SiteVault забезпечує надійний журнал аудиту всіх дій, виконаних з документом. SiteVault також дозволяє експортувати цю інформацію для полегшення звітності та фільтрації на більш детальному рівні. Вікно журналу аудиту відображає наступне:

• Мітка часу: Дата та час виконання дії, скориговані відповідно до вашого часового поясу. Мітки часу також вказують на час року, коли відбулася подія, з урахуванням переходу на літній час. Наприклад, журнали аудиту в SiteVaults, що використовують часовий пояс GMT, показують час GMT восени та взимку, а також час BST навесні та влітку.
• Ім’я користувача: ім’я користувача, який виконав дію; іноді відображається «Система», що вказує на те, що дію було виконано автоматично програмою SiteVault. «Системні» дії включають зміни стану та оновлення полів, що виконуються як частина робочого процесу, а також ініціювання автоматичного запуску робочого процесу.
• Версія: Версія документа, з яким відбулася дія
• Опис події: Опис дії, що відбулася, наприклад, «'tlee@veevapharm.com' було додано до поля «Ім’я». Зверніть увагу, що під час зміни даних в описі відображається як попереднє, так і нове значення.

Примітка: Журнали аудиту підтримують точність до однієї секунди. Події, що відбуваються протягом однієї секунди, можуть відображатися в неочікуваному порядку.

Доступ до журналів аудиту документів

1. У меню «Усі дії» на сторінці «Бібліотека» або «Інформація про документ» виберіть «Журнал аудиту».
2. Інформація з журналу аудиту відображається у вікні. Дії відображаються в порядку від найновіших до найменш давніх.
3. Додатково: Щоб змінити фільтр журналу аудиту, виберіть потрібний варіант із розкривного списку.
4. Додатково: Щоб завантажити журнал аудиту, натисніть значок меню дій і виберіть CSV, Текст або PDF. Зверніть увагу, що експортований файл має інші стовпці, ніж вікно журналу аудиту.
5. Після завершення натисніть кнопку Закрити.

Фільтрація журналів аудиту

За замовчуванням журнал аудиту фільтрується за параметрами «Позначка часу» та «Усі». Ви можете вибрати інший часовий проміжок у другому розкривному списку.

1. Виберіть у розкривному списку «Позначка часу», «Подія» або «Користувач».
2. Додатково: Якщо ви вибрали «Позначка часу», виберіть діапазон дат у розкривному списку праворуч. Якщо ви вибрали діапазон, з’являться два додаткові поля дати. Натисніть на кожне поле, щоб вибрати дату початку та дату завершення для діапазону.
3. Додатково: Якщо ви вибрали Подія, з’явиться оператор В та другий спадний список. Виберіть потрібну подію (події) з другого спадного списку. Натисніть Застосувати.
4. Додатково: Якщо ви вибрали Користувач, з’явиться оператор In та другий спадний список. Виберіть потрібних користувачів з другого спадного списку. Ви можете вибрати кількох окремих користувачів, але не групи користувачів.
5. Додатково: Натисніть кнопку «Додати фільтр», щоб додати будь-який із решти фільтрів ( «Позначка часу», «Подія» або «Користувач» ).
6. Натисніть кнопку «Застосувати», щоб оновити таблицю.

Експорт журналів аудиту

Щоб завантажити журнал аудиту, натисніть значок меню дій і виберіть CSV, Текст або PDF.

Експорт CSV

Експортований CSV-файл відображає інформацію в дещо іншому форматі. Наприклад, у CSV-файлі деталі кожної події розділені на окремі стовпці.

Експорт PDF-файлів

Під час експорту у формат PDF SiteVault додає номери сторінок та титульну сторінку до PDF-файлу. Усі історії аудиту та журнали аудиту використовують один і той самий шаблон титульної сторінки експорту аудиту.