SiteVault किसी दस्तावेज़ पर की गई सभी कार्रवाइयों का एक मज़बूत ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है। SiteVault आपको इस जानकारी को निर्यात करने की सुविधा भी देता है ताकि अधिक विस्तृत स्तर पर रिपोर्टिंग और फ़िल्टरिंग को आसान बनाया जा सके। ऑडिट ट्रेल विंडो में निम्नलिखित प्रदर्शित होता है:
- टाइमस्टैम्प: वह तिथि और समय जब कोई क्रिया की गई थी, जिसे आपके अपने टाइमज़ोन के अनुसार समायोजित किया गया है। टाइमस्टैम्प डेलाइट सेविंग टाइम का उपयोग करके यह भी दर्शाता है कि घटना किस समय घटी थी। उदाहरण के लिए, GMT टाइमज़ोन का उपयोग करने वाले SiteVaults में ऑडिट ट्रेल्स शरद ऋतु और सर्दियों के दौरान GMT समय और वसंत और गर्मियों के दौरान BST समय दिखाते हैं।
- उपयोगकर्ता नाम: कार्रवाई करने वाले उपयोगकर्ता का लॉगिन नाम; यह कभी-कभी "सिस्टम" दिखाता है, जिसका अर्थ है कि कार्रवाई SiteVault द्वारा स्वचालित रूप से की गई थी। "सिस्टम" कार्रवाइयों में वर्कफ़्लो के हिस्से के रूप में किए गए स्थिति परिवर्तन और फ़ील्ड अपडेट, साथ ही ऑटो-स्टार्ट वर्कफ़्लो की शुरुआत शामिल हैं।
- संस्करण: दस्तावेज़ का वह संस्करण जिस पर कार्रवाई हुई
- घटना का विवरण: घटित क्रिया का विवरण, उदाहरण के लिए, "'tlee@veevapharm.com' को 'नाम' फ़ील्ड में जोड़ा गया"। ध्यान दें कि डेटा में परिवर्तन होने पर, विवरण में पिछला मान और नया मान दोनों दिखाए जाते हैं।
नोट: ऑडिट लॉग एक सेकंड तक की सटीकता का समर्थन करते हैं। एक सेकंड के भीतर घटित होने वाली घटनाएं अप्रत्याशित क्रम में दिखाई दे सकती हैं।
दस्तावेज़ ऑडिट ट्रेल्स तक पहुंचना
- लाइब्रेरी या डॉक इन्फो पेज में मौजूद ऑल एक्शन्स मेनू से ऑडिट ट्रेल चुनें।
- ऑडिट ट्रेल की जानकारी एक विंडो में प्रदर्शित होती है। कार्रवाइयां सबसे हाल की से लेकर सबसे पुरानी के क्रम में दिखाई देती हैं।
- वैकल्पिक: ऑडिट ट्रेल फ़िल्टर को बदलने के लिए, ड्रॉप-डाउन से एक विकल्प चुनें।
- वैकल्पिक: ऑडिट ट्रेल डाउनलोड करने के लिए, एक्शन मेनू आइकन पर क्लिक करें और CSV, टेक्स्ट या PDF चुनें। ध्यान दें कि निर्यात की गई फ़ाइल में ऑडिट ट्रेल विंडो से अलग कॉलम होते हैं।
- काम पूरा होने पर, बंद करें पर क्लिक करें।
ऑडिट ट्रेल्स को फ़िल्टर करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, ऑडिट ट्रेल को टाइमस्टैम्प और सभी विकल्पों के आधार पर फ़िल्टर किया जाता है। आप दूसरे ड्रॉप-डाउन से अलग समय सीमा चुन सकते हैं।
- ड्रॉप-डाउन से टाइमस्टैम्प, इवेंट या उपयोगकर्ता का चयन करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने टाइमस्टैम्प चुना है, तो दाईं ओर ड्रॉप-डाउन में एक दिनांक सीमा चुनें। यदि आपने सीमा में कोई अन्य दिनांक चुना है, तो दो अतिरिक्त दिनांक फ़ील्ड दिखाई देंगे। सीमा के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथि चुनने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने 'इवेंट' चुना है, तो 'इन' ऑपरेटर और एक दूसरा ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा। दूसरे ड्रॉप-डाउन से वांछित इवेंट चुनें। 'लागू करें' पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि आपने उपयोगकर्ता का चयन किया है, तो ऑपरेटर ' इन' और एक दूसरा ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा। दूसरे ड्रॉप-डाउन से वांछित उपयोगकर्ता चुनें। आप एकाधिक व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं का चयन कर सकते हैं, लेकिन उपयोगकर्ता समूहों का नहीं।
- वैकल्पिक: शेष फ़िल्टरों ( टाइमस्टैम्प, इवेंट या उपयोगकर्ता ) में से किसी को भी जोड़ने के लिए ऐड फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें।
- टेबल को अपडेट करने के लिए अप्लाई पर क्लिक करें।
ऑडिट ट्रेल्स का निर्यात
ऑडिट ट्रेल डाउनलोड करने के लिए, एक्शन मेनू आइकन पर क्लिक करें और CSV, टेक्स्ट या PDF चुनें।
सीएसवी निर्यात
निर्यात की गई CSV फ़ाइल में जानकारी थोड़े अलग प्रारूप में दिखाई देती है। उदाहरण के लिए, CSV फ़ाइल प्रत्येक घटना के विवरण को अलग-अलग कॉलम में विभाजित करती है।
पीडीएफ निर्यात
जब आप इसे पीडीएफ के रूप में निर्यात करते हैं, तो SiteVault पीडीएफ में पृष्ठ संख्याएँ और एक कवर पेज जोड़ देता है। सभी ऑडिट इतिहास और ऑडिट ट्रेल एक ही ऑडिट निर्यात कवर पेज टेम्पलेट का उपयोग करते हैं।
