン 表示 には、最大 100 個のタスクが表示されます。

タイムラインにアクセスしています 表示

この 表示 を ドキュメント ワークフロー タスク ページ内で開くには、レイアウト セレクター ツールバーから [タイムライン 表示] ボタンをクリックします。

タイムラインのアクション 表示

タイムライン 表示 から、ワークフロー行の 表示 ワークフロー履歴レポート をクリックすると、レポートを使用してワークフローとタスクの詳細を確認できます。また、アクティブなワークフローとタスクの [アクション] メニューを使用して、ワークフローのキャンセル、タスクのキャンセル、参加者の追加、期日の更新、再割り当てなどの関連オプションにアクセスすることもできます。

タスクの期限を更新する

1. ワークフローの タイムライン 表示 に移動します。
2. タスクの 詳細のアクション メニューから、 タスクの期限の更新を 選択します。
3. ダイアログで、 「タスクの期限」 フィールドで新しい日付を選択します。
4. [更新]を クリックします。
5. Vault は、タスク所有者に更新された期限を通知します。

ドキュメント を削除

ドキュメント を ドキュメント ワークフローから削除すると、Vault はワークフローのキャンセル状態を使用して、ドキュメント を適切なライフサイクル状態に移動します。エンベロープに ドキュメント が 1 つしか含まれていない場合は、それを削除することはできません。

1. ビューアーの左側のリストにある ドキュメント の名前にマウスを置きます。
2. X アイコンをクリックします。
3. 確認ウィンドウで、 [続行] をクリックして確定します。この操作は元に戻せません。

ワークフローをキャンセル

場合によっては、アクティブなワークフローを停止し、参加者のリストから未処理のタスクをすべて削除する必要があります。ワークフローをキャンセルすると、ワークフロー コンテンツ はワークフローが開始する前の状態に戻ります。

1. [ホーム] > [アクティブなワークフロー] または ワークフロー タイムライン 表示 に移動します。
2. [アクション] メニューをクリックし、 [ワークフローのキャンセル] を選択します。
3. プロンプトが表示されたら、キャンセルに関するコメントを入力します。
4. ダイアログで、 「続行」を クリックします。

ワークフロー所有者を置き換える

適切な権限がある場合は、アクティブなワークフローの所有者を置き換えることができます。Vault は、ワークフロー所有者参加者グループに割り当てられていた現在のすべてのタスクを新しい所有者に再割り当てし、今後のすべてのタスクは新しい所有者に割り当てられます。

1. ワークフローの 「アクション」 メニューから、 「ワークフロー所有者の置き換え」 を選択します。
2. ダイアログで、現在のワークフロー所有者を置き換えるユーザーを選択します。このワークフローの タイプ を開始する権限を持つユーザーのみが、代わりの所有者として使用できます。
3. 「送信」を クリックします。

電子メールワークフロー参加者

このアクションを使用すると、1 人または複数のワークフロー参加者に電子メールを送信して、タスクの期限が近づいていることや期限を過ぎていることを通知したり、ワークフローの変更を通知したりできます。

1. [ホーム] > [アクティブなワークフロー] 、[ドキュメント情報] ページの [タイムライン] 表示 、または [アクティブなワークフロー] パネルに移動します。
2. ワークフローの 「アクション」 メニューから、 「参加者にメールを送信」 を選択します。
3. ダイアログボックスで、電子メールの 受信者 を選択します。
4. 「メッセージ」 フィールドにメッセージを入力します。
5. 自分自身を受信者として含めるには、「自分にコピーを送信する」チェックボックスをオンにします。
6. [送信]を クリックします。

参加者グループ

ワークフローの参加者に電子メールを送信する場合、選択可能な次の受信者グループが表示されることがあります。

• 利用可能なタスク所有者: 受け入れ可能なタスクを持つユーザー。
• 完了したタスクの所有者: 現在のタスクまたは以前のタスクを完了したユーザー。
• 保留中のタスク所有者: 利用可能なタスクを受け入れたが、まだ完了していないユーザーまたはグループ。将来のタスクは含まれません。
• 未完了のタスク所有者: 割り当てられたタスクをまだ完了していないユーザー。将来のタスクは含まれません。