SiteVault vous propose plusieurs moyens de télécharger et de finaliser tous les documents dont vous avez besoin pour votre centre ou votre organisme de recherche. Sur cette page, vous trouverez un bref aperçu des outils utilisés pour gérer l'avancement des documents et les étapes de création et de finalisation des documents.

Cycles de vie, flux de travail et changements d'état des documents

Le processus de finalisation d'un document s'accomplit en faisant progresser le document de son état de départ (brouillon ou reçu du sponsor/CRO) à son état stable (actuel, final, etc.). SiteVault utilise des cycles de vie, des flux de travail et des changements d'état pour mener à bien ce processus.

• Lorsque vous créez un nouveau document dans SiteVault, un cycle de vie est attribué au document en fonction du type de document.
• Les documents passent par une série d'états de cycle de vie (ou statuts ) en fonction des actions que vous effectuez (flux de travail, changements d'état, etc.).
• Un flux de travail peut inclure plusieurs étapes, tandis qu'un état modification est une action directe d'état à état.
• Les documents à l’état de brouillon nécessitent généralement des révisions, des mises à jour ou des approbations supplémentaires.
• Les documents à l'état stable sont considérés comme des dossiers d'étude officiels et sont disponibles pour les examens de contrôle.
• Les documents peuvent être déplacés vers l'état Remplacé lorsqu'une version plus récente du document a été finalisée. Cela se produit automatiquement lorsque vous empilez les versions de documents.

Créer et finaliser les tâches du document

Les informations contenues dans cette section ont pour but de fournir des instructions pour la création de nouveaux documents et pour déplacer des documents vers leur état stable. Si vous ajoutez une version mise à jour d'un document qui existe déjà dans SiteVault, effectuez plutôt une mise à jour du document.

Créer de nouveaux documents à partir de fichiers téléchargés

Vous pouvez créer des documents à partir de la bibliothèque de documents ou du classeur électronique Study. Les documents téléchargés dans la bibliothèque sont créés à l'état de brouillon; les documents téléchargés dans le classeur électronique Study peuvent passer à leur état stable dans le cadre du processus de téléchargement.

• Pour connaître les étapes à suivre pour télécharger des documents dans le Study eBinder, consultez Study eBinder.
  
• Pour connaître les étapes à suivre pour télécharger des documents dans la bibliothèque, consultez Bibliothèque de documents.

Déplacer les documents vers leur état stable (final)

Le déplacement des documents vers leur état stable garantit que les documents peuvent être consultés par les utilisateurs qui disposent uniquement des autorisations sur afficher la version stable du document (par exemple, un sponsor, un moniteur ou un participant à l'étude).

De la bibliothèque de documents

1. Localisez et sélectionnez le document dans la bibliothèque.
2. Dans le menu Toutes les actions, sélectionnez Modification Statut sur {XXXX}, où XXXX est le statut final du type de document.
3. Remplissez le champ Date du document.
4. Actions supplémentaires
   • Si aucune autre action n'est requise, sélectionnez Enregistrer pour terminer le processus.
   • Si une certification de copie est requise, sélectionnez Effectuer la certification de copie.
     • Complétez la certification de copie.
     • Sélectionnez Enregistrer pour terminer le processus.

Extrait du classeur électronique d'étude

1. Localisez le document dans le classeur électronique.
2. Dans le menu Actions du document (…), sélectionnez Modification Statut sur {XXXX}, où XXXX est le statut final du type de document.
3. Remplissez le champ Date du document.
4. Actions supplémentaires:
   • Si aucune autre action n'est requise, sélectionnez Enregistrer pour terminer le processus.
   • Si une certification de copie est requise, sélectionnez Effectuer la certification de copie.
     • Complétez la certification de copie.
     • Sélectionnez Enregistrer pour terminer le processus.