Copia certificada de un documento Definición: “Una copia (independientemente del tipo de medio utilizado) del registro original que ha sido verificada (es decir, mediante una firma fechada o mediante generación a través de un proceso validado) para tener la misma información, incluidos los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura, que el original”. - Directriz de la ICH para BPC

SiteVault ofrece la opción de clasificar los documentos finalizados como copias certificadas. Depende de la centro/organización determinar qué documentos deben ser copias certificadas. Un documento se considera una copia de de origen si se ha descargado de un sistema electrónico de origen o de un registro médico electrónico (EHR) o si se ha escaneado antes de ser cargado a SiteVault. Un documento se considera un documento original de origen si este es el archivo donde se capturaron originalmente los datos (por ejemplo, si se completó un archivo.DOCX durante la visita).

Paso 1: Crear un nuevo borrador

Un documento finalizado se puede certificar como copia creando un nuevo borrador y luego certificando el documento como copia durante la finalización.

1. Acceda al documento en la Biblioteca de documentos.
2. Desde el menú Todo Acciones, seleccione + Crear borrador.

   

3. Seleccione el método de creación de archivos.

   

4. Opcionalmente, proporcione una descripción.
5. Seleccione Crear.

Paso 2: Finalizar y certificar como copia

1. Acceda al documento en la Biblioteca de documentos.
2. En el menú Todo Acciones, seleccione Cambiar estado a {XXXX}, donde XXXX es el estado final del tipo de documento.

   

3. Seleccione una fecha de documento.
4. Opcionalmente, proporcione una descripción.
5. En el menú desplegable Adicional Acciones, seleccione Realizar copia de certificación.

   

6. Seleccione Guardar.