SiteVault пропонує кілька способів завантажити та завершити всі документи, необхідні для вашого сайту чи дослідницької організації. На цій сторінці ви знайдете короткий огляд інструментів, які використовуються для керування документом, а також кроки для створення та завершення документів.

Життєві цикли документів, робочі процеси та зміни стану

Процес завершення документу здійснюється шляхом переведення документа з його початкового стану (Чернетка або Отримано від спонсора/CRO) до стабільного стану (Поточний, Остаточний тощо). SiteVault використовує життєві цикли, робочі процеси та зміни стану для завершення цього процесу.

• Коли ви створюєте новий документ у SiteVault, документу призначається життєвий цикл на основі типу документа.
• Документи проходять серію станів життєвого циклу (або статусів ) на основі дій, які ви виконуєте (робочі процеси, зміни стану тощо).
• Робочий процес може включати кілька кроків, тоді як зміна стану є прямою дією від стану до стану.
• Документи у стані чернетки зазвичай вимагають додаткових перевірок, оновлень або схвалень.
• Документи в стабільному стані вважаються офіційними записами дослідження та доступні для перегляду монітором.
• Документи можна перемістити в стан "Замінено", коли буде завершено створення нової версії документа. Це відбувається автоматично, коли ви складаєте версії документів.

Створення та завершення завдань документа

Інформація в цьому розділі надає вказівки для створення нових документів і переміщення документів у стабільний стан. Якщо ви додаєте оновлену версію документа, який уже існує в SiteVault, оновіть документ натомість.

Створення нових документів із завантажених файлів

Ви можете створювати документи з бібліотеки документів або електронної підшивки для вивчення. Документи, завантажені в бібліотеку, створюються в стані "Чернетка"; документи, завантажені в Study eBinder, можуть перейти в стабільний стан під час процесу завантаження.

• Інструкції щодо завантаження документів у Study eBinder див. у Study eBinder.
  
• Інструкції щодо завантаження документів до бібліотеки див. у розділі Бібліотека документів.

Перемістіть документи в стабільний (кінцевий) стан

Переміщення документів у стабільний стан гарантує, що документи доступні для перегляду користувачам, які мають лише дозволи на перегляд стабільної версії документа (наприклад, спонсор, монітор або учасник дослідження).

З бібліотеки документів

1. Знайдіть і виберіть документ у бібліотеці.
2. У меню «Усі дії» виберіть «Змінити статус» на {XXXX}, де XXXX — це кінцевий статус типу документа.
3. Заповніть поле Дата документа.
4. Додаткові дії
   • Якщо жодних додаткових дій не потрібно, виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
   • Якщо потрібна сертифікація копії, виберіть Виконати сертифікацію копії.
     • Завершіть засвідчення копії.
     • Виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.

З навчальної електронної підшивки

1. Знайдіть документ в eBinder.
2. У меню «Дії з документом» (…) виберіть «Змінити статус» на {XXXX}, де XXXX — кінцевий статус типу документа.
3. Заповніть поле Дата документа.
4. Додаткові дії:
   • Якщо жодних додаткових дій не потрібно, виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
   • Якщо потрібна сертифікація копії, виберіть Виконати сертифікацію копії.
     • Завершіть засвідчення копії.
     • Виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.