SiteVault zapewnia kompleksowy rejestr audytu wszystkich działań wykonanych na dokumencie. SiteVault umożliwia również eksportowanie tych informacji w celu ułatwienia raportowania i filtrowania na bardziej szczegółowym poziomie. Okno rejestru audytu wyświetla następujące informacje:

• Znacznik czasu: Data i godzina wykonania czynności, dostosowane do Twojej strefy czasowej. Znaczniki czasu wskazują również porę roku, w której wystąpiło zdarzenie, uwzględniając czas letni. Na przykład, ścieżki audytu w SiteVaults korzystające ze strefy czasowej GMT pokazują czas GMT jesienią i zimą oraz czas BST wiosną i latem.
• Nazwa użytkownika: Nazwa logowania użytkownika, który wykonał czynność; czasami wyświetlana jest nazwa „System”, co oznacza, że ​​czynność została wykonana automatycznie przez SiteVault. Czynności „systemowe” obejmują zmiany stanu i aktualizacje pól wykonywane w ramach przepływu pracy, a także inicjowanie przepływu pracy z automatycznym uruchomieniem.
• Wersja: Wersja dokumentu, na podstawie której wykonano czynność
• Opis zdarzenia: Opis wykonanej czynności, na przykład „Nazwa 'tlee@veevapharm.com' została dodana do pola „Nazwa”. Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych opis wyświetla zarówno poprzednią, jak i nową wartość.

Uwaga: Dzienniki audytu obsługują dokładność do jednej sekundy. Zdarzenia występujące w ciągu jednej sekundy mogą pojawiać się w nieoczekiwanej kolejności.

Uzyskiwanie dostępu do śladów audytu dokumentów

1. Z menu Wszystkie akcje na stronie Biblioteka lub Informacje o dokumencie wybierz opcję Ślad audytu.
2. Informacje o ścieżce audytu są wyświetlane w oknie. Akcje pojawiają się w kolejności od najnowszych do najdawniejszych.
3. Opcjonalnie: Aby zmienić filtr ścieżki audytu, wybierz opcję z listy rozwijanej.
4. Opcjonalnie: Aby pobrać ślad audytu, kliknij ikonę menu akcji i wybierz CSV, Tekst lub PDF. Należy pamiętać, że wyeksportowany plik ma inne kolumny niż okno śladu audytu.
5. Po zakończeniu kliknij Zamknij.

Filtrowanie śladów audytu

Domyślnie ślad audytu jest filtrowany według znacznika czasu i wszystkich przedziałów czasowych. Możesz wybrać inny przedział czasowy z drugiej listy rozwijanej.

1. Z listy rozwijanej wybierz opcję Znak czasu, Wydarzenie lub Użytkownik.
2. Opcjonalnie: Jeśli wybrano opcję „Znacznik czasu”, wybierz zakres dat z listy rozwijanej po prawej stronie. Jeśli wybrano opcję „w zakresie”, pojawią się dwa dodatkowe pola daty. Kliknij każde pole, aby wybrać datę początkową i końcową zakresu.
3. Opcjonalnie: Jeśli wybrano opcję „Wydarzenie”, pojawi się operator „ W” i druga lista rozwijana. Wybierz żądane zdarzenie/zdarzenia z drugiej listy rozwijanej. Kliknij „Zastosuj”.
4. Opcjonalnie: Jeśli wybrano opcję Użytkownik, pojawi się operator „In” i druga lista rozwijana. Wybierz żądanych użytkowników z drugiej listy rozwijanej. Możesz wybrać wielu indywidualnych użytkowników, ale nie grupy użytkowników.
5. Opcjonalnie: Kliknij przycisk Dodaj filtr, aby dodać dowolny z pozostałych filtrów ( Znacznik czasu, Zdarzenie lub Użytkownik ).
6. Kliknij Zastosuj, aby zaktualizować tabelę.

Eksportowanie śladów audytu

Aby pobrać ślad audytu, kliknij ikonę menu akcji i wybierz opcję CSV, Tekst lub PDF.

Eksporty CSV

Wyeksportowany plik CSV prezentuje informacje w nieco innym formacie. Na przykład, plik CSV rozdziela szczegóły każdego zdarzenia na osobne kolumny.

Eksport PDF

Podczas eksportu do pliku PDF, SiteVault dodaje numery stron i stronę tytułową do pliku PDF. Wszystkie historie audytu i ścieżki audytu korzystają z tego samego szablonu strony tytułowej eksportu audytu.