SiteVault bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, alle für Ihre Studienzent oder Forschungsorganisation benötigten Dokumente hochzuladen und fertigzustellen. Auf dieser Seite finden Sie einen kurzen Überblick über die Tools zur Verwaltung des Dokumentfortschritts und die Schritte zum Erstellen und Fertigstellen von Dokumenten.

Dokumentlebenszyklen, Workflows und Statusänderungen

Der Prozess der Fertigstellung eines Dokuments wird dadurch erreicht, dass das Dokument von seinem Ausgangszustand (Entwurf oder Vom Sponsor/CRO erhalten) in seinen endgültigen Zustand (Aktuell, Endgültig usw.) überführt wird. SiteVault verwendet Lebenszyklen, Workflows und Statusänderungen, um diesen Prozess abzuschließen.

• Wenn Sie in SiteVault ein neues Dokument erstellen, wird dem Dokument basierend auf dem Dokumenttyp ein Lebenszyklus zugewiesen.
• Dokumente durchlaufen eine Reihe von Lebenszykluszuständen (oder Status ), basierend auf den von Ihnen durchgeführten Aktionen (Workflows, Statusänderungen usw.).
• Ein Workflow kann mehrere Schritte umfassen, während ein Status Änderung eine direkte Aktion von Status zu Status ist.
• Dokumente im Entwurfsstatus erfordern normalerweise zusätzliche Überprüfungen, Aktualisierungen oder Genehmigungen.
• Dokumente im endgültigen Zustand gelten als offizielle Studienaufzeichnungen und stehen für Monitorüberprüfungen zur Verfügung.
• Dokumente können in den Status „Abgelöst“ versetzt werden, wenn eine neuere Version des Dokuments fertiggestellt wurde. Dies geschieht automatisch, wenn Sie Dokumentversionen stapeln.

Dokumentaufgaben erstellen und abschließen

Die Informationen in diesem Abschnitt dienen als Anleitung zum Erstellen neuer Dokumente und zum Übertragen von Dokumenten in den festen Zustand. Wenn Sie eine aktualisierte Version eines Dokuments hinzufügen, das bereits in SiteVault vorhanden ist, führen Sie stattdessen eine Upversion des Dokuments durch.

Neue Dokumente aus hochgeladenen Dateien erstellen

Sie können Dokumente aus der Dokumentbibliothek oder dem Study eBinder erstellen. In die Bibliothek hochgeladene Dokumente werden im Entwurfsstatus erstellt; in den Study eBinder hochgeladene Dokumente können im Rahmen des Upload-Prozesses in ihren endgültigen Status wechseln.

• Schritte zum Hochladen von Dokumenten in den Study eBinder finden Sie unter Study eBinder.
  
• Schritte zum Hochladen von Dokumenten in die Bibliothek finden Sie unter Dokumentbibliothek.

Verschieben von Dokumenten in ihren stationären (endgültigen) Zustand

Durch das Verschieben von Dokumenten in den Steady-State wird sichergestellt, dass die Dokumente für die Anzeige durch Benutzer verfügbar sind, die nur über die Berechtigung zum Anzeigen der Steady-State-Version des Dokuments verfügen (z. B. ein Sponsor, Monitor oder eine Studie Teilnehmer).

Aus der Dokumentbibliothek

1. Suchen und wählen Sie das Dokument in der Bibliothek aus.
2. Wählen Sie im Menü „Alle Aktionen“ die Option Änderung Status bis {XXXX} aus, wobei XXXX der endgültige Status des Dokumenttyps ist.
3. Füllen Sie das Feld „Dokumentdatum“ aus.
4. Weitere Aktionen
   • Wenn keine weiteren Aktionen erforderlich sind, wählen Sie Speichern aus, um den Vorgang abzuschließen.
   • Wenn eine Kopierbeglaubigung erforderlich ist, wählen Sie „Kopierbeglaubigung durchführen“ aus.
     • Füllen Sie die Kopierbeglaubigung aus.
     • Wählen Sie Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Aus dem Studien-eBinder

1. Suchen Sie das Dokument im eBinder.
2. Wählen Sie im Menü „Dokumentaktionen“ (…) die Option Änderung Status bis {XXXX} aus, wobei XXXX der endgültige Status des Dokumenttyps ist.
3. Füllen Sie das Feld „Dokumentdatum“ aus.
4. Zusätzliche Aktionen:
   • Wenn keine weiteren Aktionen erforderlich sind, wählen Sie Speichern aus, um den Vorgang abzuschließen.
   • Wenn eine Kopierbeglaubigung erforderlich ist, wählen Sie „Kopierbeglaubigung durchführen“ aus.
     • Füllen Sie die Kopierbeglaubigung aus.
     • Wählen Sie Speichern, um den Vorgang abzuschließen.