SiteVault ви предлага няколко начина да качите и финализирате всички документи, от които се нуждаете за вашия сайт или изследователска организация. На тази страница ще намерите кратък преглед на инструментите, използвани за управление на напредъка на документа и стъпките за създаване и финализиране на документи.
Жизнени цикли на документи, работни потоци и промени в състоянието
Процесът на финализиране на документ се осъществява чрез преминаване на документа от началното му състояние (Чернова или Получено от спонсор/CRO) до неговото стабилно състояние (Текущо, Окончателно и т.н.). SiteVault използва жизнени цикли, работни потоци и промени в състоянието, за да завърши този процес.
- Когато създавате нов документ в SiteVault, на документа се присвоява жизнен цикъл въз основа на типа документ.
- Документите преминават през поредица от състояния на жизнения цикъл (или състояния ) въз основа на действията, които предприемате (работни потоци, промени в състоянието и т.н.).
- Работният процес може да включва няколко стъпки, докато промяната на състоянието е директно действие от състояние към състояние.
- Документите в състояние Чернова обикновено изискват допълнителни прегледи, актуализации или одобрения.
- Документите в тяхното стабилно състояние се считат за официални записи на изследване и са достъпни за прегледи на монитора.
- Документите могат да бъдат преместени в състояние Заменено, когато е финализирана по-нова версия на документа. Това се случва автоматично, когато стекате версии на документи.
Създаване и финализиране на задачи за документи
Информацията в този раздел е да предостави насоки за създаване на нови документи и за преместване на документи в тяхното стабилно състояние. Ако добавяте актуализирана версия на документ, който вече съществува в SiteVault, подобрете версията на документа вместо това.
Създаване на нови документи от качени файлове
Можете да създавате документи от Библиотеката с документи или Study eBinder. Документите, качени в библиотеката, се създават в състояние Чернова; документите, качени в Study eBinder, могат да се преместят в стабилно състояние като част от процеса на качване.
-
За стъпките за качване на документи в Study eBinder вижте
Study eBinder.
- За стъпки за качване на документи в библиотеката вижте Библиотека с документи.
Преместете документите в тяхното стабилно (крайно) състояние
Преместването на документи в тяхното стабилно състояние гарантира, че документите са достъпни за разглеждане от потребители, които имат само разрешения да преглеждат стационарната версия на документа (например спонсор, монитор или участник в проучване).
От библиотеката с документи
- Намерете и изберете документа в библиотеката.
- От менюто Всички действия изберете Промяна на състоянието на {XXXX}, където XXXX е окончателното състояние на типа документ.
- Попълнете полето Дата на документа.
-
Допълнителни действия
- Ако не са необходими допълнителни действия, изберете Запазване, за да завършите процеса.
-
Ако се изисква сертифициране на копие, изберете
Извършване на сертифициране на копие.
- Попълнете заверката на копието.
- Изберете Запазване, за да завършите процеса.
От учебния eBinder
- Намерете документа в eBinder.
- От менюто Действия с документа (…) изберете Промяна на състоянието на {XXXX}, където XXXX е окончателното състояние на типа документ.
- Попълнете полето Дата на документа.
-
Допълнителни действия:
- Ако не са необходими допълнителни действия, изберете Запазване, за да завършите процеса.
-
Ако се изисква сертифициране на копие, изберете
Извършване на сертифициране на копие.
- Попълнете заверката на копието.
- Изберете Запазване, за да завършите процеса.