SiteVault ви предлага няколко начина да качите и финализирате всички документи, от които се нуждаете за вашия сайт или изследователска организация. На тази страница ще намерите кратък преглед на инструментите, използвани за управление на напредъка на документа и стъпките за създаване и финализиране на документи.

Жизнени цикли на документи, работни потоци и промени в състоянието

Процесът на финализиране на документ се осъществява чрез преминаване на документа от началното му състояние (Чернова или Получено от спонсор/CRO) до неговото стабилно състояние (Текущо, Окончателно и т.н.). SiteVault използва жизнени цикли, работни потоци и промени в състоянието, за да завърши този процес.

• Когато създавате нов документ в SiteVault, на документа се присвоява жизнен цикъл въз основа на типа документ.
• Документите преминават през поредица от състояния на жизнения цикъл (или състояния ) въз основа на действията, които предприемате (работни потоци, промени в състоянието и т.н.).
• Работният процес може да включва няколко стъпки, докато промяната на състоянието е директно действие от състояние към състояние.
• Документите в състояние Чернова обикновено изискват допълнителни прегледи, актуализации или одобрения.
• Документите в тяхното стабилно състояние се считат за официални записи на изследване и са достъпни за прегледи на монитора.
• Документите могат да бъдат преместени в състояние Заменено, когато е финализирана по-нова версия на документа. Това се случва автоматично, когато стекате версии на документи.

Създаване и финализиране на задачи за документи

Информацията в този раздел е да предостави насоки за създаване на нови документи и за преместване на документи в тяхното стабилно състояние. Ако добавяте актуализирана версия на документ, който вече съществува в SiteVault, подобрете версията на документа вместо това.

Създаване на нови документи от качени файлове

Можете да създавате документи от Библиотеката с документи или Study eBinder. Документите, качени в библиотеката, се създават в състояние Чернова; документите, качени в Study eBinder, могат да се преместят в стабилно състояние като част от процеса на качване.

• За стъпките за качване на документи в Study eBinder вижте Study eBinder.
  
• За стъпки за качване на документи в библиотеката вижте Библиотека с документи.

Преместете документите в тяхното стабилно (крайно) състояние

Преместването на документи в тяхното стабилно състояние гарантира, че документите са достъпни за разглеждане от потребители, които имат само разрешения да преглеждат стационарната версия на документа (например спонсор, монитор или участник в проучване).

От библиотеката с документи

1. Намерете и изберете документа в библиотеката.
2. От менюто Всички действия изберете Промяна на състоянието на {XXXX}, където XXXX е окончателното състояние на типа документ.
3. Попълнете полето Дата на документа.
4. Допълнителни действия
   • Ако не са необходими допълнителни действия, изберете Запазване, за да завършите процеса.
   • Ако се изисква сертифициране на копие, изберете Извършване на сертифициране на копие.
     • Попълнете заверката на копието.
     • Изберете Запазване, за да завършите процеса.

От учебния eBinder

1. Намерете документа в eBinder.
2. От менюто Действия с документа (…) изберете Промяна на състоянието на {XXXX}, където XXXX е окончателното състояние на типа документ.
3. Попълнете полето Дата на документа.
4. Допълнителни действия:
   • Ако не са необходими допълнителни действия, изберете Запазване, за да завършите процеса.
   • Ако се изисква сертифициране на копие, изберете Извършване на сертифициране на копие.
     • Попълнете заверката на копието.
     • Изберете Запазване, за да завършите процеса.