SiteVault किसी दस्तावेज़ पर की गई सभी कार्रवाइयों का एक मज़बूत ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है। SiteVault आपको इस जानकारी को निर्यात करने की भी अनुमति देता है ताकि अधिक विस्तृत स्तर पर रिपोर्टिंग और फ़िल्टरिंग को सुविधाजनक बनाया जा सके। ऑडिट ट्रेल विंडो निम्न प्रदर्शित करती है:
- टाइमस्टैम्प: वह दिनांक और समय जब कार्रवाई की गई थी, जिसे आपके अपने टाइमज़ोन के अनुसार समायोजित किया गया है। टाइमस्टैम्प डेलाइट सेविंग टाइम का उपयोग करके वर्ष के उस समय को भी इंगित करते हैं जब कोई घटना घटी थी। उदाहरण के लिए, GMT टाइमज़ोन का उपयोग करने वाले साइटवॉल्ट में ऑडिट ट्रेल्स पतझड़ और सर्दियों के दौरान GMT समय और वसंत और गर्मियों के दौरान BST समय दिखाते हैं।
- उपयोगकर्ता नाम: उस उपयोगकर्ता का लॉगिन नाम जिसने कार्रवाई की; यह कभी-कभी यह इंगित करने के लिए “सिस्टम” दिखाता है कि कार्रवाई SiteVault द्वारा स्वचालित रूप से की गई थी। “सिस्टम” क्रियाओं में वर्कफ़्लो के भाग के रूप में किए गए स्टेट परिवर्तन और फ़ील्ड अपडेट शामिल हैं, साथ ही ऑटो-स्टार्ट वर्कफ़्लो आरंभ करना भी शामिल है।
- संस्करण: दस्तावेज़ का वह संस्करण जिस पर कार्रवाई हुई
- इवेंट विवरण: हुई कार्रवाई का विवरण, उदाहरण के लिए, "'tlee@veevapharm.com' को 'नाम' फ़ील्ड में जोड़ा गया"। ध्यान दें कि जब डेटा बदलता है, तो विवरण पिछले मान और नए मान दोनों को दिखाता है।
नोट: ऑडिट लॉग एक सेकंड तक की परिशुद्धता का समर्थन करते हैं। एक सेकंड के भीतर होने वाली घटनाएँ अप्रत्याशित क्रम में दिखाई दे सकती हैं।
दस्तावेज़ ऑडिट ट्रेल्स तक पहुँचना
- लाइब्रेरी या दस्तावेज़ जानकारी पृष्ठ में सभी क्रियाएँ मेनू से, ऑडिट ट्रेल चुनें.
- ऑडिट ट्रेल जानकारी एक विंडो में प्रदर्शित होती है। क्रियाएँ सबसे हाल ही में से लेकर सबसे कम हाल ही में क्रम में दिखाई देती हैं।
- वैकल्पिक: ऑडिट ट्रेल फ़िल्टर बदलने के लिए, ड्रॉप-डाउन से कोई विकल्प चुनें.
- वैकल्पिक: ऑडिट ट्रेल डाउनलोड करने के लिए, एक्शन मेनू आइकन पर क्लिक करें और CSV, टेक्स्ट, या PDF चुनें। ध्यान दें कि निर्यात की गई फ़ाइल में ऑडिट ट्रेल विंडो से अलग कॉलम हैं।
- समाप्त होने पर, बंद करें पर क्लिक करें.
ऑडिट ट्रेल्स फ़िल्टर करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, ऑडिट ट्रेल को टाइमस्टैम्प, सभी द्वारा फ़िल्टर किया जाता है। आप दूसरे ड्रॉप-डाउन से एक अलग समय सीमा चुन सकते हैं।
- ड्रॉप-डाउन से टाइमस्टैम्प, ईवेंट या उपयोगकर्ता चुनें.
- वैकल्पिक: यदि आपने टाइमस्टैम्प चुना है, तो दाईं ओर ड्रॉप-डाउन में दिनांक सीमा चुनें। यदि आपने श्रेणी में चुना है, तो दो अतिरिक्त दिनांक फ़ील्ड दिखाई देंगे। श्रेणी के लिए आरंभ और समाप्ति तिथि चुनने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने इवेंट चुना है, तो ऑपरेटर इन और दूसरा ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा। दूसरे ड्रॉप-डाउन से वांछित इवेंट(इवेंट) चुनें। अप्लाई पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने उपयोगकर्ता चुना है, तो ऑपरेटर इन और दूसरा ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा। दूसरे ड्रॉप-डाउन से वांछित उपयोगकर्ता(ओं) का चयन करें। आप कई व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं का चयन कर सकते हैं, लेकिन उपयोगकर्ता समूहों का नहीं।
- वैकल्पिक: किसी भी शेष फ़िल्टर ( टाइमस्टैम्प, ईवेंट या उपयोगकर्ता ) को जोड़ने के लिए फ़िल्टर जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- तालिका अद्यतन करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें.
ऑडिट ट्रेल्स निर्यात करना
ऑडिट ट्रेल डाउनलोड करने के लिए, एक्शन मेनू आइकन पर क्लिक करें और CSV, टेक्स्ट, या PDF चुनें।
सीएसवी निर्यात
निर्यात की गई CSV फ़ाइल थोड़े अलग प्रारूप में जानकारी दिखाती है। उदाहरण के लिए, CSV फ़ाइल प्रत्येक ईवेंट के विवरण को अलग-अलग कॉलम में अलग करती है।
पीडीएफ निर्यात
जब आप PDF के रूप में निर्यात करते हैं, तो SiteVault PDF में पेज नंबर और कवर पेज जोड़ता है। सभी ऑडिट इतिहास और ऑडिट ट्रेल्स एक ही ऑडिट एक्सपोर्ट कवर पेज टेम्पलेट का उपयोग करते हैं।
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