eISF

Дізнайтеся, як створити електронну підшивку, завантажити та керувати документами

Створення та завершення документів

SiteVault пропонує кілька способів завантажити та завершити всі документи, необхідні для вашого сайту чи дослідницької організації. На цій сторінці ви знайдете короткий огляд інструментів, які використовуються для керування документом, а також кроки для створення та завершення документів.

Життєві цикли документів, робочі процеси та зміни стану

Процес завершення документу здійснюється шляхом переведення документа з його початкового стану (Чернетка або Отримано від спонсора/CRO) до стабільного стану (Поточний, Остаточний тощо). SiteVault використовує життєві цикли, робочі процеси та зміни стану для завершення цього процесу.

  • Коли ви створюєте новий документ у SiteVault, документу призначається життєвий цикл на основі типу документа.
  • Документи проходять серію станів життєвого циклу (або статусів ) на основі дій, які ви виконуєте (робочі процеси, зміни стану тощо).
  • Робочий процес може включати кілька кроків, тоді як зміна стану є прямою дією від стану до стану.
  • Документи у стані чернетки зазвичай вимагають додаткових перевірок, оновлень або схвалень.
  • Документи в стабільному стані вважаються офіційними записами дослідження та доступні для перегляду монітором.
  • Документи можна перемістити в стан "Замінено", коли буде завершено створення нової версії документа. Це відбувається автоматично, коли ви складаєте версії документів.

Створення та завершення завдань документа

Інформація в цьому розділі надає вказівки для створення нових документів і переміщення документів у стабільний стан. Якщо ви додаєте оновлену версію документа, який уже існує в SiteVault, оновіть документ натомість.

Створення нових документів із завантажених файлів

Ви можете створювати документи з бібліотеки документів або електронної підшивки для вивчення. Документи, завантажені в бібліотеку, створюються в стані "Чернетка"; документи, завантажені в Study eBinder, можуть перейти в стабільний стан під час процесу завантаження.

Перемістіть документи в стабільний (кінцевий) стан

Переміщення документів у стабільний стан гарантує, що документи доступні для перегляду користувачам, які мають лише дозволи на перегляд стабільної версії документа (наприклад, спонсор, монітор або учасник дослідження).

З бібліотеки документів

  1. Знайдіть і виберіть документ у бібліотеці.
  2. У меню «Усі дії» виберіть «Змінити статус» на {XXXX}, де XXXX — це кінцевий статус типу документа.
  3. Заповніть поле Дата документа.
  4. Додаткові дії
    • Якщо жодних додаткових дій не потрібно, виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
    • Якщо потрібна сертифікація копії, виберіть Виконати сертифікацію копії.
      • Завершіть засвідчення копії.
      • Виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.

З навчальної електронної підшивки

  1. Знайдіть документ в eBinder.
  2. У меню «Дії з документом» (…) виберіть «Змінити статус» на {XXXX}, де XXXX — кінцевий статус типу документа.
  3. Заповніть поле Дата документа.
  4. Додаткові дії:
    • Якщо жодних додаткових дій не потрібно, виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
    • Якщо потрібна сертифікація копії, виберіть Виконати сертифікацію копії.
      • Завершіть засвідчення копії.
      • Виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
Зворотній зв'язок