SiteVault забезпечує надійний контрольний журнал усіх дій, виконаних з документом. SiteVault також дозволяє експортувати цю інформацію, щоб полегшити звітування та фільтрацію на більш детальному рівні. Вікно журналу аудиту відображає таке:

• Мітка часу: дата й час виконання дії, скориговані відповідно до вашого часового поясу. Мітки часу також вказують час року, коли сталася подія, з використанням літнього часу. Наприклад, журнали аудиту в SiteVault з використанням часового поясу GMT показують час GMT восени та взимку та час BST протягом весни та літа.
• Ім'я користувача: ім'я користувача, який виконав дію; іноді відображається «Система», щоб вказати, що дію було виконано автоматично SiteVault. «Системні» дії включають зміни стану та оновлення полів, що виконуються як частина робочого циклу, а також ініціювання робочого процесу автоматичного запуску.
• Версія: версія документа, з яким відбулася дія
• Опис події: Опис дії, яка сталася, наприклад, «'tlee@veevapharm.com' було додано до поля 'Ім'я'». Зауважте, що коли дані змінюються, в описі відображається як попереднє, так і нове значення.

Примітка. Журнали аудиту підтримують точність до однієї секунди. Події, що відбуваються протягом однієї секунди, можуть з’являтися в неочікуваному порядку.

Доступ до журналів аудиту документів

1. У меню «Усі дії» на сторінці «Бібліотека» або «Інформація про документ» виберіть «Аудиторський слід».
2. Інформація журналу аудиту відображається у вікні. Дії відображаються в порядку від останніх до останніх.
3. Додатково: щоб змінити фільтр контрольного сліду, виберіть опцію зі спадного меню.
4. Додатково: щоб завантажити контрольний журнал, клацніть піктограму меню дій і виберіть CSV, Text або PDF. Зауважте, що експортований файл має інші стовпці, ніж вікно контрольного журналу.
5. Завершивши, натисніть Закрити.

Фільтрування журналів аудиту

За замовчуванням контрольний журнал фільтрується за часовою міткою, усі. Ви можете вибрати інший часовий проміжок у другому спадному меню.

1. У спадному меню виберіть Позначка часу, Подія або Користувач.
2. Необов’язково: якщо ви вибрали Timestamp, виберіть діапазон дат у спадному меню праворуч. Якщо ви вибрали в діапазоні, з’являться два додаткових поля дати. Натисніть на кожне поле, щоб вибрати початкову та кінцеву дати для діапазону.
3. Необов’язково: якщо ви вибрали Подія, з’явиться оператор In і друге спадне меню. Виберіть потрібну(-і) подію(-и) з другого спадного меню. Натисніть Застосувати.
4. Необов’язково: якщо ви вибрали Користувач, з’явиться оператор In і другий розкривний список. Виберіть потрібних користувачів із другого спадного меню. Ви можете вибрати кількох окремих користувачів, але не групи користувачів.
5. Необов’язково: натисніть кнопку «Додати фільтр», щоб додати будь-який із фільтрів, що залишилися ( «Мітка часу», «Подія» або «Користувач» ).
6. Натисніть «Застосувати», щоб оновити таблицю.

Експорт журналів аудиту

Щоб завантажити контрольний журнал, клацніть піктограму меню дій і виберіть CSV, Text або PDF.

Експорт CSV

Експортований файл CSV відображає інформацію в дещо іншому форматі. Наприклад, файл CSV розділяє деталі кожної події на окремі стовпці.

Експорт PDF

Коли ви експортуєте як PDF, SiteVault додає до PDF-файлу номери сторінок і титульну сторінку. Для всіх журналів аудиту та журналів аудиту використовується однаковий шаблон титульної сторінки експорту аудиту.