दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रतिलिपि परिभाषा: "मूल रिकॉर्ड की एक प्रतिलिपि (चाहे मीडिया का प्रकार कुछ भी हो) जिसे सत्यापित किया गया है (यानी, दिनांकित हस्ताक्षर द्वारा या मान्य प्रक्रिया के माध्यम से पीढ़ी द्वारा) जिसमें मूल के समान ही जानकारी है, जिसमें संदर्भ, सामग्री और संरचना का वर्णन करने वाले डेटा शामिल हैं।" - जीसीपी के लिए आईसीएच दिशानिर्देश

SiteVault अंतिम रूप से तैयार किए गए दस्तावेजों को प्रमाणित प्रतियों के रूप में वर्गीकृत करने का विकल्प प्रदान करता है। यह साइट/संगठन पर निर्भर करता है कि वह निर्धारित करे कि किन दस्तावेजों को प्रमाणित प्रतियों के रूप में होना आवश्यक है। यदि किसी दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक स्रोत या इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड (ईएचआर) सिस्टम से डाउनलोड किया गया है या यदि उसे SiteVault पर अपलोड करने से पहले स्कैन किया गया है, तो उसे स्रोत की प्रति माना जाता है। यदि यह वह फ़ाइल है जहाँ डेटा मूल रूप से कैप्चर किया गया था (उदाहरण के लिए, यदि यात्रा के दौरान.DOCX फ़ाइल पूरी की गई थी) तो दस्तावेज़ को मूल स्रोत दस्तावेज़ माना जाता है।

चरण 1: नया ड्राफ्ट बनाएं

अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ को एक नया मसौदा तैयार करके प्रतिलिपि के रूप में प्रमाणित किया जा सकता है, और फिर अंतिम रूप देने के दौरान दस्तावेज़ को प्रतिलिपि के रूप में प्रमाणित किया जा सकता है

1. दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ तक पहुँचें.
2. सभी क्रियाएँ मेनू से, + ड्राफ्ट बनाएँ चुनें.

   

3. फ़ाइल निर्माण विधि का चयन करें.

   

4. वैकल्पिक रूप से, विवरण प्रदान करें.
5. बनाएँ चुनें.

चरण 2: प्रतिलिपि के रूप में अंतिम रूप दें और प्रमाणित करें

1. दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ तक पहुँचें.
2. सभी क्रियाएँ मेनू से, स्थिति को {XXXX} में बदलें का चयन करें, जहाँ XXXX दस्तावेज़ प्रकार की अंतिम स्थिति है।

   

3. दस्तावेज़ दिनांक चुनें.
4. वैकल्पिक रूप से, विवरण प्रदान करें.
5. अतिरिक्त क्रियाएँ ड्रॉपडाउन से, प्रमाणीकरण की प्रतिलिपि बनाएँ चुनें.

   

6. सहेजें चुनें.