Un flujo de trabajo de múltiples documentos le permite enviar simultáneamente múltiples documentos a través de un flujo de trabajo a múltiples participantes.

SiteVault ofrece múltiples documentos en los siguientes flujos de trabajo:

• Leer y comprender: Envíe uno o más documentos de estudio a los miembros del equipo de estudio. Cada destinatario debe confirmar que ha leído y comprendido cada documento de estudio.
• Enviar para revisión: envíe uno o varios documentos a colegas que puedan brindar comentarios mediante la herramienta de anotación.
• Enviar para firma electrónica: envía uno o varios documentos a múltiples firmantes para aprobar un registro (sin supervisión de PI).

Seleccionar documentos

• Inicio de flujos de trabajo desde la biblioteca: al iniciar un flujo de trabajo de documentos desde la biblioteca, SiteVault incluye todos los documentos de la vista actual. Por ejemplo, si inicia un flujo de trabajo desde Favoritos, SiteVault incluye todos los documentos de Favoritos en el flujo de trabajo de documentos. Si realiza una búsqueda o aplica filtros antes de iniciar el flujo de trabajo, SiteVault incluye solo los documentos que coinciden.
• Inicio de flujos de trabajo desde el carrito: al iniciar un flujo de trabajo de documentos desde el carrito, SiteVault incluye todos los documentos de su carrito. Esto le permite seleccionar los documentos que desea incluir en el sobre del flujo de trabajo de documentos.

Limitaciones del flujo de trabajo de múltiples documentos

• Algunos flujos de trabajo de documentos solo están disponibles en estados específicos del ciclo de vida del documento.
• No se puede iniciar un flujo de trabajo de documentos en las siguientes situaciones:
  • Si alguno de los documentos seleccionados ya está en un flujo de trabajo activo
  • Si hay más de 100 documentos seleccionados
  • Si un flujo de trabajo de documentos está asociado a un ciclo de vida específico, es posible que el flujo de trabajo solo permita documentos en un estado determinado o con campos específicos configurados. No podrá iniciar el flujo de trabajo si uno o más documentos no cumplen las condiciones especificadas

Tareas de flujo de trabajo de múltiples documentos

Iniciar un flujo de trabajo para varios documentos

1. Filtrar los documentos seleccionados en la Biblioteca o Carrito.
2. En el menú Acciones, seleccione Iniciar flujo de trabajo. Puede incluir hasta 100 documentos en el flujo de trabajo.
3. En el cuadro de diálogo de inicio, seleccione un flujo de trabajo específico en el menú desplegable Flujo de trabajo. SiteVault solo muestra los flujos de trabajo que están activos y son válidos para los documentos seleccionados.
4. Seleccione Continuar.
5. Si se le solicita, proporcione una descripción. SiteVault utiliza este valor como Nombre para el registro del sobre.
6. Asignar destinatario(s) de la tarea.
7. Si está disponible, agregue instrucciones de la tarea. Estas instrucciones aparecerán en las notificaciones Todas las tareas y Mis tareas, así como en la cinta de tareas del documento.
8. Complete los valores de campo o variables obligatorios.
9. Seleccione Iniciar.

Completar tareas asignadas

Dentro de un flujo de trabajo de documentos, puede tener tareas que requieran que proporcione un veredicto de tarea para cada documento en el sobre del flujo de trabajo. Puede ver fácilmente qué documentos ha visto en el visor de documentos múltiples. Los títulos de los documentos que aún no ha visto aparecen en negrita, mientras que los títulos de los documentos vistos aparecen sin negrita.

1. Después de iniciar un flujo de trabajo de documentos, navegue a Inicio > Mis tareas.
2. Haga clic en el botón Completar o Continuar para abrir el visor del flujo de trabajo del documento.
3. Si tiene una tarea disponible: En el flujo de trabajo encabezado, haga clic en Aceptar. Tenga en cuenta que una vez que haya aceptado una tarea, puede hacer clic en Deshacer aceptación para liberarla. Una vez liberada, la tarea vuelve a estar disponible para cualquiera de los usuarios asignados.
4. Haga clic en el botón Completar en el flujo de trabajo encabezado.
5. Se abrirá un cuadro de diálogo de confirmación. Revise el mensaje y haga clic en Completar para continuar.
6. Si su flujo de trabajo solicita una firma electrónica: Ingrese su nombre de usuario y contraseña para proporcionar una firma electrónica.

Vista de línea de tiempo para flujos de trabajo de documentos

La página de tareas del flujo de trabajo del documento incluye la opción Vista de cronología para proporcionar una vista general de los eventos relacionados con el flujo de trabajo. La Vista de cronología muestra un máximo de 100 tareas.

Acceder a la vista de la línea de tiempo

Para abrir esta vista dentro de una página de tarea de flujo de trabajo de documentos, haga clic en el botón Vista de línea de tiempo en la barra de herramientas del selector de diseño.

Acciones en la vista de línea de tiempo

Desde la vista de cronología, puede hacer clic en Ver informe del historial del flujo de trabajo para una fila del flujo de trabajo a fin de revisar los detalles del flujo de trabajo y de la tarea mediante un informe. También puede usar los menús Acciones en los flujos de trabajo y las tareas activos para acceder a opciones relacionadas, como Cancelar flujo de trabajo, Cancelar tarea, Agregar participantes, Actualizar fecha de vencimiento y Reasignar.

Actualizar fechas de vencimiento de tareas

1. Navegue a la vista Línea de tiempo del flujo de trabajo.
2. Desde el menú Detalles de la tarea Acciones, seleccione Actualizar fecha de vencimiento de la tarea.
3. En el cuadro de diálogo, seleccione una nueva fecha en el campo Fecha de vencimiento de la tarea.
4. Haga clic en Actualizar.
5. Vault notifica al propietario de la tarea la fecha de vencimiento actualizada.

Eliminar documentos

Cuando se elimina un documento de un flujo de trabajo de documentos, Vault utiliza el estado de cancelación del flujo de trabajo para mover el documento a un estado de ciclo de vida adecuado. Si el sobre contiene solo un documento, no se puede eliminar.

1. Coloque el cursor sobre el nombre del documento en la lista del lado izquierdo del visor.
2. Haga clic en el icono X.
3. En la ventana de confirmación, haga clic en Continuar para confirmar. Esta acción no es reversible.

Cancelar flujos de trabajo

A veces es necesario detener un flujo de trabajo activo y eliminar todas las tareas pendientes de las listas de participantes. Cuando se cancela un flujo de trabajo, el contenido del flujo de trabajo vuelve al estado en el que se encontraba antes de que comenzara.

1. Vaya a Inicio > Flujos de trabajo activos o a la vista Línea de tiempo del flujo de trabajo.
2. Haga clic en el menú Acciones y seleccione Cancelar flujo de trabajo.
3. Si se le solicita, proporcione un comentario sobre la cancelación.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en Continuar.

Reemplazar al propietario del flujo de trabajo

Si tiene los permisos correctos, puede reemplazar al propietario de un flujo de trabajo activo. Vault reasigna todas las tareas actuales que fueron asignadas al grupo de participantes Propietario del flujo de trabajo al nuevo propietario, y todas las tareas futuras se asignarán al nuevo propietario.

1. Desde el menú Acciones del flujo de trabajo, seleccione Reemplazar propietario del flujo de trabajo.
2. En el cuadro de diálogo, seleccione un usuario para reemplazar al propietario actual del flujo de trabajo. Solo los usuarios con permisos para iniciar este tipo de flujo de trabajo están disponibles como propietarios sustitutos.
3. Haga clic en Enviar.

Participantes del flujo de trabajo de correo electrónico

Esta acción le permite enviar un correo electrónico a uno o varios participantes del flujo de trabajo para recordarles fechas de vencimiento de tareas próximas o vencidas o para notificarles cambios en el flujo de trabajo.

1. Vaya a Inicio > Flujos de trabajo activos, la Vista de línea de tiempo de la página Información del documento o el panel Flujos de trabajo activos.
2. Desde el menú Acciones del flujo de trabajo, seleccione Enviar correo electrónico a participantes.
3. En el cuadro de diálogo, elija los Destinatarios del correo electrónico.
4. En el campo Mensaje, ingrese un mensaje.
5. Para incluirse como destinatario, seleccione la casilla de verificación Enviarme una copia.
6. Haga clic en Enviar.

Grupos de participantes

Al enviar correos electrónicos a los participantes del flujo de trabajo, es posible que vea los siguientes grupos de destinatarios disponibles para seleccionar:

• Propietarios de tareas disponibles: usuarios que tienen una tarea disponible para aceptar.
• Propietarios de tareas completadas: usuarios que han completado la tarea actual o la anterior.
• Propietarios de tareas pendientes: usuarios o grupos que han aceptado una tarea disponible, pero que aún no la han completado. No se incluyen las tareas futuras.
• Propietarios de tareas incompletas: usuarios que aún no han completado una tarea asignada. No se incluyen las tareas futuras.