Определение за заверено копие на документ: „Копие (независимо от вида на използвания носител) на оригиналния запис, който е проверен (т.е. чрез датиран подпис или чрез генериране чрез валидиран процес), за да съдържа същата информация, включително данни които описват контекста, съдържанието и структурата като оригинала.“ - Насоки на ICH за GCP

SiteVault предоставя опцията финализираните документи да бъдат класифицирани като заверени копия. От сайта/организацията зависи да определи кои документи трябва да бъдат заверени копия. Документът се счита за копие на източника, ако е изтеглен от електронен източник или система за електронни здравни досиета (EHR) или ако е бил сканиран, преди да бъде качен на SiteVault. Един документ се счита за оригинален изходен документ, ако това е файлът, в който данните са били първоначално заснети (например, ако.DOCX файл е бил завършен по време на посещението).

Стъпка 1: Създайте нова чернова

Финализиран документ може да бъде заверен като копие чрез създаване на нова чернова и след това сертифициране на документа като копие по време на финализиране

1. Достъп до документа в библиотеката с документи.
2. От менюто Всички действия изберете + Създаване на чернова.

   

3. Изберете метода за създаване на файл.

   

4. По желание дайте описание.
5. Изберете Създаване.

Стъпка 2: Финализиране и сертифициране като копие

1. Достъп до документа в библиотеката с документи.
2. От менюто Всички действия изберете Промяна на състоянието на {XXXX}, където XXXX е окончателното състояние на типа документ.

   

3. Изберете дата на документа.
4. По желание дайте описание.
5. От падащото меню Допълнителни действия изберете Извършване на сертифициране на копие.

   

6. Изберете Запазване.