SiteVault किसी दस्तावेज़ पर की गई सभी क्रियाओं का एक मज़बूत ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है। SiteVault आपको इस जानकारी को निर्यात करने की भी अनुमति देता है ताकि अधिक विस्तृत स्तर पर रिपोर्टिंग और फ़िल्टरिंग को आसान बनाया जा सके। ऑडिट ट्रेल विंडो निम्नलिखित प्रदर्शित करती है:
- टाइमस्टैम्प: वह दिनांक और समय जब कार्रवाई की गई थी, आपके अपने समय क्षेत्र के अनुसार समायोजित। टाइमस्टैम्प डेलाइट सेविंग टाइम का उपयोग करके वर्ष के उस समय को भी दर्शाते हैं जब कोई घटना घटी थी। उदाहरण के लिए, साइटवॉल्ट में GMT समय क्षेत्र का उपयोग करने वाले ऑडिट ट्रेल्स पतझड़ और सर्दियों के दौरान GMT समय और वसंत और गर्मियों के दौरान BST समय दिखाते हैं।
- उपयोगकर्ता नाम: उस उपयोगकर्ता का लॉगिन नाम जिसने कार्रवाई की; यह कभी-कभी "सिस्टम" दिखाता है जो यह दर्शाता है कि कार्रवाई SiteVault द्वारा स्वचालित रूप से की गई थी। "सिस्टम" क्रियाओं में वर्कफ़्लो के भाग के रूप में किए गए स्थिति परिवर्तन और फ़ील्ड अपडेट, साथ ही एक स्वचालित वर्कफ़्लो आरंभ करना शामिल है।
- संस्करण: दस्तावेज़ का वह संस्करण जिस पर कार्रवाई हुई
- ईवेंट विवरण: हुई कार्रवाई का विवरण, उदाहरण के लिए, "'tlee@veevapharm.com' को 'नाम' फ़ील्ड में जोड़ा गया"। ध्यान दें कि जब डेटा बदलता है, तो विवरण में पिछला और नया मान, दोनों दिखाई देते हैं।
नोट: ऑडिट लॉग एक सेकंड तक की सटीकता का समर्थन करते हैं। एक सेकंड के भीतर होने वाली घटनाएँ अप्रत्याशित क्रम में दिखाई दे सकती हैं।
दस्तावेज़ ऑडिट ट्रेल्स तक पहुँचना
- लाइब्रेरी या दस्तावेज़ जानकारी पृष्ठ में सभी क्रियाएँ मेनू से, ऑडिट ट्रेल चुनें.
- ऑडिट ट्रेल जानकारी एक विंडो में प्रदर्शित होती है। क्रियाएँ सबसे हाल की से लेकर सबसे कम हाल की क्रम में दिखाई देती हैं।
- वैकल्पिक: ऑडिट ट्रेल फ़िल्टर बदलने के लिए, ड्रॉप-डाउन से कोई विकल्प चुनें.
- वैकल्पिक: ऑडिट ट्रेल डाउनलोड करने के लिए, एक्शन मेनू आइकन पर क्लिक करें और CSV, टेक्स्ट, या PDF चुनें। ध्यान दें कि निर्यात की गई फ़ाइल में ऑडिट ट्रेल विंडो से अलग कॉलम हैं।
- समाप्त होने पर, बंद करें पर क्लिक करें.
ऑडिट ट्रेल्स को फ़िल्टर करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, ऑडिट ट्रेल को टाइमस्टैम्प, सभी द्वारा फ़िल्टर किया जाता है। आप दूसरे ड्रॉप-डाउन से एक अलग समय सीमा चुन सकते हैं।
- ड्रॉप-डाउन से टाइमस्टैम्प, ईवेंट या उपयोगकर्ता चुनें.
- वैकल्पिक: यदि आपने टाइमस्टैम्प चुना है, तो दाईं ओर दिए गए ड्रॉप-डाउन में एक दिनांक सीमा चुनें। यदि आपने श्रेणी में चुना है, तो दो अतिरिक्त दिनांक फ़ील्ड दिखाई देंगे। श्रेणी के लिए आरंभ और समाप्ति तिथि चुनने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने "इवेंट" चुना है, तो ऑपरेटर " इन" और एक दूसरा ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा। दूसरे ड्रॉप-डाउन से वांछित इवेंट(इवेंट) चुनें। "लागू करें" पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने User चुना है, तो ऑपरेटर In और एक दूसरा ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा। दूसरे ड्रॉप-डाउन से वांछित उपयोगकर्ता(ओं) का चयन करें। आप एकाधिक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता चुन सकते हैं, लेकिन उपयोगकर्ता समूह नहीं।
- वैकल्पिक: शेष फ़िल्टर ( टाइमस्टैम्प, ईवेंट, या उपयोगकर्ता ) में से कोई भी जोड़ने के लिए फ़िल्टर जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- तालिका को अद्यतन करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें.
ऑडिट ट्रेल्स का निर्यात
ऑडिट ट्रेल डाउनलोड करने के लिए, एक्शन मेनू आइकन पर क्लिक करें और CSV, टेक्स्ट, या PDF चुनें।
CSV निर्यात
निर्यात की गई CSV फ़ाइल जानकारी को थोड़े अलग प्रारूप में दिखाती है। उदाहरण के लिए, CSV फ़ाइल प्रत्येक ईवेंट के विवरण को अलग-अलग कॉलम में विभाजित करती है।
पीडीएफ निर्यात
जब आप PDF के रूप में निर्यात करते हैं, तो SiteVault PDF में पृष्ठ संख्याएँ और एक आवरण पृष्ठ जोड़ देता है। सभी ऑडिट इतिहास और ऑडिट ट्रेल्स एक ही ऑडिट निर्यात आवरण पृष्ठ टेम्पलेट का उपयोग करते हैं।
