SiteVault bietet einen robusten Prüfpfad aller an einem Dokument durchgeführten Aktionen. SiteVault ermöglicht Ihnen auch, diese Informationen zu exportieren, um die Berichterstattung und Filterung auf einer detaillierteren Ebene zu erleichtern. Das Prüfpfadfenster zeigt Folgendes an:

• Zeitstempel: Datum und Uhrzeit der Ausführung der Aktion, angepasst an Ihre eigene Zeitzone. Zeitstempel geben auch die Jahreszeit an, in der ein Ereignis aufgrund der Sommerzeit stattfand. Beispielsweise zeigen Prüfpfade in SiteVaults mit der Zeitzone GMT die GMT-Zeit im Herbst und Winter und die BST-Zeit im Frühling und Sommer an.
• Benutzername: Anmeldename des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat. Manchmal wird „System“ angezeigt, um anzuzeigen, dass die Aktion automatisch von SiteVault ausgeführt wurde. Zu den „System“-Aktionen gehören Statusänderungen und Feldaktualisierungen, die als Teil eines Workflows ausgeführt werden, sowie das Initiieren eines automatisch gestarteten Workflows.
• Version: Version des Dokuments, für das die Aktion ausgeführt wurde
• Ereignisbeschreibung: Beschreibung der aufgetretenen Aktion, z. B. „‚tlee@veevapharm.com‘ wurde dem Feld ‚Name‘ hinzugefügt“. Beachten Sie, dass bei Datenänderungen in der Beschreibung sowohl der vorherige als auch der neue Wert angezeigt wird.

Hinweis: Prüfprotokolle unterstützen eine Genauigkeit von einer Sekunde. Ereignisse, die innerhalb einer Sekunde auftreten, können in einer unerwarteten Reihenfolge auftreten.

Zugriff auf Dokumentprüfprotokolle

1. Wählen Sie im Menü „Alle Aktionen“ auf der Seite „Bibliothek“ oder „Dokumentinformationen“ die Option „Audit Trail“ aus.
2. Die Prüfpfadinformationen werden in einem Fenster angezeigt. Aktionen werden in der Reihenfolge von aktuellster bis ältester Aktion angezeigt.
3. Optional: Um den Prüfpfadfilter zu ändern, wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste.
4. Optional: Um den Prüfpfad herunterzuladen, klicken Sie auf das Aktionsmenüsymbol und wählen Sie CSV, Text oder PDF. Beachten Sie, dass die exportierte Datei andere Spalten als das Prüfpfadfenster hat.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Filtern von Prüfprotokollen

Standardmäßig wird der Prüfpfad nach „Zeitstempel“, „alle“ gefiltert. Sie können aus der zweiten Dropdown-Liste einen anderen Zeitrahmen auswählen.

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Zeitstempel“, „Ereignis“ oder „Benutzer“ aus.
2. Optional: Wenn Sie Zeitstempel ausgewählt haben, wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts einen Datumsbereich aus. Wenn Sie im Bereich ausgewählt haben, werden zwei zusätzliche Datumsfelder angezeigt. Klicken Sie auf jedes Feld, um ein Start- und Enddatum für den Bereich auszuwählen.
3. Optional: Wenn Sie Ereignis ausgewählt haben, werden der Operator In und ein zweites Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie das/die gewünschte(n) Ereignis(se) aus dem zweiten Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf Übernehmen.
4. Optional: Wenn Sie Benutzer ausgewählt haben, werden der Operator In und ein zweites Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie den/die gewünschten Benutzer aus dem zweiten Dropdown-Menü aus. Sie können mehrere einzelne Benutzer auswählen, jedoch keine Benutzergruppen.
5. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter hinzufügen, um einen der verbleibenden Filter ( Zeitstempel, Ereignis oder Benutzer ) hinzuzufügen.
6. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um die Tabelle zu aktualisieren.

Exportieren von Prüfprotokollen

Um den Prüfpfad herunterzuladen, klicken Sie auf das Aktionsmenüsymbol und wählen Sie CSV, Text oder PDF.

CSV-Exporte

Die exportierte CSV-Datei zeigt Informationen in einem etwas anderen Format. Beispielsweise werden in der CSV-Datei die Details jedes Ereignisses in einzelne Spalten aufgeteilt.

PDF-Exporte

Wenn Sie als PDF exportieren, fügt SiteVault dem PDF Seitenzahlen und ein Deckblatt hinzu. Alle Prüfhistorien und Prüfpfade verwenden dieselbe Vorlage für das Deckblatt des Prüfexports.