संग्रहण वह प्रक्रिया है जिसके तहत नैदानिक ​​अनुसंधान अध्ययन के पूरा होने के बाद आवश्यक दस्तावेजों का दीर्घकालिक भंडारण शुरू किया जाता है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका अध्ययन अभिलेखीकरण के लिए तैयार है, निम्नलिखित चेकलिस्ट का उपयोग करें:

1. अध्ययन कार्य और वर्कफ़्लो: यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट चलाएँ कि सभी अध्ययन कार्य और वर्कफ़्लो पूरे हो गए हैं । ई-हस्ताक्षर या प्रशिक्षण कार्य जैसे कार्य शामिल करें।
2. अध्ययन दस्तावेजीकरण:
   • लाइब्रेरी में किसी भी ड्राफ्ट दस्तावेज़ की जांच करें जिसे ईबाइंडर में जोड़ने के लिए अंतिम रूप देने की आवश्यकता हो सकती है।
   • सुनिश्चित करें कि ई-बाइंडर में सभी आवश्यक दस्तावेज मौजूद हों।
3. क्लोज आउट विजिट मॉनिटर द्वारा पूर्ण की जाती है:
   • सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक दस्तावेजों की निगरानी की गई है और उनकी निगरानी स्थिति पूर्ण (कोई समस्या नहीं) है। ध्यान दें कि संगठन और व्यक्ति प्रोफ़ाइल दस्तावेज़ जैसे CV या मेडिकल लाइसेंस की निगरानी स्थिति नहीं होगी।
4. प्रतिस्थापित दस्तावेज:
   • एक बार जब मॉनिटर की स्थिति पूर्ण (कोई समस्या नहीं) के रूप में सूचीबद्ध हो जाती है, तो अध्ययन की स्थिति के अनुरूप बने रहने के लिए दस्तावेज़ को प्रतिस्थापित स्थिति में ले जाया जा सकता है।
   • इसे किसी भी संगठन और व्यक्ति प्रोफ़ाइल दस्तावेज़ के लिए पूरा नहीं किया जाना चाहिए।
   • यदि डिजिटल प्रतिनिधिमंडल का उपयोग किया जा रहा है, तो अध्ययन दल के कार्य निष्क्रिय हो जाने पर तथा PI के अनुमोदन पर दस्तावेज़ स्वतः ही अपडेट हो जाएगा।
5. अध्ययन प्रतिभागी: यदि लागू हो, तो यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट चलाएं कि सभी प्रतिभागी अब अध्ययन में सक्रिय नहीं हैं ।
6. साझेदार संगठन: सभी साझेदार संगठनों को निष्क्रिय करें.
7. बाहरी उपयोगकर्ता: सभी अध्ययन मॉनिटर असाइनमेंट को निष्क्रिय पर सेट करें। यह क्लोजआउट विज़िट के बाद किया जाना चाहिए क्योंकि निष्क्रिय स्थिति में मॉनिटर असाइनमेंट समीक्षा पूरी करने के लिए दस्तावेज़ों तक पहुँचने में सक्षम नहीं होंगे।
8. उत्पाद: सभी अध्ययन उत्पादों को निष्क्रिय करें.
9. अध्ययन दल का कार्यभार:
   • यदि डिजिटल प्रतिनिधिमंडल का उपयोग नहीं किया जा रहा है, तो सभी अध्ययन टीम सदस्यों को निष्क्रिय कर दें।
   • यदि डिजिटल प्रतिनिधिमंडल का उपयोग किया जा रहा है:
     • PI को छोड़कर, सभी अध्ययन टीम सदस्यों को निष्क्रिय करें।
     • सभी अध्ययन जिम्मेदारियों को निष्क्रिय करें.
     • निष्क्रिय असाइनमेंट को अनुमोदन के लिए PI पर भेजें।
     • एक बार स्वीकृत हो जाने पर, अध्ययन पर PI को निष्क्रिय पर सेट करें।
     • सुनिश्चित करें कि प्राधिकरण के प्रत्यायोजन (DOA) दस्तावेज़ की निगरानी की गई है।
10. अध्ययन संग्रहित करें: अध्ययन की स्थिति को संग्रहित पर सेट करें.
11. अध्ययन दस्तावेज़ निर्यात करें: यदि लागू हो, तो अपनी साइट के रिकॉर्ड-कीपिंग SOPs के अनुसार अध्ययन दस्तावेज़ निर्यात करें ।