SiteVault आपको अपनी साइट या शोध संगठन के लिए आवश्यक सभी दस्तावेज़ों को अपलोड करने और अंतिम रूप देने के कई तरीके प्रदान करता है। इस पृष्ठ पर, आपको दस्तावेज़ प्रगति को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले टूल और दस्तावेज़ बनाने और उन्हें अंतिम रूप देने के चरणों का संक्षिप्त अवलोकन मिलेगा।

दस्तावेज़ जीवनचक्र, कार्यप्रवाह और स्थिति परिवर्तन

किसी दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने की प्रक्रिया दस्तावेज़ को उसकी प्रारंभिक अवस्था (प्रायोजक/सीआरओ से प्राप्त या प्रारूपित) से स्थिर अवस्था (वर्तमान, अंतिम, आदि) तक ले जाकर पूरी की जाती है। SiteVault इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए जीवनचक्र, कार्यप्रवाह और अवस्था परिवर्तनों का उपयोग करता है।

• जब आप SiteVault में कोई नया दस्तावेज़ बनाते हैं, तो दस्तावेज़ को दस्तावेज़ प्रकार के आधार पर एक जीवनचक्र असाइन किया जाता है।
• आपके द्वारा की गई कार्रवाइयों (कार्यप्रवाह, स्थिति परिवर्तन, आदि) के आधार पर दस्तावेज़ जीवनचक्र अवस्थाओं (या स्थितियों ) की एक श्रृंखला से गुजरते हैं।
• एक कार्यप्रवाह में कई चरण शामिल हो सकते हैं, जबकि स्थिति परिवर्तन एक प्रत्यक्ष राज्य-दर-राज्य क्रिया है।
• ड्राफ्ट अवस्था में दस्तावेजों को आमतौर पर अतिरिक्त समीक्षा, अद्यतन या अनुमोदन की आवश्यकता होती है।
• स्थिर अवस्था में दस्तावेजों को आधिकारिक अध्ययन रिकॉर्ड माना जाता है तथा वे निगरानी समीक्षा के लिए उपलब्ध होते हैं।
• जब दस्तावेज़ का नया संस्करण अंतिम रूप से तैयार हो जाता है, तो दस्तावेज़ को सुपरसीडेड स्थिति में ले जाया जा सकता है। जब आप दस्तावेज़ संस्करणों को स्टैक करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से होता है।

दस्तावेज़ कार्य बनाएँ और अंतिम रूप दें

इस अनुभाग में दी गई जानकारी नए दस्तावेज़ बनाने और दस्तावेज़ों को उनकी स्थिर स्थिति में ले जाने के लिए दिशा-निर्देश प्रदान करने के लिए है। यदि आप किसी ऐसे दस्तावेज़ का अपडेटेड संस्करण जोड़ रहे हैं जो पहले से ही SiteVault में मौजूद है, तो इसके बजाय दस्तावेज़ को अपवर्जन करें ।

अपलोड की गई फ़ाइलों से नए दस्तावेज़ बनाएँ

आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी या स्टडी ईबाइंडर से दस्तावेज़ बना सकते हैं। लाइब्रेरी में अपलोड किए गए दस्तावेज़ ड्राफ्ट अवस्था में बनाए जाते हैं; स्टडी ईबाइंडर में अपलोड किए गए दस्तावेज़ अपलोड प्रक्रिया के भाग के रूप में अपनी स्थिर अवस्था में जा सकते हैं।

• अध्ययन ईबाइंडर पर दस्तावेज़ अपलोड करने के चरणों के लिए, अध्ययन ईबाइंडर देखें।
  
• लाइब्रेरी में दस्तावेज़ अपलोड करने के चरणों के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी देखें।

दस्तावेज़ों को उनकी स्थिर (अंतिम) स्थिति में ले जाएँ

दस्तावेजों को उनकी स्थिर अवस्था में ले जाने से यह सुनिश्चित होता है कि दस्तावेज केवल उन उपयोगकर्ताओं द्वारा देखे जाने के लिए उपलब्ध हैं जिनके पास दस्तावेज के स्थिर अवस्था संस्करण को देखने की अनुमति है (उदाहरण के लिए, प्रायोजक, मॉनिटर या अध्ययन प्रतिभागी)।

दस्तावेज़ लाइब्रेरी से

1. लाइब्रेरी में दस्तावेज़ का पता लगाएँ और उसका चयन करें।
2. सभी क्रियाएँ मेनू से, स्थिति को {XXXX} में बदलें का चयन करें, जहाँ XXXX दस्तावेज़ प्रकार की अंतिम स्थिति है।
3. दस्तावेज़ दिनांक फ़ील्ड को पूरा करें.
4. अतिरिक्त कार्यवाहियाँ
   • यदि आगे कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं है, तो प्रक्रिया को पूरा करने के लिए सहेजें का चयन करें.
   • यदि प्रतिलिपि प्रमाणीकरण आवश्यक है, तो प्रतिलिपि प्रमाणीकरण निष्पादित करें का चयन करें.
     • प्रतिलिपि प्रमाणीकरण पूरा करें.
     • प्रक्रिया पूरी करने के लिए सहेजें का चयन करें.

अध्ययन ईबाइंडर से

1. ईबाइंडर में दस्तावेज़ का पता लगाएं.
2. दस्तावेज़ क्रियाएँ मेनू (…) से, स्थिति को {XXXX} में बदलें का चयन करें, जहाँ XXXX दस्तावेज़ प्रकार की अंतिम स्थिति है।
3. दस्तावेज़ दिनांक फ़ील्ड को पूरा करें.
4. अतिरिक्त कार्यवाहियाँ:
   • यदि आगे कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं है, तो प्रक्रिया को पूरा करने के लिए सहेजें का चयन करें.
   • यदि प्रतिलिपि प्रमाणीकरण आवश्यक है, तो प्रतिलिपि प्रमाणीकरण निष्पादित करें का चयन करें.
     • प्रतिलिपि प्रमाणीकरण पूरा करें.
     • प्रक्रिया पूरी करने के लिए सहेजें का चयन करें.