¿Qué está cambiando?

El intercambio de documentos y la distribución segura dejarán de estar disponibles en Study Connect en SiteVault. Los sitios ahora utilizarán Veeva Site Connect, una nueva aplicación que optimiza la colaboración con sus patrocinadores.

¿Qué es Site Connect?

Site Connect es un producto de Veeva propiedad de patrocinadores/CRO que permite a los patrocinadores y sitios colaborar en un solo lugar.

¿Cuando ocurrirá este cambio?

Este cambio entrará en vigencia con el lanzamiento de SiteVault 24R2, planificado para el 9 de agosto de 2024.

¿Este cambio afecta el uso de SiteVault eISF?

No. Los sitios pueden seguir utilizando SiteVault eISF como lo hacen actualmente. Site Connect se puede conectar a SiteVault eISF para intercambiar documentos de manera eficiente con su patrocinador.

¿Qué necesita hacer su sitio antes del lanzamiento?

Para garantizar la continuidad, todos los sitios que actualmente utilizan Study Connect deben completar lo siguiente antes del 9 de agosto de 2024:

1. Envíe a su patrocinador una lista de todos los miembros del equipo de estudio que requieren acceso a Site Connect. Como mínimo, esta lista debe incluir:
   • Nombre del estudio
   • Nombre de pila
   • Apellido
   • Dirección de correo electrónico
   • Una notación de qué usuario es el PI del estudio.
2. Regístrese y asista a uno de los seminarios web de la versión 24R2 de Site Connect para obtener más información.
3. Lea todas las preguntas frecuentes a continuación. Comuníquese con sitesuccess@veeva.com si tiene preguntas adicionales.
4. Asegúrese de que sus equipos de estudio marquen como favoritos el Centro de ayuda de Site Connect.

¿Qué pasará después del lanzamiento de 24R2?

Después de 24R2, todos los miembros del personal agregados a Site Connect por su patrocinador recibirán un correo electrónico de "Bienvenido a Site Connect" que contiene un enlace para acceder a Site Connect utilizando el mismo nombre de usuario de VeevaID que utilizan para acceder a SiteVault. En ese momento, todo el contenido de ayuda de Site Connect estará disponible en el Centro de ayuda de Site Connect.

Vídeo de vista previa de Site Connect

El siguiente video breve ofrece una vista previa de la experiencia 24R2 Site Connect, vigente a partir del 9 de agosto de 2024.

Grabación del seminario web de Site Connect

Mire el video a continuación para obtener más información sobre los cambios clave y los próximos pasos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo asegurarme de tener acceso a Site Connect antes del 9 de agosto de 2024?

Envíe a su patrocinador una lista de todos los miembros del equipo de estudio que intercambian documentos de forma activa y reconocen las cartas de seguridad en Study Connect. Esta lista debe incluir:

• Nombre del estudio
• Nombre de pila
• Apellido
• Dirección de correo electrónico
• Una notación de qué usuario es el PI del estudio.

Todos los miembros del equipo de estudio a los que se les haya otorgado acceso a Site Connect tendrán los mismos permisos. Confirme con su patrocinador antes del 9 de agosto de 2024 que los miembros del equipo de estudio se crearon en Site Connect. Revise su bandeja de entrada de correo electrónico para ver el correo electrónico de bienvenida a Site Connect después del lanzamiento de 24R2.

¿Qué pasa si estoy trabajando en varios estudios conectados con múltiples patrocinadores?

Si está trabajando en más de un estudio conectado, debe establecer el acceso a Site Connect con cada uno de sus patrocinadores. Envíe a cada uno de sus patrocinadores una lista de todos los miembros del equipo de estudio que requieren acceso a Site Connect. Esta lista debe incluir:

• Nombre del estudio
• Nombre de pila
• Apellido
• Dirección de correo electrónico
• Una notación de qué usuario es el PI del estudio.

Antes del 9 de agosto de 2024, confirme con su patrocinador que los miembros del equipo de estudio fueron creados en Site Connect.

¿Con quién me comunico si tengo preguntas sobre estos cambios?

• Antes del lanzamiento del 9 de agosto de 2024: comuníquese con Site Solutions a sitesuccess@veeva.com si tiene alguna pregunta.
• Después del lanzamiento del 9 de agosto de 2024: comuníquese con su patrocinador.

¿Qué pasará con mis estudios actuales conectados en SiteVault Study Connect?

Los estudios conectados que ya existen en SiteVault Study Connect pasarán automáticamente a Site Connect. Si desea enviar documentos a su eISF de SiteVault o extraerlos de él, puede conectar Site Connect a su SiteVault en el nivel de estudio.

¿Seguiré teniendo acceso a SiteVault eISF?

Sí. Puede seguir utilizando SiteVault eISF como lo hace actualmente.

¿Puedo acceder a Site Connect desde SiteVault eISF?

Podrás alternar entre Site Connect y SiteVault usando tu Selector de Vault.

¿Cómo conecto Site Connect a mi SiteVault eISF?

Los sitios pueden conectar su eISF de SiteVault a Site Connect seleccionando Conectar a SiteVault en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio del estudio en Site Connect.

1. Seleccione Conectar a SiteVault.
2. Ingresa tu USN y selecciona Continuar. Puedes encontrar tu USN en la pestaña Administración > Sitios en SiteVault.
3. Seleccione el estudio en SiteVault que desea conectar con el estudio en Site Connect y seleccione Continuar. Nota: El estudio ya debe existir en SiteVault para que aparezca en la lista.
4. Recibirá una notificación en la parte superior de la pantalla que indicará que su SiteVault ya está conectado para el estudio correspondiente. También se mostrará "Conectado a SiteVault" en la esquina superior derecha de la página del estudio.

¿Cuál es el lugar recomendado para que los sitios ubiquen su USN?

Los sitios pueden encontrar su USN iniciando sesión en SiteVault y navegando a la pestaña Administración > Sitios. El USN se muestra en la columna USN. Si tiene acceso a más de un sitio en SiteVault, asegúrese de encontrar el USN del sitio correcto.

A partir de la versión 24R2, los sitios también pueden encontrar su USN en la esquina superior derecha de SiteVault mientras trabajan en el contexto del sitio. Si está trabajando en el contexto de la organización de investigación, el USN se leerá "USN: No disponible". Si tiene acceso a más de un sitio en SiteVault, asegúrese de estar trabajando en el contexto del sitio correcto para que se muestre el USN correcto.

¿Cómo sabré que la conexión entre Site Connect y SiteVault está establecida?

Después de completar el proceso de conexión a SiteVault, recibirá una notificación en la parte superior de la pantalla que indicará que su SiteVault ya está conectado para el estudio correspondiente. También se mostrará "Conectado a SiteVault" en la esquina superior derecha de la página del estudio.

¿Cómo uso los documentos administrados en SiteVault al completar solicitudes de documentos o enviar documentos adicionales?

Una vez que haya completado el proceso para conectar un estudio de Site Connect a SiteVault, se mostrará la pestaña Documentos de SiteVault al completar las acciones de documentos en Site Connect. Aquí se muestran los documentos que ya se han cargado en SiteVault eISF para el estudio correspondiente con el tipo de documento correspondiente.

¿Los documentos enviados y recibidos a través de Site Connect estarán automáticamente disponibles en SiteVault en el estado Recibido del patrocinador/CRO como lo están hoy?

Los usuarios de Site Connect pueden archivar documentos manualmente en SiteVault desde Site Connect. Esta acción de archivar en SiteVault también se puede realizar en forma masiva. Cuando se archivan documentos en SiteVault, estos estarán disponibles en SiteVault en el estado Recibido del patrocinador/CRO.

Si desea que sus patrocinadores/organizaciones de investigación por contrato también puedan presentar documentos manualmente en SiteVault y cargarlos desde allí, vaya a la sección Administración del estudio en Site Connect y habilite la opción Permitir que el patrocinador/organización de investigación por contrato intercambie documentos directamente con SiteVault. Esto le otorga a su patrocinador la capacidad de presentar documentos directamente en su SiteVault y cargar documentos desde su SiteVault. Nota: El patrocinador realiza un seguimiento del usuario final que habilitó esta opción. Si este usuario está inactivo en Site Connect, esta casilla se desmarca automáticamente.

¿Qué pasará con los estudios que utilizan eCOA a través de Study Connect?

Todos los estudios que utilicen ePRO se migrarán de Study Connect a Site Connect antes de la versión 24R2. Visite el Centro de ayuda de Veeva ePRO para obtener más información.

¿Qué pasará con los estudios que utilizan eConsent a través de Study Connect?

Todos los estudios que utilicen el eConsent se gestionarán caso por caso. El equipo de Soluciones para centros de Veeva se pondrá en contacto con cada centro de forma individual para analizar los próximos pasos.