Copia certificata di un documento Definizione: "Una copia (indipendentemente dal tipo di supporto utilizzato) del record originale che è stata verificata (ad esempio, tramite una firma datata o tramite generazione tramite un processo convalidato) per avere le stesse informazioni, inclusi i dati che descrivono il contesto, il contenuto e la struttura, dell'originale". - Linee guida ICH per GCP

SiteVault offre l'opzione per i documenti finalizzati di essere classificati come copie certificate. Spetta a centro/organizzazione determinare quali documenti devono essere copie certificate. Un documento è considerato una copia della fonte se è stato scaricato da una fonte elettronica o da un sistema di cartella clinica elettronica (EHR) o se è stato scansionato prima di essere caricato su SiteVault. Un documento è considerato un documento di origine originale se questo è il file in cui i dati sono stati originariamente acquisiti (ad esempio, se un file.DOCX è stato completato durante la visita).

Passaggio 1: creare una nuova bozza

Un documento finalizzato può essere certificato come copia creando una nuova bozza e quindi certificando il documento come copia durante la finalizzazione

1. Accedere al documento nella Libreria documenti.
2. Dal menu Tutte le azioni, seleziona + Crea bozza.

   

3. Selezionare il metodo di creazione del file.

   

4. Facoltativamente, fornire una descrizione.
5. Selezionare Crea.

Fase 2: finalizzare e certificare come copia

1. Accedere al documento nella Libreria documenti.
2. Dal menu Tutte le azioni, seleziona Cambia stato in {XXXX}, dove XXXX è lo stato finale del tipo di documento.

   

3. Seleziona una data del documento.
4. Facoltativamente, fornire una descrizione.
5. Dal menu a discesa Azioni aggiuntive, seleziona Esegui copia certificazione.

   

6. Selezionare Salva.