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Speichern und verwalten Sie alle Ihre Dokumente

Starten und Abschließen von Workflows mit mehreren Dokumenten

Ein Multi-Dokument-Workflow ermöglicht Ihnen, mehrere Dokumente gleichzeitig über einen Workflow an mehrere Teilnehmer zu senden.

SiteVault bietet Multidokumente für die folgenden Arbeitsabläufe:

  • Lesen und Verstehen: Senden Sie ein oder mehrere Studiendokumente an die Mitglieder des Studienteams. Jeder Empfänger muss bestätigen, dass er jedes Studiendokument gelesen und verstanden hat.
  • Zur Überprüfung senden: Senden Sie ein oder mehrere Dokumente an Kollegen, die mithilfe des Anmerkungstools Feedback geben können.
  • Zur elektronischen Signatur senden: Senden Sie ein oder mehrere Dokumente an mehrere Unterzeichner, um einen Datensatz zu genehmigen (keine PI Aufsicht).

Dokumente auswählen

  • Starten von Workflows aus der Bibliothek: Wenn Sie einen Dokumenten-Workflow aus der Bibliothek starten, berücksichtigt SiteVault alle Dokumente in Ihrer aktuellen Ansicht. Starten Sie beispielsweise einen Workflow aus den Favoriten, berücksichtigt SiteVault alle Dokumente aus Ihren Favoriten im Dokumenten-Workflow. Wenn Sie vor dem Starten des Workflows eine Suche durchführen oder Filter anwenden, berücksichtigt SiteVault nur die passenden Dokumente.
  • Starten von Workflows aus dem Warenkorb: Wenn Sie einen Dokumenten-Workflow aus dem Warenkorb starten, berücksichtigt SiteVault alle Dokumente im Warenkorb. So können Sie die Dokumente auswählen, die Sie in den Dokumenten-Workflow-Umschlag aufnehmen möchten.

Einschränkungen beim Workflow mit mehreren Dokumenten

  • Einige Dokument-Workflows sind nur in bestimmten Dokument-Lebenszykluszuständen verfügbar.
  • In den folgenden Situationen können Sie keinen Dokument-Workflow starten:
    • Wenn sich eines der ausgewählten Dokumente bereits in einem aktiven Workflow befindet
    • Wenn mehr als 100 Dokumente ausgewählt sind
    • Wenn ein Dokumenten-Workflow einem bestimmten Lebenszyklus zugeordnet ist, lässt der Workflow möglicherweise nur Dokumente in einem bestimmten Status oder mit bestimmten konfigurierten Feldern zu. Sie können den Workflow nicht starten, wenn ein oder mehrere Dokumente die angegebenen Bedingungen nicht erfüllen.

Workflow-Aufgaben für mehrere Dokumente

Starten eines Workflows für mehrere Dokumente

  1. Filtern Sie nach den ausgewählten Dokumenten in der Bibliothek oder im Warenkorb.
  2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ die Option „Workflow starten“ aus. Sie können bis zu 100 Dokumente in den Workflow einbeziehen.
  3. Wählen Sie im Startdialogfeld einen bestimmten Workflow aus der Dropdown- Liste „Workflow“ aus. SiteVault zeigt nur Workflows an, die für die ausgewählten Dokumente aktiv und gültig sind.
  4. Wählen Sie Weiter.
  5. Geben Sie bei entsprechender Aufforderung eine Beschreibung ein. SiteVault verwendet diesen Wert als Namen für den Envelope- Datensatz.
  6. Weisen Sie den/die Aufgabenempfänger zu.
  7. Fügen Sie, falls verfügbar, Aufgabenanweisungen hinzu. Diese Anweisungen werden in den Benachrichtigungen „ Alle“ und „Meine Aufgaben“ sowie im Menüband der Dokumentaufgabe angezeigt.
  8. Füllen Sie alle erforderlichen Feldwerte oder Variablen aus.
  9. Wählen Sie Start.

Zugewiesene Aufgaben erledigen

Innerhalb eines Dokumenten-Workflows können Aufgaben anfallen, für die Sie für jedes Dokument im Workflow-Umschlag eine Aufgabenbewertung abgeben müssen. Im Multi-Dokumenten-Viewer können Sie leicht erkennen, welche Dokumente Sie bereits angesehen haben. Die Titel noch nicht angesehener Dokumente werden fett gedruckt, während die Titel angesehener Dokumente nicht fett gedruckt sind.

  1. Navigieren Sie nach dem Starten eines Dokument-Workflows zu Start > Meine Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abschließen“ oder „Weiter“, um den Dokument-Workflow-Viewer zu öffnen.
  3. Wenn eine Aufgabe verfügbar ist: Klicken Sie in der Workflow-Kopfzeile auf „Akzeptieren“. Beachten Sie: Sobald Sie eine Aufgabe akzeptiert haben, können Sie sie durch Klicken auf „Akzeptanz rückgängig machen“ freigeben. Nach der Freigabe steht die Aufgabe allen zugewiesenen Benutzern wieder zur Verfügung.
  4. Klicken Sie in der Kopfzeile des Workflows auf die Schaltfläche „Abschließen“.
  5. Ein Bestätigungsdialogfeld wird geöffnet. Überprüfen Sie die Nachricht und klicken Sie auf „Abschließen“, um fortzufahren.
  6. Wenn Ihr Workflow eine elektronische Signatur erfordert: Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein, um eine elektronische Signatur bereitzustellen.

Zeitleistenansicht für Dokument-Workflows

Die Aufgabenseite des Dokument-Workflows bietet mit der Option „Zeitleistenansicht“ eine Übersicht über workflowbezogene Ereignisse. Die Zeitleistenansicht zeigt maximal 100 Aufgaben an.

Zugriff auf die Zeitleistenansicht

Um diese Ansicht innerhalb einer Aufgabenseite eines Dokument-Workflows zu öffnen, klicken Sie in der Symbolleiste der Layoutauswahl auf die Schaltfläche „Zeitleisten-Ansicht“.

Aktionen in der Zeitleistenansicht

In der Zeitleistenansicht können Sie für eine Workflowzeile auf „Workflowverlaufsbericht anzeigen“ klicken, um die Workflow- und Aufgabendetails anhand eines Berichts zu überprüfen. Über die Aktionsmenüs aktiver Workflows und Aufgaben können Sie außerdem auf zugehörige Optionen wie „Workflow abbrechen“, „Aufgabe abbrechen“, „Teilnehmer hinzufügen“, „Fälligkeitsdatum aktualisieren“ und „Neu zuweisen“ zugreifen.

Fälligkeitsdaten von Aufgaben aktualisieren

  1. Navigieren Sie zur Zeitleisten-Ansicht des Workflows.
  2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ der Aufgabe die Option „Fälligkeitsdatum der Aufgabe aktualisieren“ aus.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld im Feld „Fälligkeitsdatum der Aufgabe“ ein neues Datum aus.
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren.
  5. Vault benachrichtigt den Aufgabeneigentümer über das aktualisierte Fälligkeitsdatum.

Dokumente entfernen

Wenn Sie ein Dokument aus einem Dokument-Workflow entfernen, verwendet Vault den Status „Workflow abbrechen“, um das Dokument in den entsprechenden Lebenszyklusstatus zu versetzen. Enthält der Umschlag nur ein einzelnes Dokument, kann es nicht entfernt werden.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Dokuments in der Liste auf der linken Seite des Viewers.
  2. Klicken Sie auf das X -Symbol.
  3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster zur Bestätigung auf „Weiter“. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflows abbrechen

Manchmal ist es notwendig, einen aktiven Workflow zu stoppen und alle ausstehenden Aufgaben aus den Teilnehmerlisten zu entfernen. Wenn Sie einen Workflow abbrechen, wird der Workflow-Inhalt in den Zustand vor dem Start zurückversetzt.

  1. Navigieren Sie zu „Startseite“ > „Aktive Workflows“ oder zur Workflow-Zeitleistenansicht.
  2. Klicken Sie auf das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Workflow abbrechen“ aus.
  3. Geben Sie bei entsprechender Aufforderung einen Kommentar zur Stornierung ein.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter.

Ersetzen des Workflow-Eigentümers

Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie den Besitzer eines aktiven Workflows ersetzen. Vault weist alle aktuellen Aufgaben, die der Teilnehmergruppe „Workflow-Besitzer“ zugewiesen waren, dem neuen Besitzer zu. Alle zukünftigen Aufgaben werden dem neuen Besitzer zugewiesen.

  1. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ des Workflows die Option „Workflow-Eigentümer ersetzen“ aus.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld einen Benutzer aus, der den aktuellen Workflow-Eigentümer ersetzen soll. Als Ersatzeigentümer stehen nur Benutzer zur Verfügung, die zum Starten dieses Workflow-Typs berechtigt sind.
  3. Klicken Sie auf „Senden“.

E-Mail-Workflow-Teilnehmer

Mit dieser Aktion können Sie einem oder mehreren Workflow-Teilnehmern eine E-Mail senden, um sie an nahende oder überfällige Fälligkeitstermine für Aufgaben zu erinnern oder sie über Workflow-Änderungen zu informieren.

  1. Navigieren Sie zu „Startseite“ > „Aktive Workflows“, zur Zeitleisten-Ansicht der Dokumentinfoseite oder zum Bereich „Aktive Workflows“.
  2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ des Workflows die Option „E-Mail an Teilnehmer senden“ aus.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld die Empfänger der E-Mail aus.
  4. Geben Sie im Feld Nachricht eine Nachricht ein.
  5. Um sich selbst als Empfänger hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Eine Kopie an mich selbst senden“.
  6. Klicken Sie auf Senden.

Teilnehmergruppen

Beim Senden von E-Mails an Workflow-Teilnehmer stehen Ihnen möglicherweise die folgenden Empfängergruppen zur Auswahl:

  • Verfügbare Aufgabenbesitzer: Benutzer, die eine Aufgabe annehmen können.
  • Besitzer abgeschlossener Aufgaben: Benutzer, die die aktuelle oder vorherige Aufgabe abgeschlossen haben.
  • Besitzer ausstehender Aufgaben: Benutzer oder Gruppen, die eine verfügbare Aufgabe angenommen, aber noch nicht abgeschlossen haben. Zukünftige Aufgaben sind nicht enthalten.
  • Besitzer nicht abgeschlossener Aufgaben: Benutzer, die eine zugewiesene Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben. Zukünftige Aufgaben sind nicht enthalten.
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